知識管理視域下的高校檔案管理創(chuàng)新策略

龐 軍

（寧夏醫(yī)科大學(xué)，寧夏 銀川 750004）

根據(jù)檔案獨(dú)有的特點(diǎn)對知識檔案的分類管理，是直接影響著是否為高校檔案管理工作質(zhì)量。那么，在知識檔案的收集過程中，讓檔案為利用者提供及時全面的服務(wù)就尤為重要，這也是進(jìn)行知識檔案的分類管理具有重要意義。所以應(yīng)當(dāng)從知識檔案管理視角推動高校檔案管理工作創(chuàng)新，提高高校檔案管理工作的知識化和信息化程度。

1 檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀簡述

檔案管理是有關(guān)部門對檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類、總結(jié)和整理的各種工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)的重要內(nèi)容。檔案管理工作涉及檔案收集、檔案保管、檔案統(tǒng)計等方面內(nèi)容，各項檔案工作之間是相互聯(lián)系的，共同構(gòu)成了檔案管理工作的系統(tǒng)整體。改革開放以來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們對知識的總結(jié)和整理以及對檔案管理問題也越來越重視，這也使得相關(guān)研究人員不斷的深入學(xué)習(xí)，逐漸摸索研究出一些新的檔案管理工具，也使檔案能更好地為需要者提供服務(wù)。另一方面檔案工作也是一項時代性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，特別是在新的時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被廣泛用于高校檔案管理工作之中，為檔案管理工作提供了嶄新的發(fā)展機(jī)遇。

3 知識檔案分類管理是高校檔案管理的新方向

我們已經(jīng)進(jìn)入到知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展階段，而這個階段最關(guān)鍵的兩點(diǎn)就是如何進(jìn)行知識管理和如何創(chuàng)新，誰能最先掌握知識誰就能最先搶占創(chuàng)新的可能。高校檔案不僅僅囊括大量的知識文獻(xiàn)資源，它還是促進(jìn)社會創(chuàng)新乃至推動整個社會進(jìn)步的重要工具。因此，深刻剖析檔案的知識管理，對知識的充分利用具有重要意義。

1）對知識管理的理解。早在20世紀(jì)80年代就已經(jīng)提出了新型的管理方式以及人力資源管理理念，就在這一理念提出之后，有非常多的專業(yè)研究人員以及企事業(yè)的負(fù)責(zé)人都對這一管理方式提出肯定。而知識管理又與普通管理不一樣，它在這些管理理論落地的行為中，更側(cè)重于從知識的管理模式出發(fā)，以此為基礎(chǔ)來進(jìn)一步落實(shí)管理理念，在對知識的應(yīng)用管理以及組織加工過程中更加關(guān)注創(chuàng)新性的邏輯思維形式，也正因為如此，只有這樣才使得知識管理更有科學(xué)性和合理 性[1]。目前，我國的高校在檔案管理的實(shí)踐中，大部分是將管理行為以及經(jīng)營的思維添加到實(shí)踐管理中，也漸漸的對老舊的管理模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，從老舊的管理模式中逐步迭代更新，把檔案管理從知識系統(tǒng)構(gòu)建逐漸到構(gòu)建服務(wù)體系這一方向轉(zhuǎn)變。所以，我們要從加強(qiáng)人員管理出發(fā)，在知識檔案管理轉(zhuǎn)變的過程中，逐步打造一個非常完善的系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，最終實(shí)現(xiàn)知識管理的全面實(shí)施。

2）知識檔案分類管理是高校檔案管理的重要內(nèi)容。將知識管理理念與檔案管理相結(jié)合意義重大。首先，以往的高校檔案管理非常受限制，多數(shù)是借閱或者使用記錄，檔案的分類分冊以及不同圖像、文件、音像等類型的區(qū)別著手，使檔案的使用以及服務(wù)內(nèi)容不能最大化。而與知識管理相結(jié)合，就可以摒棄傳統(tǒng)的束縛，構(gòu)建出一個全新的知識管理體系，實(shí)現(xiàn)知識的無限共享。其次，以往的管理確實(shí)在形式管理上投入了非常大的人力、物力、財力，而在利用價值上卻沒有得到充分的發(fā)揮，這樣根本不能滿足使用者的需求，似乎有點(diǎn)資源浪費(fèi)，沒有讓知識真正流動起來為對象服務(wù)[2]。而現(xiàn)在逐步與知識管理結(jié)合，通過大數(shù)據(jù)也為使用者提供更加智能，針對性更強(qiáng)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)知識的資源優(yōu)化，也促進(jìn)了人才的培養(yǎng)和高校的發(fā)展。再者，檔案也是高校發(fā)展階段中的一個見證，它承載了高校很多重要的內(nèi)容，所以使檔案管理趨于合理化、人性化也是高校檔案管理的重要內(nèi)容，那么知識管理也就對高校的管理目標(biāo)提供了新的方向。所以對高校的檔案資源進(jìn)行合理的優(yōu)化配置，充分的流通和調(diào)動，對高校的檔案管理具有十分重要的意義。

