提高基層檔案管理工作實效性的方法

曲珊珊

（青島市嶗山區人民政府金家嶺街道辦事處，山東 青島 266000）

可以說在當今社會，檔案是伴隨著人們的一生，上面記載著我們從出生到現在所有的記錄，包括個人經歷、思想品德、業務實踐以及出生學歷等各方面的信息，這些都是會記錄在冊伴隨著人們一生。同時，檔案是當地一些部門企業選拔人才的首要依據，可以說檔案間接影響著人們的日常生活和當地的經濟發展，由此可見檔案管理對人們的重要性。所以如何提高基層檔案管理工作的實效性是當下工作的重中之重。

1 加強對基層檔案的管理意識

人們經常主觀上的認為檔案管理工作的重要性不大，從而忽視了對基礎檔案的管理。一些內部工作人員他們因為不重視檔案管理，所以經常會出現在工作的時候敷衍了事，對自己的工作積極性不大，當然沒有熱情的工作，又怎么可能會做好。因此要提高基層檔案管理工作的實效性，首先就要改正錯誤的觀念，加強對基層檔案的管理意識。

例如，要大力宣傳檔案管理工作的重要性，讓人們意識到并注重起來，不要輕視了自己的工作。同時檔案管理工作的經費一定要充足，保證工作環境和設備的高質量，例如各項基礎設備要齊全，工作人員的工作環境要完善，努力創造最好的工作條件，讓每位工作人員可以每天都是以積極飽滿的心態工作，這樣促使 檔案管理工作的順利進行。除此之外，還要注重人才的培養，工作人員的綜合能力決定了檔案管理工作是什么標準程度。相關部門可以定期對工作人員做一些訓練輔助，幫助他們提高自身能力，逐漸改善自己的不足，努力達到高質量，高效率。

2 改變傳統的管理方法，引用電子管理技術

如今21世紀已經是信息化的時代，人們不能一直依賴于傳統的檔案管理方法，而且對如今飛速發展的新時代，傳統的管理方法已經遠遠跟不上時代的節奏，而電子管理技術則是響應時代號召，也是最快速，最便利的方法。傳統的檔案管理方法都是以紙質手寫形式，要知道紙張是有保質期的，不能夠長時間的保存，而且檔案的信息量非常大，所以管理工作人員的工作量也同樣很大，而且這樣的工作比較枯燥，工作人員很容易產生厭煩怠慢的情緒。不僅如此，如果長時間處于工作狀態難免會出現一些工作失誤的狀況。所以面對這些問題，運用電子技術管理的方法相對更符合當今時代要求。

3 跟進時代要求，創新檔案管理模式

如今已經是新時代，不能一味的引用傳統的工作管理模式，要跟進時代要求，創新檔案管理工作模式。

例如，首先要從約束工作人員的行為規范開始，制定詳細的工作制度，告訴工作人員什么該做，什么不該做。在工作時間范圍內，不能做與工作無關的事，要認真對待工作，隨時充滿熱情。除此之外，為了調動工作人員的積極性可以設置獎勵機制，每月評選一次模范員工，對于模范員工可以進行物質和精神上的獎勵，如此一來可以激勵員工們更好的投入到工作中。其次就是檔案管理的信息化模式，建立建全相關的工作制度要求，將信息化應用到檔案管理工作中，保證工作質量的高標準，高效率。

檔案管理工作模式的內容涉及比較廣泛，所以需要管理工作人員有較強的工作能力。所以一定要建立建全相關的檔案管理工作制度流程，明確給員工應該做什么，應該怎樣做。除此之外，要有較強的服務意識，認真對待工作，可以引進數字水印技術、大數據技術等新型信息技術，提高基層檔案管理工作的實效性，保證高質量高水準。

4 加強對檔案管理的安全意識

近些年來，經常會出現一些檔案丟失或者失竊后被修改等各種狀況。要知道這樣做對相關部門的損失是極其重大的。同樣的，這體現了一個部門的綜合能力，出現檔案丟失的現象可以說是一個部門最不應該出現的低級錯誤。所以加強文書檔案的安全管理是提高檔案管理工作實效性的基礎。為此，首先就要培養工作人員的安全意識，其次就是完善基礎硬件設備。

例如，定期對檔案管理工作人員進行相關課程培訓，重點向他們灌輸安全意識，確保提升檔案信息的實效性與安全性。在培訓的過程中，要告誡工作人員，檔案整理時哪一部分是最容易出現問題，信息最容易泄露的地方，對于這些環節在處理的過程中一定要加倍小心。必要的話，可以對一些重要的環節進行監督管理機制。一來是檢查工作人員在處理的過程中避免出現失誤，二來是防止有心之人對檔案進行竊取。如此一來可以確保檔案工作的完善與安全實效性。除此之外，要完善好基礎硬件設備。如今是互聯網時代，最大的特點就是信息的開放性與共享性。在操作的過程中，如果一不小心出現了失誤，而這些小小的失誤極有可能被有心之人利用，從而造成信息的泄露。所以為了避免出現這樣的重大失誤，要保證設備的完善性。不僅如此，對檔案要進行加密措施，確保檔案信息的安全性。

5 提高檔案管理工作的綜合服務功能

在傳統的檔案管理模式中，最主要的任務就是如何才能妥善保管好檔案信息，但如今是信息化時代，要提高檔案管理工作的綜合服務功能，實現信息的有效價值?？梢詫n案信息與網絡化建設有效結合，提高服務水平的同時，也體現了現代化服務的標準。與以往不同，在傳統的模式中，對于檔案的管理相對比較落后，以紙質的形式記載，然后放入檔案袋中保存起來，當工作人員在尋找檔案時也比較麻煩，雖然會分類保存但是儲存量很大，找起來會花費大量的時間和精力。但是如果使用網絡化建設會大大的提高工作效率，提升服務意識。工作人員在儲存時會比較方便，通過電腦系統記載，在人們需要尋找檔案信息時，可以直接把尋找人的姓名打入電腦，然后他的所有信息都可以顯示出來，如此一來方便又快捷，體現了信息的有效價值。要知道檔案管理工作最終的目的還是要服務于人民，所以如何提高檔案管理工作的服務功能才是最主要的。

6 對檔案進行數字化建設

隨著我國人流量逐年增加，信息資源也是逐年增加。檔案管理工作人員面對如此龐大的工作量，有時難免會力不從心。所以進行檔案信息的數字化建設是當下發展的趨勢。把信息利用科技手段進行數字化，不僅方便管理登記，而且能夠長時間保存，不像紙張會因長時間的儲存而損壞。同時還可以建立個人信息電子檔案，對于能夠向大眾公開的信息可以實施流動管理，方便查閱尋找。在實習找工作或是上學，都可以根據檔案上的信息進行檢索，相當于我們的個人簡歷。

7 結束語

總而言之，提高基層檔案管理工作的實效性是當下工作的重中之重。如何提高工作的實效性，首先要加強工作人員對檔案的管理意識，讓他們重視起這項工作。除此之外，還要改變傳統的管理模式，應用電子技術，提高工作效率。以及要保證檔案管理的安全意識，確保檔案中信息的安全保密性，能夠更好的服務于大眾，方便于大眾。還可以引用數字化建設，提高工作效率和水平，實現基礎檔案管理工作的實效性。