紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工潛在風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)舉措

蘇曉蓓

（青島市救助服務(wù)中心，山東 青島 266000）

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的潛在風(fēng)險(xiǎn)

1.1 硬件設(shè)備方面

1）設(shè)備性能風(fēng)險(xiǎn)。不同型號(hào)數(shù)字化設(shè)備之間的性能差異較大，性能的優(yōu)劣將會(huì)直接影響檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，因此，務(wù)須要明確數(shù)字化設(shè)備掃描是否清晰、硬件配置是否合理，進(jìn)而確保數(shù)字化設(shè)備的各項(xiàng)性能達(dá)到最優(yōu)狀況。2）數(shù)據(jù)庫(kù)安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)據(jù)上傳至服務(wù)器后，由于本地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行頻繁對(duì)接訪問(wèn)，所以在這個(gè)過(guò)程中，會(huì)因各種因素的影響，而導(dǎo)致服務(wù)器數(shù)據(jù)丟失，若未進(jìn)行資料備份，則可能導(dǎo)致較大損失。3）儲(chǔ)存介質(zhì)安全風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化加工設(shè)備分為即時(shí)上傳型和延遲上傳型，即時(shí)上傳型設(shè)備在掃描時(shí)直接上傳到服務(wù)器，而延遲型設(shè)備會(huì)將掃描結(jié)果存儲(chǔ)在自帶的本地存儲(chǔ)設(shè)備中，再將存儲(chǔ)設(shè)備中的文件轉(zhuǎn)移到服務(wù)器，在這個(gè)過(guò)程中，如果保密工作較差，就會(huì)存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。4）服務(wù)器容量風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化加工過(guò)程中會(huì)生成大量數(shù)據(jù)文件，占用內(nèi)存比例高，所以對(duì)服務(wù)器容量也有著較高的要求。若服務(wù)器容量不足，則可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)文件上傳失敗，文件丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 過(guò)程管理方面

1）加工企業(yè)選擇風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)字化加工的工作量大，對(duì)設(shè)備和人力的要求較高，所以需要委托資質(zhì)較好的加工企業(yè)來(lái)進(jìn)行操作。其中，所選企業(yè)的業(yè)務(wù)水平、人員分配、設(shè)備情況等都會(huì)影響數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2）外委合同細(xì)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)。合同不僅是價(jià)格的書面協(xié)商，同時(shí)也包含服務(wù)的所有項(xiàng)目，合同中涉及的實(shí)施細(xì)節(jié)、加工周期、保密工作、驗(yàn)收等眾多內(nèi)容，簽訂時(shí)不仔細(xì)閱讀可能導(dǎo)致后期的糾紛。3）信息數(shù)據(jù)掛接風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)據(jù)數(shù)字化掃描后要在網(wǎng)上進(jìn)行掛接，掛接時(shí)要求所有系統(tǒng)條目一一對(duì)應(yīng)。若是由于委托單位的操作失誤或缺少經(jīng)驗(yàn)，或是對(duì)掃描件的命名方式不熟悉，造成目錄掛接時(shí)出錯(cuò)，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)受損或系統(tǒng)崩壞，后果嚴(yán)重。4）檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)槠髽I(yè)文件設(shè)計(jì)商業(yè)敏感信息，在進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)，包括企業(yè)的監(jiān)控設(shè)施不完善，網(wǎng)絡(luò)安全管理能力差，保密協(xié)議的簽訂時(shí)未仔細(xì)閱讀細(xì)節(jié)，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)察制度落后，秘密文件未詳細(xì)甄別，篩選、把關(guān)不嚴(yán)等情況，都有可能導(dǎo)致敏感信息的泄露。5）檔案拆裝操作風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化加工處理完成后，需對(duì)紙質(zhì)原件進(jìn)行拆分還原，這個(gè)過(guò)程中如若操作出錯(cuò)，可能會(huì)損壞檔案，嚴(yán)重時(shí)可能造成檔案丟失。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工潛在風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)舉措

2.1 健全加工管理制度

檔案安全的重要影響因素之一就是工作人員，不合理的管理制度對(duì)檔案保密、存儲(chǔ)安全以及財(cái)產(chǎn)安全存在重要威脅，為了規(guī)范工作人員管理，應(yīng)健全相應(yīng)的管理制度和操作規(guī)范，并設(shè)立相關(guān)的監(jiān)管崗位，促使各規(guī)章制度能有效落到實(shí)處。

2.2 選擇適宜加工企業(yè)

一方面，紙質(zhì)檔案通常文檔量較大，占用空間較多，若加工場(chǎng)地空間不足，很容易導(dǎo)致檔案文件凌亂、丟失甚至損壞；另一方面，由于檔案的保密性，安全監(jiān)控設(shè)備也要達(dá)到相當(dāng)?shù)囊?guī)模，防止檔案偷竊，敏感信息泄露等事件發(fā)生，因此，應(yīng)選擇符合國(guó)家安全生產(chǎn)規(guī)范的企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化加工。

2.3 強(qiáng)化加工設(shè)備管理

若是由加工企業(yè)提供數(shù)字化加工的設(shè)備，則應(yīng)該先對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查審核，看是否符合生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把控儲(chǔ)存設(shè)備，禁止擅自移動(dòng)設(shè)備，設(shè)備送修或送檢時(shí)要報(bào)備審核。另一方面，嚴(yán)格控制掛接計(jì)算機(jī)設(shè)備，接口應(yīng)保持封閉，不得與外部線路連接。員工進(jìn)出工作場(chǎng)所時(shí)，不得攜帶具有數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力的設(shè)備，尤其不能將掃描設(shè)備的存儲(chǔ)部位擅自帶離工作場(chǎng)所，工作結(jié)束后企業(yè)應(yīng)對(duì)設(shè)備情況進(jìn)行檢查。

