關于人事檔案數字化管理方向的探討

王 則

（扎賚特旗人力資源和社會保障局干部人事檔案管理中心，內蒙古 興安盟扎賚特旗 137600）

人事檔案中所具有的內容十分廣，不但有個人的經歷，并且也是組織對于個人展開的全方位評估和參考。當前，中國人事檔案信息管理有些落后，應該對于一些影響人事檔案管理效果的原因進行歸納，而且要積極研究和討論人事檔案數字化管理以及建設方面的問題，提高人事檔案管理的效率。

1 人事檔案管理的狀況

1）人事檔案的真實性得不到保證。人事檔案的核心就是它的真實性，若是不能確保原件的真實，就會失去其本身存在的意義。人事檔案管理過程中，弄虛作假的狀況經常發生[1]。如果有的人為了滿足個人的欲望，運用各種關系找到人事檔案管理人員改動姓名、年齡等有關項目來做到晉升、退休、調動、參軍等目的；有些人為了晉升到較高的領導職務，運用多種方式制造出一個假的履歷、學歷以及入黨資料等，也有一些貪污人員經過偽造檔案資料進行打擊報復，為職工帶來很大的身心傷害，這幾個情況會讓人事檔案失去其真實性、嚴肅性以及準確性[2]。

2）人事檔案資料收集不全。人事檔案資料大多數有形成時間長、有很多種類、多種形式、延續性等特征，若是不能夠將人事檔案及時歸檔，就會讓檔案的內容殘缺甚至丟失[3]。若是有人在寫自身的經歷、年度考核等有關表格的時候會敷衍，導致履歷表、工資、職稱、年度考核、表彰、處罰等資料不能收集完全，就需要人事檔案管理人員有很強的責任感，一個人由開始工作到退休都要在年齡不斷升高的情況下進行及時的跟蹤和收集，及時歸檔，確保歸檔資料可以真正的展現每個人在不同的時間段內的政治表現、工作情況，成績貢獻、技能專長等幾個層面的狀況。

2 人事檔案數字化管理的優勢和作用

1）保護檔案資料，剪短查找時間。運用計算機中的掃描功能讓人事檔案資料實現數字化管理，制定出數字形式的副本，使人事檔案不去受孤本的局限性，增加檔案的應用范圍，更好的延伸檔案的使用時間[4]。完成檔案數字化管理以后，能夠快速經過查閱有關字段，找到需要的檔案資料，減短查詢檔案的時間，為完成檔案信息資源分享奠定良好的基礎。

2）異地備份存儲，避免檔案改動的情況。人事檔案數字化管理的優勢是讓管理更加便捷，不足是對于信息的真實性有很大的影響[5]。由于以前的動手操作改動檔案會有比較明顯的改過痕跡，比較容易認出來。而在信息化管理氛圍中，人事檔案的管理修改以及重新編輯都不容易留下痕跡，進一步導致人事檔案數字化管理在真實性層面不能夠獲得有效保證。為了確保人事檔案的真實性，單位可以把人事檔案數字化以后要準備好幾份文件備份，分別將其以上的主管部門、區委組織部和檔案館異地保存，為隨時發現問題提供有效的依據，這不但提升了工作效率，而且改變了目前情況下人事檔案管理的不足。

3）人事檔案管理趨向信息化，更加方便和快捷。人事檔案管理實施信息化管理是十分有意義的，能夠更好的造福子孫后代。基本數據可以全部錄入，能夠實現幾次重復運用，主要是人事檔案信息化管理能夠在檔案管理內部展開數據分享，讓運用檔案變得更加方便和快捷。

4）管理人員要選擇合適的人才。現今社會已經逐漸進入互聯網信息時代，雇傭單位能夠直接登入互聯網找到應聘人員的個人信息，對于所需要的人才給出明確判斷以及選擇，在職工任職時間內，雇傭單位能夠運用互聯網把職工的表現傳到人才管理中心，逐漸完善有更新應聘職工的個人信息，增強對于要聘用人員的社會監督以及管理。

3 人事檔案數字化管理的策略

1）構建完善的數據庫。為了讓人事檔案實現數字化管理與建設，應該有一個數據庫作為載體，存下人事檔案數據，不僅可以為信息數據的存入以及儲存給出很好的硬件設施，而且還可以防止數據存在丟失的情況。在具體情況下，單位能夠運用下面幾種方式構建完善的數據庫：其一，每個單位的人事檔案的構建應該按照單位的具體規模去制定，在計算機技術的支持下，把人事檔案隨時存入到體系之中，而且逐漸完善每個部分的功能，比如：存儲、查找、同步、備份等功能；其二，逐漸完成人事檔案信息的數字化，單位人事檔案管理部門需要派出專門人員嚴肅審核紙質版檔案數據，而且對檔案數據進行綜合編輯，把其通過簡單的方式存入到數據庫中。在這個過程中，應該安排專門人員將紙質版資料與電子版做比較，防止有關數據信息存在錯誤以及遺漏的情況，確保數據的準確性。其三，構建數據庫應該分成兩個層面，分別是前臺和后臺操作系統。前臺操作系統的主要功能是可以隨時對計算機中的人事檔案資料進行查閱、整合等，主要有簡單、迅速等特征，提升人事檔案數字化管理的效率。后臺操作系統的主要功能是可以便于管理人員改動以及完善人事檔案，確保數據的合理以及完善。

2）增強信息的安全性。為了提升人事檔案數字化的管理效率，應該運用恰當的形式增強信息的安全管理，確保數據信息的安全性。其一，檔案管理部門需要更好的注重數字化管理以及建設，把人事檔案的管理逐漸朝著多元化和服務化的分析改變。其二，增強管理系統和數據庫的安全管理。即使比擁堵有可能侵入電腦，但要是管理人員不去任意下載沒有關系的軟件，不輕易打開陌生的網頁，重視平時的殺毒以及管理，就能夠在很大限度上防止病毒的入侵，確保人事檔案有關信息數據的安全性。在條件可以的狀況下，能夠增強網絡的安全管理，讓黑客侵入的概率逐漸變低。其三，完成數據信息的分享。單位中的人事檔案 信息不應該對外公開，所以，在公司中，人事檔案信息數據能夠和一些部門分享，不僅可以提高信息管理的效率，而且還可以增強每個部門之間的溝通，讓單位信息得到全方位管理。

3）系統的設置和維護。有系統更新改變得到速度和計算機病毒的影響，如果單位沒有按照時間及時的維護具體設備和系統，就很容易造成數據丟失的情況，也會導致計算機系統崩潰情況的出現。為了確保信息的真實性，應該按照規定時間對系統升級、硬件設備等幾個層面進行系統的維護。其一，選擇恰當的操作系統以及軟件。把人事檔案信息數據存入到系統中，防止不符合實際的系統以及軟件影響管理的效率。其二，單位人事檔案有關的管理部門需要派出專門的管理人員全方位檢查計算機系統、有關管理軟件和計算機硬件，還有環境層面、軟硬件質量層面、計算機具體運行狀況等。

4 結束語

總而言之，在信息技術迅速發展，在每個領域內都有其身影，人事檔案管理還需要作出一定的改革，改變以前的管理理念以及方式，根據計算機技術對于檔案展開全方位的管理與運用，提升人事檔案管理的效率以及運用價值，在確保檔案資料的安全以及完整的同時，為單位未來的發展打下堅實的基礎。