知識管理視域下的高校檔案管理創新策略

龐 軍

（寧夏醫科大學，寧夏 銀川 750004）

根據檔案獨有的特點對知識檔案的分類管理，是直接影響著是否為高校檔案管理工作質量。那么，在知識檔案的收集過程中，讓檔案為利用者提供及時全面的服務就尤為重要，這也是進行知識檔案的分類管理具有重要意義。所以應當從知識檔案管理視角推動高校檔案管理工作創新，提高高校檔案管理工作的知識化和信息化程度。

1 檔案管理的發展現狀簡述

檔案管理是有關部門對檔案信息和數據進行歸類、總結和整理的各種工作的總稱，也是國家檔案事業的重要內容。檔案管理工作涉及檔案收集、檔案保管、檔案統計等方面內容，各項檔案工作之間是相互聯系的，共同構成了檔案管理工作的系統整體。改革開放以來，隨著市場經濟的不斷發展，人們對知識的總結和整理以及對檔案管理問題也越來越重視，這也使得相關研究人員不斷的深入學習，逐漸摸索研究出一些新的檔案管理工具，也使檔案能更好地為需要者提供服務。另一方面檔案工作也是一項時代性、技術性很強的工作，特別是在新的時代背景下，互聯網技術被廣泛用于高校檔案管理工作之中，為檔案管理工作提供了嶄新的發展機遇。

3 知識檔案分類管理是高校檔案管理的新方向

我們已經進入到知識經濟的發展階段，而這個階段最關鍵的兩點就是如何進行知識管理和如何創新，誰能最先掌握知識誰就能最先搶占創新的可能。高校檔案不僅僅囊括大量的知識文獻資源，它還是促進社會創新乃至推動整個社會進步的重要工具。因此，深刻剖析檔案的知識管理，對知識的充分利用具有重要意義。

1）對知識管理的理解。早在20世紀80年代就已經提出了新型的管理方式以及人力資源管理理念，就在這一理念提出之后，有非常多的專業研究人員以及企事業的負責人都對這一管理方式提出肯定。而知識管理又與普通管理不一樣，它在這些管理理論落地的行為中，更側重于從知識的管理模式出發，以此為基礎來進一步落實管理理念，在對知識的應用管理以及組織加工過程中更加關注創新性的邏輯思維形式，也正因為如此，只有這樣才使得知識管理更有科學性和合理 性[1]。目前，我國的高校在檔案管理的實踐中，大部分是將管理行為以及經營的思維添加到實踐管理中，也漸漸的對老舊的管理模式進行改革和創新，從老舊的管理模式中逐步迭代更新，把檔案管理從知識系統構建逐漸到構建服務體系這一方向轉變。所以，我們要從加強人員管理出發，在知識檔案管理轉變的過程中，逐步打造一個非常完善的系統的數據庫，最終實現知識管理的全面實施。

2）知識檔案分類管理是高校檔案管理的重要內容。將知識管理理念與檔案管理相結合意義重大。首先，以往的高校檔案管理非常受限制，多數是借閱或者使用記錄，檔案的分類分冊以及不同圖像、文件、音像等類型的區別著手，使檔案的使用以及服務內容不能最大化。而與知識管理相結合，就可以摒棄傳統的束縛，構建出一個全新的知識管理體系，實現知識的無限共享。其次，以往的管理確實在形式管理上投入了非常大的人力、物力、財力，而在利用價值上卻沒有得到充分的發揮，這樣根本不能滿足使用者的需求，似乎有點資源浪費，沒有讓知識真正流動起來為對象服務[2]。而現在逐步與知識管理結合，通過大數據也為使用者提供更加智能，針對性更強的服務，實現知識的資源優化，也促進了人才的培養和高校的發展。再者，檔案也是高校發展階段中的一個見證，它承載了高校很多重要的內容，所以使檔案管理趨于合理化、人性化也是高校檔案管理的重要內容，那么知識管理也就對高校的管理目標提供了新的方向。所以對高校的檔案資源進行合理的優化配置，充分的流通和調動，對高校的檔案管理具有十分重要的意義。

3 以知識檔案分類管理促進高校檔案管理創新的建議

目前，在高校檔案管理過程中，知識管理已經成為一種發展趨勢。同時，知識管理在我國高校的積極運用也必然會讓高校檔案管理的價值得到更大程度的實現，得以反哺高校受眾對象以及社會大眾對知識力量的需求。我們可以通過以下幾種方案積極推動檔案管理的廣泛運用與創新，從而增加高校在檔案管理功能方面的實力，為高校管理水平增磚添瓦。

1）優化管理組織，增加團隊服務意識。有管理必定要有人參與，知識管理各項功能的實現當然也離不開相關工作人員的積極配合。檔案部門相關人員需要通過團隊優化，自我學習或者組織培訓的方式汲取新的理念，為檔案管理的創新提供新的思路[3]。另外，高校管理層面要有以人為本的價值理念，為大家提供互相學習的平臺，無論是線上還是線下，積極以各種形式引導大家參與進來，參與學術交流、專題報告等，為每一個人的潛在能力的發揮起到促進作用。理論與實踐相結合，才能提出問題、發現問題、解決問題，從而促進檔案管理的價值最大化。

2）搭建知識檔案分類管理體系。知識管理的最終意義在于最大程度的提供服務，若能積極搭建知識檔案分類管理體系，將高校內部各院系或者校外研究工作者的學術成果拿來交流分享，這樣也有助于減少信息交換的成本，促進知識的增值，也能提高相關專業人員的積極性。所以，搭建知識檔案管理體系，也就相當于讓參與者有一個共享的知識庫，根據所需進行整理、演繹，將自己與別人的知識進行碰撞產生新的思維火花，也是實現體系價值的一種形式。現在網絡如此發達，信息傳播如此迅捷，在減少繁瑣冗長的管理成本的同時，將信息進行資源整合，從而使知識共享的平臺體系更加完善，潛在價值挖掘的更深入[4]。

3）提高檔案管理人員水平，推動服務內容優化升級。知識管理分類檔案管理，目的是更好的為受眾者提供服務，所以我們不僅要從相關人員出發，還要將服務內容進行優化升級。首先，檔案管理的參與人員的服務意識和基本素質直接影響著檔案管理工作的效率，所以打造一個優秀的檔案管理團隊也是重中之重，高校就在從人員著手，有針對性的培訓，建立那倒激勵機制，激發工作人員的積極性，讓他們意識到崗位的對高校發展的重要性以及對職業的榮譽感。其次，創新是新時代的特色，沒有創新就沒有競爭的可能，服務內容意識老化，按部就班的工作。沒有創新就無法從傳統的服務模式中轉型，所以增強服務意識，服務內容優化升級也不容忽視。

當前我國高校在檔案管理正在由傳統向新的知識管理時代推進，這也是檔案管理的必然選擇，所以我們要克服困難，不斷提升自我，積極解決問題，促進知識檔案管理模式創新，推動高校檔案管理的發展。