新時期職業學校檔案管理工作創新探索

魯 芩

（普洱市職業教育中心，云南 普洱 665000）

1 職業學校開展檔案管理工作的重要性

一個企業在經營管理的過程中，往往會通過開展各種各樣的經濟活動來增強公司的市場效益與經濟效益。但經濟活動的開展往往不是一蹴而就的，它會由一系列的文字資料、表格、音頻、視頻以及一些人事資料等組成。將這些資料進行整理歸檔，保存起來并加以利用，就是檔案管理。在職業學校的檔案管理中也是一樣的。而且隨著我國現代教育制度的逐步完善以及檔案管理工作制度的不斷建立健全，檔案管理在職業學校的日常管理過程中也起到了不可代替的作用。它不僅能夠推動學校內部控制建設，規范學校日常管理事物，還能提升職業學校的管理效率。另外。在職業學院教研的過程中，檔案管理工作也成為學校調研工作的“指路人”。具體來說，在職業學校對學校內部進行形象宣傳時，檔案管理工作能夠促進該校科學研究工作順利進行[1]。因此，在新時期下的職業學校檔案管理工作中，應立足真實性原則，一方面對學生的學籍檔案進行有效管理，全面記錄學生在校的日常學習情況，幫助學校更有效地進行檔案管理工作；另一方面應在創新2.0的大背景下，職業學校的領導以及檔案管理負責人員都應積極推動學校檔案管理工作創造性轉化、創新性發展，進而為學校檔案管理工作注入時代發展新動能，實現學校檔案與教學建設同步管理，杜絕不利于職業學校檔案管理的因素，促進職業學校教育教學的可持續發展[2]。

2 基于新形勢下的職業學校檔案管理工作的創新策略

2.1 由分散管理走向集中管理

根據相關調查表明，職業學校傳統的檔案管理部門對于檔案資料的收集往往較為分散，管理都是以結構或部門為一個整個群體。但由于每個計構或單位之間存在一定的獨立性，學校內部的檔案管理工作也就成為一項較為復雜的工作。因此，在新時期下，職業學校的檔案管理工作應逐漸改變這種單一化的管理形式，通過采用建立集中的“檔案管理中心”、成立專業的檔案管理計構等方式來提高學校內部檔案管理的工作效率。不僅如此，在檔案管理工作由分散管理走向集中管理的過程中，學校內部檔案管理創新工作也應該充分借助指在原有的檔案管理工作模式下得出一些自己獨特的看法與見解，再運用類比、對比等手法在同類或異類事物得到深度認知，其次再將這些總結歸納的工作想法融入新時期的職業學校檔案管理工作之中，形成獨特特色的檔案管理工作模式。再次，檔案管理工作的創新不僅是考驗檔案管理人員的專業技能與專業知識，也是幫助檔案管理人員提高創新思維的重要舉措。由此，在檔案管理工作創新的過程中，檔案管理者首先應跳出自己的舒適圈，學會利用自身優勢借鑒適合學校實際發展需要的成功經驗和方法，同時也要對其關聯行業的知識進行深入學習，并在其學習、借鑒中找到合理的工作方法，促進職業院校檔案管理由分散走向集中管理[3]。

2.2 由紙質管理走向電子化、網絡化管理

實現職業院校學案管理的電子化、網絡化不僅能夠更好地適應新時期檔案管理制度改革的需要，還能夠滿足當代社會對職業院校檔案管理的多元化需求。傳統的檔案管理工作制度主要是通過手寫記錄來記錄學校教學調研及師生的日常管理等工作。隨著我國信息技術的不斷發展成熟，職業院校檔案的管理手段與記錄方式也在發生一些改變。因此，在“互聯網＋”的21世紀，職業院校的檔案管理工作也應根據學校管理的實際需要，對職業院校的檔案管理事物進行合理創新。同時該學校的檔案管理人員還可以利用計算機、掃描儀等現代信息設備將學校相關檔案的信息資源轉變為電子稿等網絡形式，實現檔案管理工作的數字化發展。其次，由于檔案工作是一個較為保密的工作，這就需要檔案管理人員在整理與記錄個人的資料時需要做好相關的工作，而現代信息技術的保密性不僅能夠促進電子資料的永久保存，對學校檔案管理的信息的安全性與嚴密性也有一定的保障[4]。

2.3 提升醫院基建檔案人員綜合素質，推動信息化建設

檔案管理工作是一項技術要求強、程序繁瑣的工作。這就需要檔案管理人員必須具備嚴謹踏實的工作態度與良好的職業道德素養，學校也應定期組織相關技術管理培訓，不斷提升學校內部檔案管理人員的管理水平，包括法律法規、財務管理、內部控制等。改變過去的工作觀念，變被動為主動，自覺發揮主人翁意識，通過采取多元化管理工作形式合理配置資源，提高管理人員的專業技能，為職業院校檔案管理建設培養一支高素質隊伍。鑒于此，我國各個地區的職業院校在進行檔案管理工作創新時可以在充分利用現代網絡信息技術的基礎上應提高檔案管理人員的專業素質，通過開展定期培訓等形式豐富現代化職業院校檔案管理內容與工作形式，進而促進我國各個地區的職業院校檔案管理工作的健康長遠發展。其次，在現代化的信息社會中形成科學的檔案管理方式與手段，創新人事檔案管理的方法與形式也是促進我國各個地區職業院校檔案管理工作創新的重要途徑[5]。

3 結束語

職業院校在教育教學進程中，潛藏著諸多教育風險。面對無所不在的教育風險，職業院校的檔案管理工作影響著學校的教育教學活動能否平穩進行，教育事業能否長遠健康發展。檔案管理工作作為職業院校管理工作的重要環節之一，對學校的教學調研活動活合規開展具有重要的監督和指導意義。因此，當地相關管理的學校部門應高度重視檔案管理工作對學校教育事業可持續發展的重要性，通過建立健全相關管理工作制度、由分散走向集中管理、由紙質管理走向電子化、網絡化等創新手段以及加強檔案管理部門的相互溝通來充分發揮學校檔案檔案管理職能，提升檔案管理質量，推動職業院校檔案管理的高質量發展。