事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化分析

徐曉瑩

（德州市農業科學研究院，山東 德州 253000）

在互聯網時代背景下，網絡和計算機技術發展迅速，數字化與網絡化已經成為事業單位人事檔案信息管理的主要發展趨勢。提升數字化與網絡化水平，有助于提升人事檔案信息管理的水平和質量，而且有助于事業單位的健康發展。對于事業單位而言，人才是影響其競爭力的核心因素，促進人事檔案信息管理水平的提升，有助于提升事業單位的核心競爭力，保障事業單位的可持續發展。

1 事業單位人事檔案信息管理數字化與網絡化的重要性和優勢

1.1 重要性分析

數字化與網絡化有助于提升事業單位人事檔案信息管理的質量和效率，數字化與網絡化需要應用到計算機和網絡技術，能夠代替人工進行管理，提升管理的智能化與自動化水平。這既能降低人力的消耗，也能避免人為失誤，進而提升管理質量。與此同時，在人事檔案信息管理過程中，管理人員只需對個人檔案信息賬號進行檢索便可以 快速調取所需的相關個人檔案資料，因此有助于提升管理效率。隨著事業單位的發展，人事檔案信息量也在不斷增加，進而導致管理人員的工作量也會隨之不斷提升，帶給管理人員更大的工作壓力。在較大的壓力下，管理工作的質量和效率都會受到影響。而數字化與網絡化的實現，可以有效緩解管理人員的工作壓力，促進人事檔案管理的質量和效率的提升。

1.2 優勢分析

事業單位認識檔案信息管理的數字化與網絡化，需要構建完善的管理制度，為數字化與網絡化的落實提供保障。要明確管理責任，加強基礎設施建設，配置高性能的計算機，營造良好的網絡環境，為數字化與網絡化建設奠定基礎。通過數字化與網絡化建設，可以有效提升檔案信息的利用率。傳統的答案管理，人事檔案多為紙質檔案，紙質檔案管理不僅難度大，而且還會占用大量的空間，同時，檔案的查詢與利用也十分繁瑣，一旦檔案出現損毀或者丟失等情況，則會導致信息丟失，給事業單位帶來損失。而采用數字化與網絡化管理方式，則可以將傳統的紙質檔案轉化為數字檔案，檔案信息的儲存不受空間的限制，如果檔案信息發生變化，則管理人員可以直接通過數字化檔案管理系統直接對檔案信息進行更改。與此同時，檔案信息的查詢也十分便捷，管理人員只需要輸入關鍵字便可以直接調取相關資料，進而極大的提升了檔案信息的利用率。除此之外，數字化與網絡化的管理，還可以在很大程度上降低管理成本。傳統的人事檔案管理，紙質檔案成本以及人力成本耗費加高。而數字化與網絡化的管理模式，則可以節省大量的成本，無論是檔案自身成本還是人力成本都能得到有效的降低。

2 事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化措施

2.1 建立數字化與網絡化系統

構建數字化與網絡化系統，首先要結合事業單位自身發展的實際，建立人事檔案信息管理數據庫，同時對檔案信息進行分類，這樣才能促進檔案信息管理效率的提升，為人事檔案信息的查新和利用提供便利條件。為了避免數據丟失給事業單位造成損失，應做好數據備份。應用數字化與網絡化系統，同時還要注重提升系統的防御能力，避免系統遭受病毒或者網絡黑客的侵襲。確保事業單位人事檔案資料的安全性。

2.2 樹立正確的觀念

構建靈活的管理方案，同時明確人事檔案管理工作的目標和流程，構建現代化的管理機制。與此同時，還要不斷加強宣傳力度，引導事業單位人員認識到數字化與網絡化的重要性，為人事檔案信息管理數字化與網絡化建設奠定基礎。加強對現代化管理技術的應用，注重檔案的收集整理與鑒定，制定統計管理方案。在檔案信息管理過程中，創建多元化的管理機制，明確相關部門與人員的職責，重點落實管理人員的工作職責，結合工作職責建立崗位責任制度，同時配合與之相關的獎懲制度，提升管理人員的責任意識。除此之外，還要加強人事檔案信息管理保密性建設，保障檔案信息的安全性。

2.3 加大培訓力度

加強對檔案信息管理人員的培訓，提升檔案管理人員的專業能力與技術水平，這是提升事業單位人事檔案信息管理質量和效率的重要基礎。首先要加強數字化與網絡化技術培訓，合理制定培訓內容與培訓方案。管理人員要認識到數字化與網絡化的重要作用，積極主動參與培訓，自身也要加強學習，掌握人事檔案信息管理所需的數字化與網絡化技術，更好的為事業單位人事檔案信息管理服務。其次，在培訓過程中，應做到理論聯系實際。要為管理人員提供良好的實踐操作環境，只有做到理論與實踐相結合，才能幫助管理人員更好的掌握應用技能與應用要點，促進管理人員業務水平的提升。可以邀請相關專業進行培訓，講解相關的數字化與網絡化技術。最后，管理人員不僅要掌握電子管理技術，同時還要注重提升自身的手工工作能力，將手工工作與電子管理技術相結合，提升人事檔案信息管理水平。這樣才能充分發揮出人力資源的重要作用，更好的為事業單位的發展服務。

2.4 健全數字化檔案管理相關配置

人事檔案信息數字化與網絡化管理，需要具備完善的信息設備，不僅包括相關的硬件設備和軟件設備，而且還要營造完善的區域網絡。健全相關配置，需要耗費大量的資金，在資金充足的情況下，事業單位可以一次性完善相關配置。如果資金相對比較緊張，則可以采用分階段建設的方法，逐步完善數字化檔案管理相關設備。除了硬件設施之外，事業單位還要結合自身的發展需求以及人事檔案信息管理的實際情況等，構建完善的數據庫管理系統與完善的操作系統。只有健全相關配置，才能充分發揮出數字化與網絡化的作用，促進人事檔案信息管理成效的提升。

2.5 加強數據庫的安全防范

在事業單位人事檔案信息管理過程中，安全問題始終都是首要問題，在數字化與網絡化管理模式下，同樣需要高度重視安全問題。因此，事業單位應構建完善的安全防控機制。首先要建立安全防控管理制度，規范檔案信息管理方式，提升管理人員的責任意識，為檔案信息管理提供有力的保障。安全防控管理制度要對管理人員的工作作出明確要求，例如要求管理人員要加強人事檔案信息的備份，建立檔案信息恢復機制等。其次，要加強對管理人員的培訓，幫助其提升安全防范意識與安全防范技能。最后，管理人員要認識到互聯網中對檔案信息管理工作造成的潛在威脅，在日常的工作過程中注重加強防范，在加強防護的同時，有條件的情況下還可以同時進行紙質檔案儲存 管理。

3 結束語

事業單位人事檔案信息管理數字化與網絡化具有十分重要的意義，有助于提升人事檔案信息管理的質量和效率，是提升事業單位競爭力以及保障事業單位可持續發展的關鍵性措施。因此事業單位應加強數字化與網絡化建設，為人事檔案信息管理提供更加有力的支持。