淺析檔案標準化建設的重大意義

劉立娟

（遼寧省地質勘探礦業集團有限責任公司，遼寧 沈陽 110032）

筆者曾多次參與檔案標準化建設的設計方案和實際操作工作，在這個過程中深深地感受檔案標準化建設的意義重大，只有將企事業單位的檔案工作全部按照標準化進行建設，那么我們的檔案才能得到真正的保護和利用。下文將對檔案標準化建設現狀和重大意義進行探究，能引起企事業單位對檔案標準化建設工作的高度重視，進而能推進此項工作的開展。

1 檔案標準化建設現狀

當前我國檔案標準化、規范化建設具體落實到具體的企事業單位中參差不齊，有的單位已經進行檔案標準化建設，經過標準化建設后，檔案室煥然一新，檔案從業人員經過這個過程的洗禮，專業水平有了大幅度的提高，有的單位被推選為標準化建設標兵，為今后的檔案工作打下了堅實的基礎；有的單位還沒有意識到檔案標準化建設的重要性，還延續傳統的模式，檔案工作水平落后。

1.1 檔案管理體系不健全

部分企事業單位還未形成檔案歸檔、管理、借閱等一套與時俱進、能夠充分引領檔案創新發展的體系，使得檔案工作人員出現操作不規范。同時一些單位存在的輕檔案管理、重經濟效益思想，導致在檔案管理投入上嚴重不足，資源配置明顯制約受阻，工作人員責任意識不強，使得檔案管理工作標準化進程受到延緩。

1.2 檔案從業人員業務水平不高

一些企事業單位很少招錄專門的檔案管理人員，檔案管理部門的工作由綜合部門兼著，存在一人多職現象，這樣專業知識不精進，因從事其他的工作分散精力，很難專心研究檔案工作，從而導致業務水平不高，業務水平不高從某種程度上直接影響了檔案標準化進程的推進。

1.3 檔案管理措施落后

隨著網絡化、信息化的快速發展，推動檔案管理逐漸地進行數字化，但是部分企事業單位未意識到這點，檔案管理信息化水平嚴重滯后，主要依靠的還是紙制、手工登記方式，使得檔案完整性、準確性難得到有效管控，對于提高檔案利用及檔案管理工作效率深受影響，沒有形成檔案與信息技術的良性融合發展關系。

1.4 檔案主管部門對檔案標準化要求程度有待提高

部分省的企事業單位檔案標準化建設相對很到位，從某種程度講是這些省份有要求，要求各企事業單位要將檔案標準化建設納入單位的重要工作日程，并對最終的建設成果進行驗收。

2 檔案標準化建設重大意義

檔案標準化建設對于企事業單位的意義是非常重大的，主要體現在以下幾個方面：一是在標準化建設和驗收的過程中，企事業單位的領導充分的認識到檔案工作對于一個單位的重要性，提升了領導重視程度的同時，各個部門也更加注重檔案的歸檔工作，由以前的被動歸檔變成了主動按標準歸檔，使有價值的資料得到了保存，檔案從業人員在單位得到了應有的尊重和認可，從而工作的積極性和主動性得到提高。二是在標準化建設工作中，檔案室的軟硬件設施按標準全部配備齊全，使檔案得到了應有的保存保護。三是以前積壓的檔案按要求重新得到整理，傳承單位歷史的紐帶得到重新的延續，在按標準整理的過程中，積壓在一起的歷史檔案，得到了重新的按類別和年限歸檔，具有價值的歷史資料得到了重新的保護，也便于今后的查閱。四是在標準化建設的過程中，也將沒有價值的資料按程序得到銷毀，這樣節省了保管空間，使真正有價值的資料更好的被保管和利用。五是配套的數字化建設的完成，使檔案人員不用進檔案室就可以在電腦上快速的檢索到要借用的資料，對于總是需要查詢檔案的單位大大提高了效率。六是使新邁入這個行業的檔案新人有了標準可尋，特別是在標準化建設中形成的制度和程序，能更好地提高檔案利用的效率和質量。

3 急需推進檔案標準化建設

從長遠發展考慮，企事業單位應該主動的將檔案標準化建設提上重要的日程。一是在人財物上向檔案部門傾斜，保證檔案標準化建設所需，如果本單位沒有能力切實完成此項工作的人員，有必要外請檔案標準化建設方面的權威專家進行全程幫助設計和指導，以確保合規，真正達到標準化的目的。二是檔案標準化建設是一個成體系成系統的工作，需要一段時間進行，所以對于檔案標準化從整體到具體細節要有詳細的設計規劃，在具體規劃下開展工作。三是檔案標準化建設完后，只是一個暫時的節點，后期的推行和保持是至關重要的，所以要持續的推進檔案標準化進程，并按照國家的標準進行與時俱進的調整和完善。

4 總結

推進檔案標準化建設是檔案建設發展的大勢所趨，檔案標準化建設對每一個企事業單位發展都至關重要，檔案管理工作看似簡單實則不易，要在新形勢下切實做好檔案標準化建設，需要從檔案管理工作的規章制度、新技術手段、工作人員素質水平上下功夫，以早日實現檔案標準化。