新時期職業(yè)學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新探索

魯 芩

（普洱市職業(yè)教育中心，云南 普洱 665000）

1 職業(yè)學(xué)校開展檔案管理工作的重要性

一個企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中，往往會通過開展各種各樣的經(jīng)濟(jì)活動來增強(qiáng)公司的市場效益與經(jīng)濟(jì)效益。但經(jīng)濟(jì)活動的開展往往不是一蹴而就的，它會由一系列的文字資料、表格、音頻、視頻以及一些人事資料等組成。將這些資料進(jìn)行整理歸檔，保存起來并加以利用，就是檔案管理。在職業(yè)學(xué)校的檔案管理中也是一樣的。而且隨著我國現(xiàn)代教育制度的逐步完善以及檔案管理工作制度的不斷建立健全，檔案管理在職業(yè)學(xué)校的日常管理過程中也起到了不可代替的作用。它不僅能夠推動學(xué)校內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范學(xué)校日常管理事物，還能提升職業(yè)學(xué)校的管理效率。另外。在職業(yè)學(xué)院教研的過程中，檔案管理工作也成為學(xué)校調(diào)研工作的“指路人”。具體來說，在職業(yè)學(xué)校對學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行形象宣傳時，檔案管理工作能夠促進(jìn)該校科學(xué)研究工作順利進(jìn)行[1]。因此，在新時期下的職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中，應(yīng)立足真實性原則，一方面對學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行有效管理，全面記錄學(xué)生在校的日常學(xué)習(xí)情況，幫助學(xué)校更有效地進(jìn)行檔案管理工作；另一方面應(yīng)在創(chuàng)新2.0的大背景下，職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理負(fù)責(zé)人員都應(yīng)積極推動學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)造性轉(zhuǎn)化、創(chuàng)新性發(fā)展，進(jìn)而為學(xué)校檔案管理工作注入時代發(fā)展新動能，實現(xiàn)學(xué)校檔案與教學(xué)建設(shè)同步管理，杜絕不利于職業(yè)學(xué)校檔案管理的因素，促進(jìn)職業(yè)學(xué)校教育教學(xué)的可持續(xù)發(fā)展[2]。

2 基于新形勢下的職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 由分散管理走向集中管理

根據(jù)相關(guān)調(diào)查表明，職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理部門對于檔案資料的收集往往較為分散，管理都是以結(jié)構(gòu)或部門為一個整個群體。但由于每個計構(gòu)或單位之間存在一定的獨立性，學(xué)校內(nèi)部的檔案管理工作也就成為一項較為復(fù)雜的工作。因此，在新時期下，職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)逐漸改變這種單一化的管理形式，通過采用建立集中的“檔案管理中心”、成立專業(yè)的檔案管理計構(gòu)等方式來提高學(xué)校內(nèi)部檔案管理的工作效率。不僅如此，在檔案管理工作由分散管理走向集中管理的過程中，學(xué)校內(nèi)部檔案管理創(chuàng)新工作也應(yīng)該充分借助指在原有的檔案管理工作模式下得出一些自己獨特的看法與見解，再運(yùn)用類比、對比等手法在同類或異類事物得到深度認(rèn)知，其次再將這些總結(jié)歸納的工作想法融入新時期的職業(yè)學(xué)校檔案管理工作之中，形成獨特特色的檔案管理工作模式。再次，檔案管理工作的創(chuàng)新不僅是考驗檔案管理人員的專業(yè)技能與專業(yè)知識，也是幫助檔案管理人員提高創(chuàng)新思維的重要舉措。由此，在檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，檔案管理者首先應(yīng)跳出自己的舒適圈，學(xué)會利用自身優(yōu)勢借鑒適合學(xué)校實際發(fā)展需要的成功經(jīng)驗和方法，同時也要對其關(guān)聯(lián)行業(yè)的知識進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，并在其學(xué)習(xí)、借鑒中找到合理的工作方法，促進(jìn)職業(yè)院校檔案管理由分散走向集中管理[3]。