3 以知識檔案分類管理促進(jìn)高校檔案管理創(chuàng)新的建議

目前，在高校檔案管理過程中，知識管理已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢。同時，知識管理在我國高校的積極運(yùn)用也必然會讓高校檔案管理的價值得到更大程度的實(shí)現(xiàn)，得以反哺高校受眾對象以及社會大眾對知識力量的需求。我們可以通過以下幾種方案積極推動檔案管理的廣泛運(yùn)用與創(chuàng)新，從而增加高校在檔案管理功能方面的實(shí)力，為高校管理水平增磚添瓦。

1）優(yōu)化管理組織，增加團(tuán)隊服務(wù)意識。有管理必定要有人參與，知識管理各項功能的實(shí)現(xiàn)當(dāng)然也離不開相關(guān)工作人員的積極配合。檔案部門相關(guān)人員需要通過團(tuán)隊優(yōu)化，自我學(xué)習(xí)或者組織培訓(xùn)的方式汲取新的理念，為檔案管理的創(chuàng)新提供新的思路[3]。另外，高校管理層面要有以人為本的價值理念，為大家提供互相學(xué)習(xí)的平臺，無論是線上還是線下，積極以各種形式引導(dǎo)大家參與進(jìn)來，參與學(xué)術(shù)交流、專題報告等，為每一個人的潛在能力的發(fā)揮起到促進(jìn)作用。理論與實(shí)踐相結(jié)合，才能提出問題、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而促進(jìn)檔案管理的價值最大化。

2）搭建知識檔案分類管理體系。知識管理的最終意義在于最大程度的提供服務(wù)，若能積極搭建知識檔案分類管理體系，將高校內(nèi)部各院系或者校外研究工作者的學(xué)術(shù)成果拿來交流分享，這樣也有助于減少信息交換的成本，促進(jìn)知識的增值，也能提高相關(guān)專業(yè)人員的積極性。所以，搭建知識檔案管理體系，也就相當(dāng)于讓參與者有一個共享的知識庫，根據(jù)所需進(jìn)行整理、演繹，將自己與別人的知識進(jìn)行碰撞產(chǎn)生新的思維火花，也是實(shí)現(xiàn)體系價值的一種形式。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)，信息傳播如此迅捷，在減少繁瑣冗長的管理成本的同時，將信息進(jìn)行資源整合，從而使知識共享的平臺體系更加完善，潛在價值挖掘的更深入[4]。

3）提高檔案管理人員水平，推動服務(wù)內(nèi)容優(yōu)化升級。知識管理分類檔案管理，目的是更好的為受眾者提供服務(wù)，所以我們不僅要從相關(guān)人員出發(fā)，還要將服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化升級。首先，檔案管理的參與人員的服務(wù)意識和基本素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的效率，所以打造一個優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊也是重中之重，高校就在從人員著手，有針對性的培訓(xùn)，建立那倒激勵機(jī)制，激發(fā)工作人員的積極性，讓他們意識到崗位的對高校發(fā)展的重要性以及對職業(yè)的榮譽(yù)感。其次，創(chuàng)新是新時代的特色，沒有創(chuàng)新就沒有競爭的可能，服務(wù)內(nèi)容意識老化，按部就班的工作。沒有創(chuàng)新就無法從傳統(tǒng)的服務(wù)模式中轉(zhuǎn)型，所以增強(qiáng)服務(wù)意識，服務(wù)內(nèi)容優(yōu)化升級也不容忽視。

當(dāng)前我國高校在檔案管理正在由傳統(tǒng)向新的知識管理時代推進(jìn)，這也是檔案管理的必然選擇，所以我們要克服困難，不斷提升自我，積極解決問題，促進(jìn)知識檔案管理模式創(chuàng)新，推動高校檔案管理的發(fā)展。