醫院檔案精細化管理實踐

程 浪

（賀州市人民醫院 黨政辦公室，廣西 賀州 542899）

隨著社會和人民生活水平的提高，人們對醫療服務的質量和要求越來越多，為了滿足這種現狀，我國不斷健全和完善醫療衛生體系，為人們提供更加優質的醫療服務。檔案管理作為醫院管理的重要組成部分之一，提高檔案管理質量不僅能夠全面提升醫院的服務水平，更能為醫院行政管理、科研項目提供重要的支持。當前許多醫院的檔案管理以粗放式管理為主，由于醫院領導人員和檔案管理人員的不重視，管理理念和管理環節與檔案管理標準存在出入，非常容易造成醫院檔案的丟失、損壞。醫院檔案中所記錄的不僅是患者資料、員工資料，更有許多與醫院未來發展息息相關的重要資料。因此，醫院必須實施檔案精細化管理。

1 醫院檔案精細化管理的重要性

醫院的檔案管理工作大多與醫院的日常工作相關，因此檔案管理也是醫院工作人員開展工作的主要依據。由此可見，提高醫院的檔案管理工作質量有助于提高醫療人員的工作質量。醫院檔案管理工作人員的主要工作內容是通過紙張、影音等等對醫院的工作日程、醫療情況、研究結果等等進行記錄。近幾年來，隨著社會和時代的不斷發展，醫院的內部管理模式也在發生著重大變化，管理模式逐漸趨于理想化、經濟化，在這種背景下醫院的高層領導人員更應當提高對檔案管理工作的重視程度。提高醫院檔案管理工作質量的方法多種多樣，例如學習國外高效、合理的檔案管理模式；開展檔案管理工作人員的培訓活動等等。

精細化管理是由20世紀某個國外公司所提出的。醫院檔案管理的精細化是指分工的精細化與服務質量的精細化，醫院的精細化管理中融入了具體、明確的要求，通過精細化管理能夠最大程度的提高檔案管理效率和質量。醫院檔案的精細化管理實踐是指將檔案管理目標、要求分化落實到各個管理環節中，極大的提高了檔案管理工作人員的執行力度[1]。對于醫院來說，實現檔案管理的精細化，不僅僅提高了檔案管理的工作效率，更為重要的是能夠幫助醫院的領導人員發現管理中存在的漏洞與薄弱環節，并一一解決。這樣一來可以最大程度的發揮出檔案管理的作用和價值，從而推動醫院整體管理水平上升。

2 醫院檔案精細化管理中存在的問題

1）管理人員的專業水平較低。管理人員的專業水平能夠直接關系到醫院檔案精細化管理質量和效率。但當前的醫院檔案管理人員大多是調劑或改行的，因此對檔案管理專業知識的掌握程度并不高，這就非常容易導致檔案管理效率和質量遲遲得不到提高。隨著醫療服務需求的不斷增高，醫療服務水平的不斷上升，住院的患者和醫院每天的人流量越來越大，這就對檔案管理工作造成了很大的負擔。雖然檔案管理工作看似簡單，但其中所涉及的專業知識非常多，檔案管理經驗也非常必要。對于醫院檔案精細化管理人員來說，不僅要具備相應的專業知識和管理經驗，更要具備計算機操作能力。但醫院當前的現狀是精細化管理人員水平參差不齊，很難有工作人員能完全勝任所有工作。另外，檔案管理人員的工資不高，這個原因也會在一定程度上限制醫院檔案管理工作的開展和建設。2）管理制度不完善。管理制度不完善也是制約醫院檔案精細化管理效率提高的原因。例如醫院內部經常出現歸檔分類錯誤、歸檔效率低、檔案完整度低等問題，這些問題對后續檔案的使用造成了很大影響[2]。另外，管理制度不完善造成醫院檔案使用效率低，在醫院的管理活動和學術研究活動中，檔案無法完全發揮應有的價值。3）檔案管理技術落后。當前醫院檔案管理仍舊以傳統的人工管理方式為主，也就是粗放式管理，這種管理方式不僅造成管理效率低下，更重要的是會引發檔案的丟失、損壞。另外，由于醫院管理人員缺乏對檔案的重視，許多檔案歸檔后長時間不對其進行更新，導致檔案內容落后、陳舊，無法對醫院的未來發展提供幫助。另外，檔案管理部門在醫院中是一個較為透明的部門，因此與其他科室和部門之間的溝通、交流較少，很容易出現檔案更新不及時，當事情完成后再去收錄檔案時，檔案的完整性會受到影響。

