電子檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)與有效利用

穆翠娥

（山西農(nóng)業(yè)大學(xué)，山西 晉中 030801）

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案開(kāi)始由紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這一過(guò)程中，人們逐漸意識(shí)到檔案的價(jià)值，但如何實(shí)現(xiàn)電子檔案的價(jià)值？如何有效利用電子檔案？成為亟需解決的問(wèn)題。

1 檔案價(jià)值

形成電子檔案價(jià)值的因素主要來(lái)源于三方面：1）電子檔案的使用者，包括個(gè)人、利用檔案信息的學(xué)者、企業(yè)等，檔案管理者也是非常重要的方面，既是個(gè)人信息的挖掘者，也是幫助他人使用檔案信息的引導(dǎo)者；2）檔案信息的載體、類型，如，紙質(zhì)檔案、電子檔案，個(gè)人檔案、班級(jí)檔案；3）檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)需要一定媒介，如，高校平臺(tái)、信息系統(tǒng)等。

劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，電子檔案價(jià)值的實(shí)際內(nèi)容也是不同的，但主要分為四個(gè)方面，即，文化、歷史、管理和育人價(jià)值。而在實(shí)現(xiàn)電子檔案價(jià)值的過(guò)程中，是需要條件支持的，一方面，在實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值前，需要是對(duì)各類信息進(jìn)行篩選、分析、整理，幫助其他人快速得到有用信息同時(shí)，檔案的利用需求也是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件，如果沒(méi)有需求，那么這些信息便是沒(méi)有任何價(jià)值的，另一方面，檔案需要規(guī)范的處理和保存，國(guó)家出臺(tái)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理、利用創(chuàng)造了條件，各高校、各單位對(duì)于電子檔案的保存是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的必要條件，特別是實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理后，信息得到了快速傳播，為人們獲取檔案信息奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值有利于社會(huì)的進(jìn)步，它所蘊(yùn)含的社會(huì)人文價(jià)值對(duì)于國(guó)家民族的發(fā)展有著非常重要的作用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值可以對(duì)高校管理水平進(jìn)行檢驗(yàn)，幫助它們發(fā)現(xiàn)并解決各類問(wèn)題，有利于提高管理水平，檔案所提供的信息為高校營(yíng)造良好的學(xué)術(shù)氛圍，幫助學(xué)校樹(shù)立良好的社會(huì)形象，同時(shí)，檔案是個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程的見(jiàn)證，有助于其他人在短時(shí)間內(nèi)了解個(gè)人信息，有利于個(gè)人發(fā)展。

2 電子檔案使用現(xiàn)狀

高校管理層沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性與必要性，重視程度低，缺少政策、資金支持。雖然大部分地區(qū)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化，但是部分學(xué)校、企業(yè)依舊采用原有的檔案管理模式，檔案管理人員思維僵化。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理應(yīng)用是完全不同的，對(duì)于從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)要求比較高，而現(xiàn)實(shí)情況中，檔案管理人員專業(yè)技能不熟練、理論知識(shí)不扎實(shí)，無(wú)法有效利用檔案信息系統(tǒng)，不利于工作效率的提升，信息利用率較低。學(xué)校對(duì)于電子檔案的重視程度不夠，從業(yè)人員從其他部門(mén)抽調(diào)，缺少專業(yè)知識(shí)，不組織各類培訓(xùn)活動(dòng)，專業(yè)知識(shí)無(wú)法及時(shí)更新，且檔案管理人員的工作量較大，學(xué)習(xí)積極性較差，整體的專業(yè)素質(zhì)落后，另一方面，電子檔案的管理需要基礎(chǔ)設(shè)施的支持，除了專業(yè)機(jī)房、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)施，還需要各類電腦軟件，建立專門(mén)的檔案信息管理系統(tǒng)，由于缺少政策、資金支持，這些條件無(wú)法達(dá)到，不利于后續(xù)工作的開(kāi)展。

值得注意的是，科技飛速發(fā)展下，各類軟件的更新非常迅速，如果系統(tǒng)得不到更新，很容易出現(xiàn)各類漏洞，如，刪減、修改信息，甚至可能出現(xiàn)檔案遺失。檔案對(duì)于個(gè)人發(fā)展是非常重要的，如果檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏，將會(huì)造成不可估量的損失，在實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的過(guò)程中，需要注重檔案信息的保護(hù)。

3 電子檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)由有效利用的具體措施

3.1 明確目標(biāo)建立健全電子檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的體系

在實(shí)現(xiàn)電子檔案價(jià)值的過(guò)程中，首先要明確目標(biāo)，為后續(xù)工作確定基調(diào)。決策層需要轉(zhuǎn)變觀念，明確實(shí)現(xiàn)電子檔案價(jià)值的重要性與必要性，根據(jù)實(shí)際情況，建立健全相關(guān)規(guī)章制度。

