新時期醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范化管理研究

武秀鳳 曾笑寒

（1.鄂東醫(yī)療集團黃石市中心醫(yī)院（湖北理工學院附屬醫(yī)院）黨委辦公室，湖北 黃石 435000； 2.腎臟疾病發(fā)生與干預湖北省重點實驗室，湖北 黃石 435000）

醫(yī)院辦公室文書檔案是醫(yī)院在黨務、行政、醫(yī)療等過程中形成的具有歷史和保存價值的資料，是醫(yī)院不同時期發(fā)展的原始記錄及重要憑證，主要包括文件、會議記錄、合同協(xié)議、重大事件原始資料等。互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院辦公室文書檔案管理面臨新挑戰(zhàn)、新問題，規(guī)范化工作意義重大。

1 新時期醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范管理的意義

1.1 有助于醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

醫(yī)院辦公室文書檔案是醫(yī)院檔案的重要部分，它所建立的整套管理體系，如檔案工作的組織領(lǐng)導機制、規(guī)章制度以及檔案收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、利用等流程環(huán)節(jié)，將會對醫(yī)院其他類別檔案提供借鑒和示范作用，有助于醫(yī)院檔案整體的規(guī)范化管理。

1.2 有助于提高醫(yī)院辦公效率

醫(yī)院辦公室文書檔案工作的規(guī)范化管理，可以促進辦公室文書檔案完整、有序地保存，而且，文件資料都有相應的電子文件，當辦公室有需求時，檔案工作人員通過文書檔案管理系統(tǒng)可以快速高效查找相關(guān)資料，為領(lǐng)導決策或辦公室工作提供原始證據(jù)或佐證資料，提高了醫(yī)院辦公效率。

1.3 有助于增強醫(yī)院保密性

醫(yī)院辦公室文書檔案包含重要文件、醫(yī)院發(fā)展核心數(shù)據(jù)等，如果文書檔案中一些重要信息的泄漏，可能會使醫(yī)院的形象和信譽受到影響。互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)時代，為檔案運用帶來了便利的同時，也增加了重要信息泄漏的風險。檔案規(guī)范管理后，通過身份認證、權(quán)限設置等手段，有效避免檔案資料信息的外泄，增強醫(yī)院保密性。

2 新時期辦公室文書檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識薄弱

醫(yī)院的中心工作是“以病人為中心”，為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的醫(yī)療服務，醫(yī)院領(lǐng)導大多將精力和時間都投入到學科發(fā)展、新技術(shù)、醫(yī)療質(zhì)量與安全等核心工作上，對醫(yī)院辦公室文書檔案管理重視不夠，對檔案工作沒有投入足夠的人力、物力、資金。其次，辦公室都承擔著醫(yī)院相關(guān)的管理職能，如行政、醫(yī)療、護理、人事管理等，工作任務繁重，大家都負重前行，辦公室負責人及工作人員沒有精力和時間顧及檔案的整理，這就導致檔案科室在收集檔案資料時，存在收集不及時，資料不健全、不完善的問題。

2.2 制度陳舊或執(zhí)行不到位

當前，信息網(wǎng)絡技術(shù)在文書檔案管理中得到充分運用，但是文書檔案管理制度未及時跟進，電子檔案的信息化管理未在現(xiàn)存制度中呈現(xiàn)。有的醫(yī)院雖然建立了完善的文書檔案管理制度體系，但是在實際執(zhí)行中，由于各種原因存在執(zhí)行不到位的情況。

2.3 缺乏監(jiān)督考核機制

文書檔案管理作為醫(yī)院辦公室的輔助管理工作，大多數(shù)醫(yī)院未將其納入醫(yī)院的考核體系內(nèi)，檔案工作僅僅依靠檔案工作人員的責任心，如果責任心缺失，檔案管理就會出現(xiàn)疏漏和缺失。而且，檔案工作人員大多非檔案專業(yè)出身，醫(yī)院也未開展系統(tǒng)的檔案管理知識和技能培訓，檔案工作人員的專業(yè)性不足，也會導致檔案收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、利用等環(huán)節(jié)的不規(guī)范。

3 醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范化管理措施

3.1 增強管理意識

從一個側(cè)面看，文書檔案管理成效反映一家醫(yī)院的現(xiàn)代管理水平和精細程度。文書檔案管理得好會提升醫(yī)院辦公和管理效率，也有助于醫(yī)院的精細管理和文化管理。醫(yī)院領(lǐng)導應增強對辦公室文書檔案管理工作的重視，根據(jù)醫(yī)院實際，建立明確的組織領(lǐng)導體系，保證檔案工作人員數(shù)量、場地。當然，也可以用“請進來”和“送出去”方式，開展與文書檔案工作相關(guān)知識和管理技能系統(tǒng)培訓，提高辦公室人員對文書檔案工作重要性的認識，提高檔案部門工作人員對自身職業(yè)角色的認定和專業(yè)素養(yǎng)。

3.2 重視建章立制

可以針對文書檔案管理的信息化管理，嚴格按照《檔案法》《保密法》規(guī)定，建立一套符合醫(yī)院實際的文書檔案管理制度體系，包括文書檔案管理辦法、文書檔案管理人員職責、文書檔案利用等制度，規(guī)范文書檔案收集、整理、鑒別、立卷、歸檔、利用每個環(huán)節(jié)。值得重視的是，醫(yī)院辦公室文書檔案管理制度的建設不能忽略辦公室文書檔案信息安全管理制度的建立。辦公室文書檔案管理制度建立后，將納入檔案管理部門常規(guī)工作，部門負責人定期聽取文書檔案工作匯報，確保制度落實執(zhí)行。

3.3 配備齊全設備

將文書檔案規(guī)范化管理所需的經(jīng)費納入醫(yī)院整體預算，安排經(jīng)費購置新時期文書檔案管理所需文書檔案管理系統(tǒng)以及計算機、掃描儀、刻錄機、復印機等軟、硬件設備。同時，購置恒溫機、空調(diào)機、除濕機、除塵機等，改善文書檔案室環(huán)境。

3.4 強化監(jiān)督考核

實行文書檔案管理工作人員的崗位職責考核，參照機關(guān)事業(yè)單位年度檔案考核內(nèi)容，開展醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范化管理工作考核，將考核結(jié)果與科室工作人員年度考核相結(jié)合，作為檔案工作人員評先、評優(yōu)依據(jù)，從而促進其責任意識和上進心，提升文書檔案管理規(guī)范操作。還可鼓勵檔案科室申報省市檔案先進單位，通過“以考促建”、“以評促建”，提升文書檔案管理工作的規(guī)范性。

4 結(jié)束語

針對醫(yī)院辦公室文書檔案管理存在的管理意識薄弱、制度陳舊或執(zhí)行不到位、缺乏監(jiān)督考核機制的問題，通過增強醫(yī)院文書檔案管理意識，建立落實文書檔案系列管理制度，配備齊全的文書檔案管理設備，建立文書檔案監(jiān)督考核工作機制四大措施，促進醫(yī)院辦公室文書檔案的規(guī)范化管理，從而提升醫(yī)院管理效率，促進醫(yī)院的大發(fā)展。