探析新時代文書檔案年度歸檔工作的優(yōu)化路徑

王運哲

（長江宜賓航道局，四川 宜賓 644000）

文書檔案年度歸檔是對航道局一整年的工作情況進行總結(jié)，主要包括文書處理和檔案管理兩個方面，通過對具有利用價值的文書檔案進行收集、整理和歸檔，有助于航道局在發(fā)展過程中隨時提取資料，幫助領(lǐng)導(dǎo)及時了解單位及員工上一年的工作狀態(tài)，有助于對航道局未來發(fā)展方向進行預(yù)測，推動其良性發(fā)展。

1 開展文書檔案年度歸檔工作的重要性

第一，需明確區(qū)分不同類型檔案價值，從實體分類和信息分類兩個方面深入分析，保證歸檔工作的有序進行。實體分類區(qū)別于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文書檔案整理，添加了電子檔案分類整理，能夠?qū)降谰诌\作過程中產(chǎn)生的有價值的碎片化信息進行收集，按照一定順序和結(jié)構(gòu)對其進行排列，強化各個文書檔案之間的聯(lián)系。信息分類主要是指檔案內(nèi)容、檔案載體和檔案形式，基于文書檔案的特征對其進行整合、排序與歸檔，既能夠反映出各年度文書檔案之間的歷史性聯(lián)系，又能夠直觀看出其邏輯性關(guān)系[1]。第二，為文書檔案保管提供方便。歸檔人員在進行年度文書檔案整理時，不僅要保證其可靠性與準(zhǔn)確性，還要確保實際應(yīng)用的便利性。保管與利用是相輔相成而又相互制約的關(guān)系，歸檔人員不能過于重視其中任何一方面，而忽視另一方面的作用。在年度文書檔案整理時，要遵循分類處理的基本原則，以檔案的實用性和可靠性出發(fā)，確保工作人員能夠迅速找到自己想要的資料。第三，強化文書檔案之間的聯(lián)系。歸檔人員需明確年度文書檔案的形成規(guī)律，在工作中保持不同價值、分類的檔案之間存在的聯(lián)系，確保年度文書檔案的精準(zhǔn)分類，為其保管和使用都提供安全保障。

2 基于新時代優(yōu)化文書檔案年度歸檔工作的有效措施

2.1 明確文書檔案年度歸檔的意義

首先，航道局在開展檔案歸檔工作前，需要深刻認(rèn)識到文書檔案在其發(fā)展過程中的重要作用，結(jié)合新的歸檔理念進行工作調(diào)整，確保年度文書檔案歸檔工作能夠有計劃、按步驟的進行。其次，加強人力資源、物力資源的協(xié)同合作，在資金投入方面，要結(jié)合航道局相關(guān)設(shè)施的實際應(yīng)用情況，對于老舊設(shè)備要定期維修，如無法保證使用效果要及時更換或升級，在歸檔工作中的各個環(huán)節(jié)深入貫徹落實資源的有效利用，為航道局的相關(guān)工作提供可靠的數(shù)據(jù)資源。最后，航道局領(lǐng)導(dǎo)需要深化自身思想認(rèn)識，明確歸檔工作在單位發(fā)展中的地位，并且定期組織宣傳推廣活動，使檔案歸檔思想在工作人員中更好的普及，形成自上而下行之有效的工作理念，完善文書檔案年度歸檔工作的精準(zhǔn)性。例如，航道局可以按季度組織“文書檔案歸檔宣傳推廣會議”，聘請專業(yè)的歸檔研究人員進行思想意識的宣傳，并針對該季度歸檔工作效果優(yōu)異的人員進行嘉獎，可設(shè)立300-1000元不等的物質(zhì)獎勵，激發(fā)歸檔工作人員的良性競爭意識，從而更好的在日常工作中積極落實歸檔精神，保證文書檔案年度歸檔工作的有序開展。