2.2 由紙質(zhì)管理走向電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理

實現(xiàn)職業(yè)院校學(xué)案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化不僅能夠更好地適應(yīng)新時期檔案管理制度改革的需要，還能夠滿足當(dāng)代社會對職業(yè)院校檔案管理的多元化需求。傳統(tǒng)的檔案管理工作制度主要是通過手寫記錄來記錄學(xué)校教學(xué)調(diào)研及師生的日常管理等工作。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展成熟，職業(yè)院校檔案的管理手段與記錄方式也在發(fā)生一些改變。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)＋”的21世紀(jì)，職業(yè)院校的檔案管理工作也應(yīng)根據(jù)學(xué)校管理的實際需要，對職業(yè)院校的檔案管理事物進(jìn)行合理創(chuàng)新。同時該學(xué)校的檔案管理人員還可以利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息設(shè)備將學(xué)校相關(guān)檔案的信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈宓染W(wǎng)絡(luò)形式，實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。其次，由于檔案工作是一個較為保密的工作，這就需要檔案管理人員在整理與記錄個人的資料時需要做好相關(guān)的工作，而現(xiàn)代信息技術(shù)的保密性不僅能夠促進(jìn)電子資料的永久保存，對學(xué)校檔案管理的信息的安全性與嚴(yán)密性也有一定的保障[4]。

2.3 提升醫(yī)院基建檔案人員綜合素質(zhì)，推動信息化建設(shè)

檔案管理工作是一項技術(shù)要求強(qiáng)、程序繁瑣的工作。這就需要檔案管理人員必須具備嚴(yán)謹(jǐn)踏實的工作態(tài)度與良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，學(xué)校也應(yīng)定期組織相關(guān)技術(shù)管理培訓(xùn)，不斷提升學(xué)校內(nèi)部檔案管理人員的管理水平，包括法律法規(guī)、財務(wù)管理、內(nèi)部控制等。改變過去的工作觀念，變被動為主動，自覺發(fā)揮主人翁意識，通過采取多元化管理工作形式合理配置資源，提高管理人員的專業(yè)技能，為職業(yè)院校檔案管理建設(shè)培養(yǎng)一支高素質(zhì)隊伍。鑒于此，我國各個地區(qū)的職業(yè)院校在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新時可以在充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上應(yīng)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，通過開展定期培訓(xùn)等形式豐富現(xiàn)代化職業(yè)院校檔案管理內(nèi)容與工作形式，進(jìn)而促進(jìn)我國各個地區(qū)的職業(yè)院校檔案管理工作的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。其次，在現(xiàn)代化的信息社會中形成科學(xué)的檔案管理方式與手段，創(chuàng)新人事檔案管理的方法與形式也是促進(jìn)我國各個地區(qū)職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新的重要途徑[5]。

3 結(jié)束語

職業(yè)院校在教育教學(xué)進(jìn)程中，潛藏著諸多教育風(fēng)險。面對無所不在的教育風(fēng)險，職業(yè)院校的檔案管理工作影響著學(xué)校的教育教學(xué)活動能否平穩(wěn)進(jìn)行，教育事業(yè)能否長遠(yuǎn)健康發(fā)展。檔案管理工作作為職業(yè)院校管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，對學(xué)校的教學(xué)調(diào)研活動活合規(guī)開展具有重要的監(jiān)督和指導(dǎo)意義。因此，當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)管理的學(xué)校部門應(yīng)高度重視檔案管理工作對學(xué)校教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性，通過建立健全相關(guān)管理工作制度、由分散走向集中管理、由紙質(zhì)管理走向電子化、網(wǎng)絡(luò)化等創(chuàng)新手段以及加強(qiáng)檔案管理部門的相互溝通來充分發(fā)揮學(xué)校檔案檔案管理職能，提升檔案管理質(zhì)量，推動職業(yè)院校檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。