新時(shí)期醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范化管理研究

武秀鳳 曾笑寒

（1.鄂東醫(yī)療集團(tuán)黃石市中心醫(yī)院（湖北理工學(xué)院附屬醫(yī)院）黨委辦公室，湖北 黃石 435000； 2.腎臟疾病發(fā)生與干預(yù)湖北省重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，湖北 黃石 435000）

醫(yī)院辦公室文書檔案是醫(yī)院在黨務(wù)、行政、醫(yī)療等過程中形成的具有歷史和保存價(jià)值的資料，是醫(yī)院不同時(shí)期發(fā)展的原始記錄及重要憑證，主要包括文件、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、重大事件原始資料等。互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院辦公室文書檔案管理面臨新挑戰(zhàn)、新問題，規(guī)范化工作意義重大。

1 新時(shí)期醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范管理的意義

1.1 有助于醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

醫(yī)院辦公室文書檔案是醫(yī)院檔案的重要部分，它所建立的整套管理體系，如檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、規(guī)章制度以及檔案收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、利用等流程環(huán)節(jié)，將會(huì)對醫(yī)院其他類別檔案提供借鑒和示范作用，有助于醫(yī)院檔案整體的規(guī)范化管理。

1.2 有助于提高醫(yī)院辦公效率

醫(yī)院辦公室文書檔案工作的規(guī)范化管理，可以促進(jìn)辦公室文書檔案完整、有序地保存，而且，文件資料都有相應(yīng)的電子文件，當(dāng)辦公室有需求時(shí)，檔案工作人員通過文書檔案管理系統(tǒng)可以快速高效查找相關(guān)資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策或辦公室工作提供原始證據(jù)或佐證資料，提高了醫(yī)院辦公效率。

1.3 有助于增強(qiáng)醫(yī)院保密性

醫(yī)院辦公室文書檔案包含重要文件、醫(yī)院發(fā)展核心數(shù)據(jù)等，如果文書檔案中一些重要信息的泄漏，可能會(huì)使醫(yī)院的形象和信譽(yù)受到影響。互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)時(shí)代，為檔案運(yùn)用帶來了便利的同時(shí)，也增加了重要信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。檔案規(guī)范管理后，通過身份認(rèn)證、權(quán)限設(shè)置等手段，有效避免檔案資料信息的外泄，增強(qiáng)醫(yī)院保密性。

2 新時(shí)期辦公室文書檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

醫(yī)院的中心工作是“以病人為中心”，為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的醫(yī)療服務(wù)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)大多將精力和時(shí)間都投入到學(xué)科發(fā)展、新技術(shù)、醫(yī)療質(zhì)量與安全等核心工作上，對醫(yī)院辦公室文書檔案管理重視不夠，對檔案工作沒有投入足夠的人力、物力、資金。其次，辦公室都承擔(dān)著醫(yī)院相關(guān)的管理職能，如行政、醫(yī)療、護(hù)理、人事管理等，工作任務(wù)繁重，大家都負(fù)重前行，辦公室負(fù)責(zé)人及工作人員沒有精力和時(shí)間顧及檔案的整理，這就導(dǎo)致檔案科室在收集檔案資料時(shí)，存在收集不及時(shí)，資料不健全、不完善的問題。

2.2 制度陳舊或執(zhí)行不到位

當(dāng)前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文書檔案管理中得到充分運(yùn)用，但是文書檔案管理制度未及時(shí)跟進(jìn)，電子檔案的信息化管理未在現(xiàn)存制度中呈現(xiàn)。有的醫(yī)院雖然建立了完善的文書檔案管理制度體系，但是在實(shí)際執(zhí)行中，由于各種原因存在執(zhí)行不到位的情況。

