淺談國有企業兼并重組下的檔案管理工作整合

王 偉 劉 靜

（上海核工程研究設計院有限公司，上海 200233）

近年來，國有企業的改革持續深化，優化資源配置、增強企業活力、提高企業經濟效益和競爭力是國有企業在當下市場經濟中的主要任務，兼并重組成為現階段國企改革的重要形式。本文中的兩家國企單位兼并重組是基于以設計研發與工程總承包管理優勢互補的驅動，目的是培育形成世界一流AE公司，在產業互補及職能融合的過程中，如何采取措施保證檔案管理工作能夠順利過渡到新的管理模式下運行，并且助力公司發展，發揮1+1＞2的協作效應，成為企業檔案管理工作探索的主要方向。

1 檔案管理工作整合過程中存在的主要問題

1.1 人員流動對文件歸檔工作的影響

企業重組首當其沖帶來的就是人員流動對工作的影響，歸檔責任人和檔案管理人員在重組過程中都可能存在崗位調動情況，工作交接的完整性和文件歸檔的責任心得不到保證，歸檔文件更是容易混淆在普通文件中被簡單清理，這極大的影響了企業檔案的完整性。

1.2 文件歸檔管理模式的差異化問題

企業重組前兩家公司分別運行著兩套檔案管理體系和檔案管理信息系統，雙方的檔案管理工作雖在原則上大體都是一致的，但在程序執行細節中往往是有差異的，隨之而來的是系統功能也不盡相同，對于新接收的歸檔文件執行哪套管理體系或著錄在哪個檔案管理信息系統，這都是亟需明確的問題。

1.3 異地辦公條件下的檔案管理問題

重組企業受制于現有辦公條件影響大多做不到統一辦公，部分業務往往仍需保留異地辦公，檔案的集中保管需求在短期內難以實現，且檔案的利用要保持因地制宜的原則，文件的異地歸檔和檔案的異地保管利用問題成為檔案管理工作整合的難點。

1.4 檔案組織的重新建設問題

檔案組織重新設置后，人員配置、職責劃分過程中容易造成管理上的空白，雙方原有的既定目標與融合后的新目標不完全一致且還可能存在沖突，檔案成員間的協作信任關系需要進一步重新構建，檔案管理的工作理念和管理文化更是難以在短期內完成融合。

2 重組企業檔案管理工作整合的對策

2.1 統一領導，做好檔案管理工作整合的規劃

重組企業的檔案管理應以重組的企業資產關系為紐帶，重新構建好以檔案部門為核心，各職能或業務承辦部門專兼職人員為基礎的檔案管理組織，實現檔案工作的統一領導。此外，檔案部門還應根據企業重組進程，積極做好人員配置、體系融合、檔案系統融合、業務融合等規劃，并在規劃落地的過程中，以目標為導向培育形成一支業務精良、團結向上、素質過硬的檔案工作隊伍，最終實現一個能夠支撐重組企業可持續發展的新型檔案管理模式。

2.2 統一制度，做好檔案管理體系的融合

統一檔案管理制度，規范檔案管理標準是重組企業檔案管理工作整合的重點。整合兩家企業的檔案管理體系，既要統籌梳理雙方的業務，也要考慮既有的工作習慣，原則是取長補短，以優化重組主體企業的檔案管理體系為主，吸收被兼并企業的體系，在不違背檔案相關的國家法規標準及不影響后續的查找利用前提下，在歸檔方式、檔案分類、檔案整理、檔案保管、檔號規則、標識制作等方面均可進行適度的優化。

2.3 統一平臺，做好檔案管理信息系統的融合

一個平臺一體化管理是企業檔案管理的基本要求，在高度信息化的今天，基于文檔管理一體化的信息管理系統逐步替代了傳統運作相對獨立的檔案管理系統。在檔案管理信息系統融合的過程中需要做好以下幾點工作：一是要根據新的體系文件要求，梳理制定新的檔案管理系統需求進行開發；二是要積極推進無紙化辦公，實現文件全生命周期在信息系統上的管理；三是要根據檔案保管和利用實際的需要，有選擇地對傳統載體檔案實施數字化；四是要做好歷史檔案數據的遷移與備份管理工作。

2.4 尊重歷史，保持原有的工作模式適時沿用

企業的兼并重組并不是一個能夠簡單一蹴而就的事情，無論是體系的融合還是檔案管理信息系統的融合都需要一定的時間，為了保證重組期間檔案工作的連續性，在體系和信息系統未能完全融合上線前保持原有兩家企業的工作模式雙軌運行是極有必要的，這有利于保證原有歸檔業務的穩定連貫性，有利于檔案人員依據歸檔計劃核實文件的歸檔狀態，也有利于檔案人員跟蹤落實歸檔責任人的變更，確保文件歸檔的完整性。

2.5 開拓創新，積極摸索適應現代企業發展的檔案管理模式

現代企業的發展都離不開信息技術的支撐，檔案管理的創新要緊跟企業數字化轉型的腳步，具體來說基于無紙化辦公條件下的電子化文件歸檔將是檔案管理工作創新管理的主流方向。構建以檔案管理系統為主，各類業務信息系統銜接為輔的線上文件歸檔網絡，形成電子文檔管理一體化模式，既能節約檔案管理的成本，也能解決文件異地歸檔、檔案異地利用等在時間和空間上的限制。

3 總結

檔案管理工作的整合要迎合企業兼并重組的目標，在保證檔案管理工作連續穩定的前提下，要積極轉變思路、優化工作方式和創新管理模式，發揮好重組改革對企業檔案管理工作帶來的積極作用，為一流AE公司的建設提供有力的保障。