淺談國有企業(yè)兼并重組下的檔案管理工作整合

王 偉 劉 靜

（上海核工程研究設(shè)計院有限公司，上海 200233）

近年來，國有企業(yè)的改革持續(xù)深化，優(yōu)化資源配置、增強企業(yè)活力、提高企業(yè)經(jīng)濟效益和競爭力是國有企業(yè)在當(dāng)下市場經(jīng)濟中的主要任務(wù)，兼并重組成為現(xiàn)階段國企改革的重要形式。本文中的兩家國企單位兼并重組是基于以設(shè)計研發(fā)與工程總承包管理優(yōu)勢互補的驅(qū)動，目的是培育形成世界一流AE公司，在產(chǎn)業(yè)互補及職能融合的過程中，如何采取措施保證檔案管理工作能夠順利過渡到新的管理模式下運行，并且助力公司發(fā)展，發(fā)揮1+1＞2的協(xié)作效應(yīng)，成為企業(yè)檔案管理工作探索的主要方向。

1 檔案管理工作整合過程中存在的主要問題

1.1 人員流動對文件歸檔工作的影響

企業(yè)重組首當(dāng)其沖帶來的就是人員流動對工作的影響，歸檔責(zé)任人和檔案管理人員在重組過程中都可能存在崗位調(diào)動情況，工作交接的完整性和文件歸檔的責(zé)任心得不到保證，歸檔文件更是容易混淆在普通文件中被簡單清理，這極大的影響了企業(yè)檔案的完整性。

1.2 文件歸檔管理模式的差異化問題

企業(yè)重組前兩家公司分別運行著兩套檔案管理體系和檔案管理信息系統(tǒng)，雙方的檔案管理工作雖在原則上大體都是一致的，但在程序執(zhí)行細(xì)節(jié)中往往是有差異的，隨之而來的是系統(tǒng)功能也不盡相同，對于新接收的歸檔文件執(zhí)行哪套管理體系或著錄在哪個檔案管理信息系統(tǒng)，這都是亟需明確的問題。

1.3 異地辦公條件下的檔案管理問題

重組企業(yè)受制于現(xiàn)有辦公條件影響大多做不到統(tǒng)一辦公，部分業(yè)務(wù)往往仍需保留異地辦公，檔案的集中保管需求在短期內(nèi)難以實現(xiàn)，且檔案的利用要保持因地制宜的原則，文件的異地歸檔和檔案的異地保管利用問題成為檔案管理工作整合的難點。

1.4 檔案組織的重新建設(shè)問題

檔案組織重新設(shè)置后，人員配置、職責(zé)劃分過程中容易造成管理上的空白，雙方原有的既定目標(biāo)與融合后的新目標(biāo)不完全一致且還可能存在沖突，檔案成員間的協(xié)作信任關(guān)系需要進一步重新構(gòu)建，檔案管理的工作理念和管理文化更是難以在短期內(nèi)完成融合。

2 重組企業(yè)檔案管理工作整合的對策

2.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，做好檔案管理工作整合的規(guī)劃

重組企業(yè)的檔案管理應(yīng)以重組的企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，重新構(gòu)建好以檔案部門為核心，各職能或業(yè)務(wù)承辦部門專兼職人員為基礎(chǔ)的檔案管理組織，實現(xiàn)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。此外，檔案部門還應(yīng)根據(jù)企業(yè)重組進程，積極做好人員配置、體系融合、檔案系統(tǒng)融合、業(yè)務(wù)融合等規(guī)劃，并在規(guī)劃落地的過程中，以目標(biāo)為導(dǎo)向培育形成一支業(yè)務(wù)精良、團結(jié)向上、素質(zhì)過硬的檔案工作隊伍，最終實現(xiàn)一個能夠支撐重組企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的新型檔案管理模式。

2.2 統(tǒng)一制度，做好檔案管理體系的融合

統(tǒng)一檔案管理制度，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是重組企業(yè)檔案管理工作整合的重點。整合兩家企業(yè)的檔案管理體系，既要統(tǒng)籌梳理雙方的業(yè)務(wù)，也要考慮既有的工作習(xí)慣，原則是取長補短，以優(yōu)化重組主體企業(yè)的檔案管理體系為主，吸收被兼并企業(yè)的體系，在不違背檔案相關(guān)的國家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及不影響后續(xù)的查找利用前提下，在歸檔方式、檔案分類、檔案整理、檔案保管、檔號規(guī)則、標(biāo)識制作等方面均可進行適度的優(yōu)化。

2.3 統(tǒng)一平臺，做好檔案管理信息系統(tǒng)的融合

一個平臺一體化管理是企業(yè)檔案管理的基本要求，在高度信息化的今天，基于文檔管理一體化的信息管理系統(tǒng)逐步替代了傳統(tǒng)運作相對獨立的檔案管理系統(tǒng)。在檔案管理信息系統(tǒng)融合的過程中需要做好以下幾點工作：一是要根據(jù)新的體系文件要求，梳理制定新的檔案管理系統(tǒng)需求進行開發(fā)；二是要積極推進無紙化辦公，實現(xiàn)文件全生命周期在信息系統(tǒng)上的管理；三是要根據(jù)檔案保管和利用實際的需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化；四是要做好歷史檔案數(shù)據(jù)的遷移與備份管理工作。

2.4 尊重歷史，保持原有的工作模式適時沿用

企業(yè)的兼并重組并不是一個能夠簡單一蹴而就的事情，無論是體系的融合還是檔案管理信息系統(tǒng)的融合都需要一定的時間，為了保證重組期間檔案工作的連續(xù)性，在體系和信息系統(tǒng)未能完全融合上線前保持原有兩家企業(yè)的工作模式雙軌運行是極有必要的，這有利于保證原有歸檔業(yè)務(wù)的穩(wěn)定連貫性，有利于檔案人員依據(jù)歸檔計劃核實文件的歸檔狀態(tài)，也有利于檔案人員跟蹤落實歸檔責(zé)任人的變更，確保文件歸檔的完整性。

2.5 開拓創(chuàng)新，積極摸索適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的檔案管理模式

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支撐，檔案管理的創(chuàng)新要緊跟企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的腳步，具體來說基于無紙化辦公條件下的電子化文件歸檔將是檔案管理工作創(chuàng)新管理的主流方向。構(gòu)建以檔案管理系統(tǒng)為主，各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)銜接為輔的線上文件歸檔網(wǎng)絡(luò)，形成電子文檔管理一體化模式，既能節(jié)約檔案管理的成本，也能解決文件異地歸檔、檔案異地利用等在時間和空間上的限制。

3 總結(jié)

檔案管理工作的整合要迎合企業(yè)兼并重組的目標(biāo)，在保證檔案管理工作連續(xù)穩(wěn)定的前提下，要積極轉(zhuǎn)變思路、優(yōu)化工作方式和創(chuàng)新管理模式，發(fā)揮好重組改革對企業(yè)檔案管理工作帶來的積極作用，為一流AE公司的建設(shè)提供有力的保障。