2.3 缺乏監(jiān)督考核機(jī)制

文書檔案管理作為醫(yī)院辦公室的輔助管理工作，大多數(shù)醫(yī)院未將其納入醫(yī)院的考核體系內(nèi)，檔案工作僅僅依靠檔案工作人員的責(zé)任心，如果責(zé)任心缺失，檔案管理就會(huì)出現(xiàn)疏漏和缺失。而且，檔案工作人員大多非檔案專業(yè)出身，醫(yī)院也未開展系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和技能培訓(xùn)，檔案工作人員的專業(yè)性不足，也會(huì)導(dǎo)致檔案收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、利用等環(huán)節(jié)的不規(guī)范。

3 醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范化管理措施

3.1 增強(qiáng)管理意識(shí)

從一個(gè)側(cè)面看，文書檔案管理成效反映一家醫(yī)院的現(xiàn)代管理水平和精細(xì)程度。文書檔案管理得好會(huì)提升醫(yī)院辦公和管理效率，也有助于醫(yī)院的精細(xì)管理和文化管理。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)對辦公室文書檔案管理工作的重視，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際，建立明確的組織領(lǐng)導(dǎo)體系，保證檔案工作人員數(shù)量、場地。當(dāng)然，也可以用“請進(jìn)來”和“送出去”方式，開展與文書檔案工作相關(guān)知識(shí)和管理技能系統(tǒng)培訓(xùn)，提高辦公室人員對文書檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案部門工作人員對自身職業(yè)角色的認(rèn)定和專業(yè)素養(yǎng)。

3.2 重視建章立制

可以針對文書檔案管理的信息化管理，嚴(yán)格按照《檔案法》《保密法》規(guī)定，建立一套符合醫(yī)院實(shí)際的文書檔案管理制度體系，包括文書檔案管理辦法、文書檔案管理人員職責(zé)、文書檔案利用等制度，規(guī)范文書檔案收集、整理、鑒別、立卷、歸檔、利用每個(gè)環(huán)節(jié)。值得重視的是，醫(yī)院辦公室文書檔案管理制度的建設(shè)不能忽略辦公室文書檔案信息安全管理制度的建立。辦公室文書檔案管理制度建立后，將納入檔案管理部門常規(guī)工作，部門負(fù)責(zé)人定期聽取文書檔案工作匯報(bào)，確保制度落實(shí)執(zhí)行。

3.3 配備齊全設(shè)備

將文書檔案規(guī)范化管理所需的經(jīng)費(fèi)納入醫(yī)院整體預(yù)算，安排經(jīng)費(fèi)購置新時(shí)期文書檔案管理所需文書檔案管理系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)等軟、硬件設(shè)備。同時(shí)，購置恒溫機(jī)、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、除塵機(jī)等，改善文書檔案室環(huán)境。

3.4 強(qiáng)化監(jiān)督考核

實(shí)行文書檔案管理工作人員的崗位職責(zé)考核，參照機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度檔案考核內(nèi)容，開展醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范化管理工作考核，將考核結(jié)果與科室工作人員年度考核相結(jié)合，作為檔案工作人員評(píng)先、評(píng)優(yōu)依據(jù)，從而促進(jìn)其責(zé)任意識(shí)和上進(jìn)心，提升文書檔案管理規(guī)范操作。還可鼓勵(lì)檔案科室申報(bào)省市檔案先進(jìn)單位，通過“以考促建”、“以評(píng)促建”，提升文書檔案管理工作的規(guī)范性。

4 結(jié)束語

針對醫(yī)院辦公室文書檔案管理存在的管理意識(shí)薄弱、制度陳舊或執(zhí)行不到位、缺乏監(jiān)督考核機(jī)制的問題，通過增強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理意識(shí)，建立落實(shí)文書檔案系列管理制度，配備齊全的文書檔案管理設(shè)備，建立文書檔案監(jiān)督考核工作機(jī)制四大措施，促進(jìn)醫(yī)院辦公室文書檔案的規(guī)范化管理，從而提升醫(yī)院管理效率，促進(jìn)醫(yī)院的大發(fā)展。