電子文件對檔案管理的挑戰和對策

黃海洪

（云南省普洱市職業教育中心，云南 普洱 665000）

隨著現代信息技術的發展，信息體現出豐富性的特點，各行各業都在實施創新發展的策略。電子信息技術滲透到了人們日常生活以及工作中的方方面面，開展檔案管理工作，要求在電子文件的基礎上進行，因此電子文件中在檔案管理工作中具有重要的價值，對管理的效果產生著直接的影響。基于此，針對電子文件對檔案管理工作存在的挑戰進行分析，結合實際思考有效的對策，從而能夠在電子文件豐富的今天實現檔案的有效管理。

1 電子文件的具體內涵特點

電子文件就是指現代信息數據通過電子設備以及現代多媒體設備來進行儲存的形式，電子文件可以用于傳輸、加工、修改以及整理。因此，電子文件體現出以下幾個方面的特點。

首先，多樣化。目前各個行業中所使用的電子文件具有更加豐富的制作以及儲存方式，常見的包括Excel表格、word文檔、PDF文檔、JPEG圖片等形式。在電子文件的儲存中存在差異性的特點，通常對電子文件進行儲存是通過移動硬盤、網絡云盤等，這就體現出電子文件形式的多樣化特點。其次，可更改性。隨著現代社會的進一步發展，更多的企業為了能夠方便對員工的檔案進行管理和利用，對計算機存儲技術進行統一的制作以及管理，因此目前的電子檔案主要是通過相關工作人員來主動地錄入和生成，自然也就更加便于修改。具有可更改性。然后，依賴性。現代電子文件的保存以及修改必須要依賴于計算機媒介來進行。借助移動硬盤和網絡云盤等工具作為載體來進行保存和傳遞。與此同時，對電子文件進行閱讀以及更改同樣需要借助現代計算機網絡技術來進行，甚至需要利用專用的閱讀系統來進行閱讀，這就體現出電子文件依賴于現代計算機技術而存在，無法獨立于計算機系統運行。最后，不穩定性[1]。電子文件通過計算機媒體來進行傳輸和保存，但是如果計算機中存在病毒或其他的問題，就會導致電子文件丟失，甚至成為無效文件，因此電子文件同時具有較大的不穩定性。與此同時，電子文件的存儲位置會受到計算機的控制，導致不穩定性相對來說更高，通過圖片形式來保存的電子信息很可能會隨著計算機軟件的進一步更新或者發展而導致其無法查看，受到破壞，這就導致產生電子文件的流失，不利于電子文件基礎上的檔案管理工作有效開展。

2 電子文件對檔案管理產生的挑戰

1）對計算機的依賴導致電子文件檔案受到局限。在傳統的檔案管理工作中，主要是基于紙質文件來開展的，運用計算機技術之后，電子文件已經初步取代了傳統的紙質文件資料。電子文件通常是由專業的人員寫在磁盤上，也就必須在磁盤中對檔案信息進行修改。一旦形成電子檔案信息，就需要立馬存儲到信息系統數據庫中，由檔案管理人員以及技術人員來共享這部分數據。紙質檔案的管理在長期的發展過程當中已經具備了一套相對比較完善的管理流程和方法，具有更加完善的立卷歸檔制度。在文件制作完成之后，由相關的檔案部門來對其進行收集立卷和歸檔管理。但是電子文件在其具體的檔案管理工作中體現出隨時產生變化和被更改的特點，由于電子文件主要存在于計算機的磁盤中，因此電子文件對于多媒體計算機具有很強的依賴性。一旦計算機出現問題，就導致檔案管理工作無法順利開展，甚至可能造成嚴重的電子文件丟失現象，產生較大的影響。

2）電子文件的檔案分類過于自由。電子文件基礎上開展的檔案管理和載體無法分離。同樣的，檔案的實體分類也被概念分類所取代。實際中，檔案管理的分類結果之間體現出一種屬性聯系，這種排列方式是手工操作檔案管理的具體需求。但是在電子文件的發展中，文件的形式以及內容等都發生了變化，電子文件能夠通過計算機系統來進行多種方式的調整，就不再需要對電子文件進行和傳統紙質文件類似的分類以及整理，不同的用戶可以結合不同的工作需要來利用辦公自動化軟件系統對電子文件進行自由化的組合分類[2]。

3）電子文件的保存和管理方法不明確。基于電子文件所開展的檔案管理工作，其保存的價值會和自身的價值以及可讀性有關，對電子文件檔案進行鑒別的方式以及標準和內容都存在較大的變化。原本的檔案管理價值理論范圍擴大，需要進一步分析電子文件的讀取軟件和操作系統，并能夠結合傳統的檔案價值理論來確定檔案的管理期限。由于電子文件檔案操作方便，難以明確具體的保管期限，導致電子文件的價值鑒定以及管理方法仍然沒有明確的定論[3]。

3 對于做好電子文件保管以及檔案管理工作的對策

1）重視電子文件的歸檔技術以及處理技術。電子文件的檔案管理中要求能夠得到重視，這就要求檔案管理工作人員能夠深入到目前的電子文件領域，對電子文件的接收、管理以及修改工作進行了解，從而能夠保障電子文件原始信息的完整性。重視文件信息重新組合的方式和最后的結果，通過采取適當的技術處理來將已歸檔的電子文件轉為制度性文件，保證已歸檔的電子文件不能夠寫只能夠讀，從而能夠有效地保障電子文件的原始結構完整，提高電子文件閱讀的可靠性，使電子文件和紙質文件一樣發揮價值[4]。

2）解決電子文件的保存問題，實現定期復制。基于計算機作為載體的電子文件從理論上看，能夠長期的保存主要是由于電子文件的信息讀出沒有磨損的問題，這種記錄在介質層面上的信息被隔離在保護層內，不用擔心外界磁場的影響，也不會暴露在空氣中，受到灰塵、水分等影響。但是電子文件形成的時間相對來說比較短，缺乏實際存儲的經驗，因此在電子文件原始信息的長期保存問題方面，仍然有待于檔案工作者去進行深入的研究和探討。目前針對長久保存的電子文件，需要對其進行定期的復制，防止產生損失。

3）實現檔案管理的立體化發展要求。傳統的檔案管理呈現出直線狀態，人們在對檔案管理工作的重視中，將檔案管理工作和其他工作構成一個平面結構，反映出紙質檔案的情況。在電子文件檔案管理的工作過程中，檔案種類增加，需要結合檔案信息的記錄載體來構建成三元一體性的管理結構，實現檔案管理工作以及其他工作的個性化管理[5]。

4）充實檔案管理人員的知識結構。在現代檔案管理的發展過程中，要求檔案管理人員能夠重視自身信息技術知識的構建，促進檔案管理事業的進一步發展，及時更新知識，適應現代信息技術的發展需求，促進檔案管理人員知識結構的變革，從多個角度和途徑來培養人才，進而提升現代信息檔案管理的效果。

4 結語

總體來說，電子文件具有豐富的特點。人們享受電子文件優點的同時需要關注到電子文件在檔案管理中存在的問題。在信息技術飛速發展的現代社會，通過電子文件來為檔案管理工作提供方便，促進檔案管理水平的進一步提高。