這一過(guò)程中，需要給予政策、資金支持，并建立專門(mén)機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)電子檔案規(guī)范化管理，為實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值創(chuàng)造條件。還需要建立健全考核評(píng)價(jià)機(jī)制，借助這一制度實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的快速提升，在確定工作目標(biāo)后進(jìn)行分解，幫助從業(yè)人員了解工作內(nèi)容和范圍，明確每一階段的負(fù)責(zé)人，建立終身負(fù)責(zé)制，出現(xiàn)問(wèn)題后追求相關(guān)責(zé)任人，通過(guò)適當(dāng)?shù)膲毫ぐl(fā)工作積極性，可以有效減少檔案錯(cuò)誤、遺漏等。根據(jù)實(shí)際需求制定考核目標(biāo)，定期或不定期開(kāi)展考核評(píng)價(jià)工作，了解各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并進(jìn)行打分，讓決策層能及時(shí)了解檔案管理的實(shí)際情況，靈活調(diào)整各項(xiàng)目標(biāo)，也讓檔案管理人員了解個(gè)人真實(shí)水平，幫助他們發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，進(jìn)一步提升管理水平，為實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值創(chuàng)造條件。

3.2 建立健全檔案信息平臺(tái)

在實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的過(guò)程中，需要建立一個(gè)專業(yè)平臺(tái)，讓人們更便捷地獲得所需信息。學(xué)校需要給予資金支持，建立現(xiàn)代化機(jī)房，并購(gòu)進(jìn)電腦、打字機(jī)等硬件設(shè)施，同時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況，研發(fā)或購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的軟件和信息系統(tǒng)，加快各類檔案數(shù)字化進(jìn)程，建設(shè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，幫助人們獲得更全面的信息。在此基礎(chǔ)上，建立健全檔案信息平臺(tái)，檔案信息利用者可以隨時(shí)隨地進(jìn)行信息檢索，對(duì)于不正確的數(shù)據(jù)可以向后臺(tái)反饋，提高數(shù)據(jù)真實(shí)性，可以提出建設(shè)性意見(jiàn)或建議，進(jìn)一步提高信息平臺(tái)的服務(wù)功能。值得注意的是，信息化技術(shù)有利于實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，但它自身也存在著問(wèn)題，如果數(shù)據(jù)被入侵或者遭遇其他風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的遺失，這種損失是無(wú)法估量的，因此，需要定期排查安全故障，針對(duì)各類問(wèn)題提前作出預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力，對(duì)于重要數(shù)據(jù)可以進(jìn)行紙質(zhì)化備份，并注意信息系統(tǒng)的維護(hù)更新。

3.3 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)在電子檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)和有效利用的過(guò)程中有著非常重要的作用，因此，需要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。加大招聘力度并提升福利待遇，增加對(duì)專業(yè)人才的吸引力，也可以與其他學(xué)校進(jìn)行溝通合作，加強(qiáng)人才培養(yǎng)的針對(duì)性；對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員，定期或不定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，或者邀請(qǐng)專家學(xué)者講座，幫助員工轉(zhuǎn)變檔案管理理念，并學(xué)習(xí)先進(jìn)的技能，培訓(xùn)完成后進(jìn)行考核，對(duì)于達(dá)標(biāo)的員工給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，樹(shù)立典型，形成良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍，激發(fā)學(xué)習(xí)積極性；制定針對(duì)性培訓(xùn)計(jì)劃，每一個(gè)新員工都有專人指導(dǎo)，幫助他們快速熟悉工作流程，掌握必要的工作技能，讓他們更快融入新環(huán)境；加強(qiáng)與其他學(xué)校、社會(huì)公益組織的交流，或開(kāi)展工作競(jìng)賽，積累檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的檔案管理思路，在提升整體的專業(yè)素質(zhì)的過(guò)程中增加員工的歸屬感和集體榮譽(yù)感。

3.4 設(shè)置電子檔案使用權(quán)限

在電子檔案的使用過(guò)程中，可以根據(jù)不同的需求進(jìn)行分類處理，便于查閱，同時(shí)，不同的電子檔案設(shè)置不同的瀏覽權(quán)限，保護(hù)信息安全。人員類別不同，所能瀏覽的信息也不同，如果不符合系統(tǒng)要求，則無(wú)法瀏覽檔案信息。對(duì)于重要信息，可進(jìn)行加密處理，并不定期修改，信息的傳輸、下載需要相應(yīng)權(quán)限，進(jìn)一步提高檔案信息的安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

本文研究了電子檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)與有效利用，簡(jiǎn)單闡述了檔案價(jià)值的相關(guān)概念和電子檔案使用現(xiàn)狀，從明確目標(biāo)，建立健全電子檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的體系、建立健全檔案信息平臺(tái)、加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)和設(shè)置電子檔案使用權(quán)限四方面提出了具體的施行措施，為實(shí)現(xiàn)電子檔案的價(jià)值、提升信息利用率作出理論貢獻(xiàn)。