信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力

張 利

（開封市農村公路管理處，河南 開封 475000）

檔案管理是隨著信息時代到來才被逐漸重視的一項工作，檔案管理十分的繁雜、內容量大，傳統檔案管理由于只能依賴于管理人員的手動調整，管理空間有限，且管理中難以真正做到有條不紊，當信息模式走進各行各業，檔案管理也抓住了新的機遇，展開了網絡管理，使得檔案的種類更加豐富，檔案也更多的為單位、企業活動而提供資料依據，發揮了檔案的價值，只有提升工作者的素質、能力，才能夠在信息時代下，使得檔案管理工作突顯出其潛在的價值。

1 堅定的政治素養是首要的關鍵素質

檔案管理的工作看似簡單，實則要求較高，對檔案人員的責任意識、社會服務意識等均具有要求，但這些責任評估比較困難，很大程度上還是靠檔案管理者的自覺，由于檔案人員會接觸到單位的核心資料，很多信息涉密，或者對單位的影響深遠，這些內容一旦被泄露、出賣，將會造成不可預估的影響，在缺失政治素養，缺乏法制觀念的基礎上，檔案人員的保密、安全維護、驗收、檢查等工作意識自然也就降低了許多，那么從根本上檔案的管理就是漏洞百出的[1]。新時期，在信息化的檔案處理中，檔案平臺開設了共享模式，利用職務之便進行檔案的交流，是一種便捷工作模式，但同時也給了檔案管理人員跨越法律界限的可能，一旦檔案管理人員失去對單位的忠誠之心，失去正確的政治認知，不僅在檔案的信息化創新上行動遲緩，更有可能出現內部問題，導致單位活動難以為繼，簡單來說，當收集的檔案存在造假行為，而管理人員不能通過網絡辨識真偽時，檔案的管理從一開始就存在重大失誤，同樣的，若收集的檔案資料可隨意篡改，而檔案人員不能監督，則相應的檔案管理工作開展也是無意義的[2]。

2 良好的道德素養是必備的基本素質

檔案管理人員應在信息化模式下形成奉獻精神，當前一些檔案工作者存在拿多少工資就做多少事的心理，或者根據前人經驗，老前輩如何工作自己也效仿之，而不能積極創新，使得檔案工作一直停留在原模式上，問題逐漸累積不能消化，高素質的檔案人員應具備信息道德，首先在接觸到單位的有關資料信息時，不能過于八卦的進行信息傳播，而是應三緘其口，客觀的審核資料，做好資料備案，而后應有一定的紙質版、電子版信息處理、交叉能力，哪部分的資料需要雙向保留，哪部分資料只能電子存儲，哪部分資料不適合統計進電腦都應一一劃清界限，檔案工作者應具備信息感受力，能夠結合對單位活動、人員情況的了解，而審查資料、完善資料，具有短時間進行多部門聯動，構建資料庫的能力。

3 敏銳的信息素養是時代要求的必備能力

檔案工作人員應具備捕捉信息、篩選信息、評估信息的能力，能夠自如的在幾秒鐘之內分辨信息的類別與完整性，進行歸納統計，應具有信息敏銳感，可獨當一面，進行系統化的信息收集，應從客觀的多個角度去審視檔案工作，而不是局限于自己的主觀思維上構建信息體系，應方便單位、企業進行信息的調取、利用，使得信息在時效限制內發揮其應有的價值，同時檔案工作人員應挖掘檔案信息中蘊含的潛質，針對現有的單位活動，調集出有關的資料以備領導決策參考，同時應跟蹤檔案資料所產生的效益，對資料價值進行評估[3]。

4 扎實的職業素養是核心的能力與素質

目前在各個工作單位，檔案的管理工作還處于配角地位，但這個配角也越來越不可與企業分割，由于檔案工作與檔案工作者容易被邊緣化，只有扎實的工作功底，良好的檔案服務意識，才能夠讓檔案工作逐漸向著單位的核心靠攏，檔案工作比較枯燥，需要細心與耐心，同時工作人員還應能夠隱忍、具有堅忍不拔的精神。檔案工作崗位更需要敬業人員來維持運轉，在信息模式下，檔案人員不能光進行工作被動處理，還應主動的開展立卷、資料整理、編目、鑒定、著錄、檔案保護活動，并構建檔案的數據庫，熟悉網絡的檔案工作流程，使得檔案工作的信息化進程逐漸加快，目前檔案信息功能正在逐漸完善，工作人員應與時俱進，不斷的與同行交流經驗，結合我國的相應政策標準等，進行階段的創新[4]。

5 提高人事檔案管理人員素質的途徑

1）不斷加強思想作風、工作作風建設。思想培育是檔案人員處理工作的第一要素，不僅要精通信息的業務，還應明正廉潔，有公平意識，應注意將理論與實際結合起來，本著本單位的檔案管理特點，進行檔案的管理分析，檔案的管理工作不能局限于崗位上，而是要了解單位的經營模式，單位的財務、人員等的運作狀況，應對單位未來的發展指標、方向等有明確的了解，進而通過整合的資料為單位提供具體的依據。應展開企業內部的文化建設，通過對檔案人員的責任、素質評估，而給予獎勵，激勵檔案人員積極進取，積極創新[5]。

2）繼續加強學習和培訓教育。檔案的管理工作可構建評比制度，分別在學習和培訓后進行考核，應從黨針著手，學習黨的政策與制度，推行檔案信息工作干部培訓機制，可內部構建勞動經死啊模式，你追我趕學習先進技術，可結合國家的檔案局信息展覽，與信息論壇，進行互聯網智能檔案成果學習，從檔案的零碎化模式逐漸的轉換為一體模式，盡可能在檔案的平臺上，實現全然的一體互動，減少信息操作的重復性。學習過程中通過階段評分與表現評分，予以相對的績效考核，應在內部提供學習空間，并為檔案人員拓展外部的交流機會。

3）更新服務觀念，強化創新意識。檔案已經不僅僅是一個保存工作，檔案庫也不僅僅是保存空間，檔案應合理的利用起來，讓檔案發揮出其應有的價值，有主動服務的意識，能夠結合歷史上檔案管理的問題與漏洞進行補充，制定管理的流程、參考方式等，應主動為部門遞送重要文件，并在信息管理中，注意搭建安全保密體系，應有一定的檔案查閱與利用權限設計，借助信息的管理平臺，實現檔案部門聯動，及時為部門的活動輸送配套的檔案內容。

5 結束語

檔案管理在信息化的模式下，已經逐漸的取代了傳統的管理模式，實現了一體化、科技化、智能化的管理模式，由于檔案管理的工作比較復雜、瑣碎，在工作中，還是應充分的將傳統管理與信息管理兩者結合起來，不能過分的依賴于某種單獨的管理形式，檔案管理人員應有較強的政治覺悟、道德素養、信息洞察力，不斷通過單位提供的學習條件與網絡學習空間，而從精神層面與專業層面進行學習，應了解當下時代對檔案管理的訴求，能夠圍繞單位、企業的檔案管理重點，進行創新思考。