3 醫院檔案精細化管理的實踐策略

1）提高對檔案管理工作的重視程度。若想提高醫院等精細化管理質量，首先要加強對檔案管理工作的重視程度。同時，醫院高層管理人員還應當加強對檔案管理的財力、物力、人力等方面的支持，為檔案管理的建設和發展打下堅實基礎。另外，管理者還應當深入了解檔案管理工作的實際情況，收集檔案管理人員的工作需求，優化和改善檔案管理工作中的漏洞和缺陷。2）提高醫院檔案管理人員的綜合素質。為了更好的發揮檔案管理在醫院中的作用，需要不斷提高醫院檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理團隊的建設。醫院可以定期培訓檔案管理人員，提高檔案管理人員的整體水平，真正發揮管理人員的作用，具體措施有以下幾種：第一，制定完善的員工培訓計劃，通過培訓可以提高檔案管理人員的專業水平，彌補非專業人員的不足。另外，醫院還可以聘請專業的檔案管理專家對人員進行操作培訓，增加檔案管理人員的工作經驗，提高工作效率[3]。第二，除了專業培訓，還要加強檔案管理人員的思想政治教育。例如對檔案管理人員進行黨建培訓，提高他們的思想政治水平，與此同時還要建立思想政治考核。若想提高檔案管理人員對培訓和考核的積極性，醫院管理人員可以將考核結果與績效相結合。增強檔案管理人員的思想政治水平，有利于培養人員的責任心和道德感。第三，培訓檔案管理人員的計算機能力。當前社會和時代在快速發展，各種技術也在不斷更新，通過培訓檔案管理人員可以掌握最新的計算機操作技術，這樣一來，極大的提高了檔案管理工作的效率，同時也增強了檔案管理工作的信息化水平。3）完善醫院檔案管理制度。醫院檔案精細化管理制度是檔案管理順利開展的前提和基礎。醫院檔案精細化管理制度要明確人員的責任和任務，既要確保能夠完整的回收和裝訂患者入院到出院的所有檔案信息，又能提高醫院后勤工作的落實程度。首先，醫院檔案管理人員要做好檔案的分類工作，這樣不僅提高了檔案管理工作效率，又為后續的檔案查找和使用提供了便捷。其次，檔案管理人員在整理、分類檔案的過程中，一定要確保檔案信息的準確性，按照檔案管理的相關標準開展工作。最后，醫院的各個檔案管理工作應當落實到個人，一旦檔案管理出現問題或查找不到相關資料，能有專門的負責人。另外，若醫院的內部檔案需要外借，必須派遣專業的檔案管理人員對外借檔案進行保管，防止檔案丟失。4）建立信息化檔案管理模式。信息技術近幾年來在我國得到了飛躍發展，醫院通過建立信息化檔案管理模式，優化了醫院檔案資料的收集、存儲、查詢等環節，提高了檔案管理的效率和質量。若想最大程度的發揮信息化檔案管理模式的作用，應當開發、編制信息平臺的檢索工具，做好信息分類，提高各部門對醫院檔案資料的利用率。另外，信息化檔案管理模式的建立和發展需要醫院各個部門的共同支持。例如醫院的一些珍貴、特殊病例，各部門之間應當加強合作，提高資源共享程度。這樣一來為醫院醫療服務水平的提高奠定了良好基礎。

4 結語

綜上所述，醫院檔案的精細化管理是醫院發展和經營中的必備活動，對醫院的未來發展有著十分重要的影響。因此，在檔案管理工作開展過程中，管理人員一定要深刻意識到檔案管理的重要性，并合理利用精細化管理理念提高檔案管理的效率和質量。