2.4 規(guī)范加工過(guò)程管理

1）在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工前，要做好交接準(zhǔn)備工作。檔案出館時(shí)要做詳細(xì)登記記錄，交接過(guò)程中應(yīng)保持保密性，同時(shí)每交接一份材料都要做好相應(yīng)記錄，交接完成后，雙方簽字表示交接完成，由接收方立即將檔案派送至存放處并登記記錄，避免出錯(cuò)。2）交接前要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行核實(shí)，包括題名、起止頁(yè)、分類號(hào)、責(zé)任人等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不符合規(guī)范處，按照要求改正，沒有標(biāo)注頁(yè)碼的要按要求編頁(yè)。3）因?yàn)閽呙璧男枨?，?yīng)將整件的檔案進(jìn)行拆分，將正本拆分成單卷，再拆分成單頁(yè)。拆分過(guò)程中，要避免用力不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞，在裝訂時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)，嚴(yán)禁馬虎大意而毀壞檔案。4）裝訂時(shí)要嚴(yán)格按照原來(lái)的方式和裝訂順序進(jìn)行裝訂，不用再次排列和打印，原來(lái)用線裝或釘裝的，重裝還是同樣線裝或釘裝。掃描工作結(jié)束后，同樣由雙方安排人員交接并簽字確認(rèn)，接收后入庫(kù)同樣要登記記錄。

2.5 緊抓加工質(zhì)量管控

數(shù)字化加工過(guò)程應(yīng)全面嚴(yán)格監(jiān)察，以保證加工品質(zhì)。一是，保證順序正確。掃描順序應(yīng)與原檔案著錄的順序完全一致，不能出現(xiàn)顛倒、遺漏或重復(fù)的現(xiàn)象，以免影響檔案電子圖像的完整性和正確性。二是，保證影像清晰。文件掃描后要檢查掃描件的清晰度，保證字跡清晰，無(wú)重影，無(wú)不相關(guān)的陰影干擾；圖像和表格與原版一致，不失真；保證掃描后的影像與原檔的視覺效果基本一致，滿足原先能達(dá)到的展覽或出版的要求。三是，保證頁(yè)面端正。掃描文件頁(yè)面應(yīng)保持端正，無(wú)歪斜現(xiàn)象。掃描圖像要保證分辨率不小于300dpi，選擇jpg格式保存圖片文件。掃描字跡不清晰或紙張模糊的檔案，應(yīng)適當(dāng)提高分辨率，確保圖像符合使用需求。四是，優(yōu)化掃描圖像。對(duì)掃描的文件進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，適當(dāng)調(diào)整圖像對(duì)比度、亮度、色彩平衡等參數(shù)使其更清晰，適當(dāng)旋轉(zhuǎn)對(duì)略微歪斜的圖像進(jìn)行糾偏。五是，圖像尺寸的調(diào)整。調(diào)整圖像尺寸使其與原裝訂尺寸一致，較大的紙張需要將兩次的掃描件進(jìn)行拼接，較小的紙張需要將多余空白部分精心裁切。

2.6 加強(qiáng)數(shù)據(jù)掛接管控

1）根據(jù)國(guó)家檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)加工后的圖像文件進(jìn)行命名，并按照數(shù)字檔案建設(shè)相關(guān)指導(dǎo)中的歸檔存儲(chǔ)規(guī)定來(lái)制作目錄及掛接，并上傳至信息管理系統(tǒng)。2）對(duì)加工成品的數(shù)據(jù)掛接和條目情況進(jìn)行驗(yàn)收與復(fù)核，保證成品文件圖像的準(zhǔn)確率達(dá)標(biāo)（頁(yè)碼、順序、圖文掛接正確率達(dá)到100%，圖像清晰度、布局完全符合要求）；影像與數(shù)據(jù)庫(kù)的索引完全正確。

2.7 做好加工人員管理

與相關(guān)的檔案數(shù)字化加工人員簽訂保密協(xié)議，并定期開展技能培訓(xùn)、思想素質(zhì)教育及安全教育，組織突發(fā)安全事故應(yīng)急演練與安全保密工作考核，不斷強(qiáng)化加工人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)。含嚴(yán)重敏感信息如國(guó)家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密等檔案嚴(yán)禁上傳、掛接至系統(tǒng)，且人員進(jìn)出工作場(chǎng)所時(shí)要進(jìn)行檢查，禁止攜帶存儲(chǔ)設(shè)備、通訊工具等進(jìn)出。生產(chǎn)中若發(fā)現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題應(yīng)即時(shí)探討解決對(duì)策，早發(fā)現(xiàn)，早治理，早 解決。

3 結(jié)語(yǔ)

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工對(duì)于提高文件歸檔率與完整率，實(shí)現(xiàn)資源的快速檢索與共享意義重大，但在其加工過(guò)程中又無(wú)可規(guī)避的會(huì)伴隨著種種風(fēng)險(xiǎn)，因此，如何妥善規(guī)避與有效應(yīng)對(duì)成為檔案管理人員的工作重點(diǎn)。對(duì)此，須全面分析、理清數(shù)字化加工過(guò)程中的各類潛在風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)抓好全程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，妥善應(yīng)對(duì)各加工環(huán)節(jié)潛在風(fēng)險(xiǎn)，有效提升數(shù)字化加工質(zhì)量與加工效率，進(jìn)而促使檔案數(shù)字化加工得以安全、高質(zhì)、高效完成。