2.2 結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)開展歸檔工作

基于新時代背景下開展文書檔案年度歸檔工作，需要與優(yōu)秀的大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建電子檔案信息平臺，利用數(shù)字系統(tǒng)降低人為歸檔作業(yè)中存在的錯誤，確保文書檔案的作用能夠充分發(fā)揮。第一，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建自動化辦公系統(tǒng)，可以利用先進設(shè)備儀器對年度文書檔案進行自動錄入，由大數(shù)據(jù)技術(shù)分析并針對不同類型的檔案分類歸檔，實現(xiàn)歸檔工作的高效化，提升工作效率。歸檔工作人員應(yīng)定期收集文書檔案資料，并針對檔案內(nèi)容實事求是的進行編譯與概括，為領(lǐng)導(dǎo)查找資料、使用資料提供便利。第二，電子檔案的整理歸檔工作質(zhì)量需要加強。基于信息時代的背景下，電子檔案的應(yīng)用日漸豐富，航道局在開展年度文書檔案歸檔工作時，同樣需要注意對電子檔案的整理。遵循“一文一件”的基本原則，從電子檔案的保管期限、整理年度等方面進行分門別類，將正文、附件、轉(zhuǎn)發(fā)文件和被轉(zhuǎn)發(fā)文件等歸為一類，如果在歸檔過程中難以尋找所需檔案，可利用自動化辦公系統(tǒng)平臺進行逐一查找。整理完成后，可將文書檔案錄入至處理系統(tǒng)中，并按照計算機預(yù)先設(shè)定的規(guī)則自動生成文件編號。針對不同時間段的電子檔案，可以通過刻錄光盤的形式對其中的數(shù)據(jù)內(nèi)容進行打包，在保證年度文書檔案歸檔工作質(zhì)量的同時，延長檔案保管期限。

2.3 統(tǒng)一文書檔案年度歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)是確保文書檔案年度歸檔工作順利進行的基礎(chǔ)，避免在工作過程中出現(xiàn)類別重復(fù)的問題，影響后期工作人員的查閱。第一，航道局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在各個部門中普及檔案整理的作用，確保歸檔人員在進行資料收集時，各部門的積極配合，通過完善的規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)對其他部門員工行為進行約束，進而形成良好的檔案管理氛圍，為歸檔工作的有序進行提供保障。第二，以“全宗原則”為基礎(chǔ)開展年度文書檔案歸檔工作，強調(diào)檔案實體整理的重要性，盡管各個部門在檔案形式和檔案依據(jù)上存在差異，如事由全宗、類目全宗、匯集全宗等，但其本質(zhì)都是建立在“全宗”的基礎(chǔ)上[2]。構(gòu)建統(tǒng)一的年度文書檔案全宗規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，將所有文書檔案劃分為不同的類別單元，并且保證互相之間在內(nèi)容上不存在重疊的部分，避免出現(xiàn)同一檔案歸存多遍的情況。目前，業(yè)內(nèi)對文書檔案歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)始終存在爭議，為此還需檔案整理部門加強研究，結(jié)合航道局實際發(fā)展情況，構(gòu)建一套適合自身發(fā)展的歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)，確保年度文書檔案的可靠性和便利性。

2.4 強化歸檔工作的監(jiān)督與管理

年度文書檔案歸檔工作群龍無首是影響其工作質(zhì)量的重要因素，航道局應(yīng)專門配備一名指導(dǎo)人員，其主要工作是對歸檔工作進行監(jiān)督與管理，并記錄工作人員日常作業(yè)情況，及時糾正其工作問題，調(diào)整工作模式，保證工作質(zhì)量。首先，構(gòu)建完善的監(jiān)督體系，保證指導(dǎo)人員在對歸檔工作進行監(jiān)督時，能夠守住底線，貫徹落實統(tǒng)一的規(guī)章制度。如在監(jiān)督過程中遇到存在爭議的情況，不應(yīng)自作主張，而是要和領(lǐng)導(dǎo)共同商榷解決對策，進而完善監(jiān)管體系，優(yōu)化歸檔工作流程。其次，將歸檔目錄審核作為監(jiān)督管理的重點內(nèi)容，通過目錄發(fā)現(xiàn)檔案整理中存在的隱患，并與歸檔人員商議后進行調(diào)整，保證檔案整理的合理性[3]。同時，指導(dǎo)人員應(yīng)拓寬日常監(jiān)管的范圍，在檢查檔案整理情況的同時，查看文書檔案資料是否符合有關(guān)規(guī)定，針對已經(jīng)出現(xiàn)的問題，要通知涉事歸檔人員參加培訓(xùn)，對歸檔工作的操作、規(guī)范等內(nèi)容以圖文并茂的形式進行系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，避免在后期工作中再次出現(xiàn)同樣錯誤。最后，航道局應(yīng)制定風(fēng)險控制方案，并定期組織歸檔人員學(xué)習(xí)，加強其對歸檔工作中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行全面掌控，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完善風(fēng)險因素數(shù)據(jù)庫，便于對歸檔工作的質(zhì)量進行實時評估，實現(xiàn)風(fēng)險的有效規(guī)避。

3 結(jié)束語

綜上所述，文書檔案年度整理歸檔工作能夠以量化的形式將航道局上一年的發(fā)展數(shù)據(jù)直觀展現(xiàn)，為其規(guī)劃未來發(fā)展方向、制定發(fā)展決策提供理論依據(jù)。航道局應(yīng)重視歸檔工作的重要性，建立不同檔案之間的聯(lián)系，保證資料的可利用性和便利性，并針對數(shù)據(jù)資料分析結(jié)果及時調(diào)整航道局的發(fā)展方向。