城建檔案收集工作中的問題和解決辦法研究

朱 光

（宜昌市夷陵區城建檔案館，湖北 宜昌 443100）

依據國家相關法律法規要求，各建筑單位應及時對建筑工程項目中已經成形的文件資料進行收集、整理和歸檔，以便使之形成完整的檔案資料，進而為后續工程建設提供可靠的參考依據。但是一些建筑單位由于自身缺少檔案管理意識，過分注重工程建設質量，并未及時對相應的工程資料信息進行整理，再加上缺少相應管理機制的保障，使得城建檔案收集過程中出現很多問題。

1 檔案收集問題分析

1.1 建設單位對城建檔案的重要性缺乏正確的認識

現如今，針對城建檔案收集工作，盡管國家制定了一系列相關的法律法規，但是在具體執行過程中，所取得的效果卻并不明顯，究其原因，主要是因為一些建筑單位對于項目工程資料檔案轉化重要性缺少正確的認知所致，在收集和整理工程項目文件資料時，常常會為了注重工程質量、效益等問題，而忽視項目文件資料收集的完整性和真實性，不僅未建立一套規范的管理機制來對相應的工程檔案資料進行管理，而且單位各部門之間也缺少良好的協作關系，這樣就會給城建檔案收集工作造成很大阻礙，使其無法保障最終的檔案收集質量。

1.2 城建檔案收集方式比較單一

城建檔案收集工作即對工程項目中已經成形的文件資料進行整理和收集，但是傳統檔案收集工作都是按照檔案保證金制度來進行的，在一定程度上就會降低建筑單位的檔案收集意識，使其常常因為降低工程成本而無法對檔案收集工作的重要性給予正確的認知，尤其在竣工檔案備案制度頒布實施初期，大部門建筑單位都存在未能及時向城建檔案部門提供相應的工程資料的情況。由此可見，我國城建檔案收集工作始終都處于被動的狀態。基于這種被動性，使得很多城建檔案資料在收集過程中都存在資料不齊全、真實性不足等問題。此外，隨著建筑工程項目的不斷增多，一些城建檔案管理部門在長期的檔案管理中也存在著服務指導不夠深入、不到位的現象，其對于建筑工程項目資料的收集多數情況下都處于被動狀態，沒有積極地與建筑單位進行溝通，這樣就會在很大程度上給城建檔案的收集工作造成阻礙和困擾[1]。

1.3 城建檔案管理人員專業水平不足

在當前建筑單位中，大多工程檔案資料管理人員都是非專業人員，由于這些人員在城建檔案的建立、整理等方面的能力與專業管理人員之間存在很大差距，因此對于工程檔案的管理要求以及相應的規范標準的掌握也是無法做到全面保證，再加上一些城建檔案管理部門對于建筑單位檔案歸檔工作缺乏主動性，這樣就會給城建檔案收集工作的順利開展造成很大的困擾，使其在檔案收集過程中，經常出現遺漏、失真、零散、遺漏、丟失等現象。

2 強化城建檔案收集工作質量的有效措施

2.1 對城建檔案的建立加大宣傳力度

為了進一步提升城建檔案收集工作效率，提高各建筑單位和城建檔案管理單位對工程資料檔案轉化的重視度，首要任務就是要對城建檔案建立的重要性加大宣傳力度，增強全社會的城建檔案意識，使其對城建檔案工作給予高度的重視，這樣才能為城建檔案工作的順利開展打下良好的基礎。

2.2 提高建設行政等職能部門對工程檔案收集整理的重視度

城建檔案管理單位在對建筑工程資料文件進行檔案轉化時，應按照國家相應的規范標準要求，聯合質量監督部門，共同對工程資料文件進行備案。與此同時，建設單位行政主管部門在對工程項目進行驗收時，必須出示相應的檔案合格證以及檔案預驗合格證。與此同時，還要邀請當地審批管理部門進行把關，并加強與其他職能部門的溝通和交流，尤其是城建規劃部門以及建委等部門，進而形成聯動的檔案收集管理機制，這樣才能確保城建檔案收集的規范性與合理、合法性，從而為其檔案收集質量的有效提升提供可靠的保障。

2.3 加強城建檔案收集方式的不斷創新

為了進一步加強各建筑單位對工程檔案收集、整理的重視度，使其能夠對城建檔案的歸檔要求及法律法規要求等做到全面掌握，相關城建檔案管理單位就要不斷提升自身的檔案收集意識，采取請進來、走出去等工作方式，定期對工程建設單位檔案管理工作進行有效指導，并在每次指導結束后，及時根據建設單位針對工作指導情況的反饋信息，來完善自身檔案收集工作中存在的缺陷和不足，從而制定出更加科學合理的業務指導方案，這樣才能在提升建設單位檔案管理質量的同時，為城建檔案收集工作的健康有序開展提供可靠的參考依據。另外，各城建檔案管理單位還要定期組織建設單位、施工單位和監理單位等開展業務指導培訓學習工作，以便讓相關工作人員可以對城建檔案的編制、收集、報送等環節要求以及相關法律法規等做到全面掌握和了解，這樣才能進一步提升建設檔案資料管理質量，從而為保證城建檔案收集的完整性和真實性等打下良好的基礎。此外，各城建檔案管理單位還要結合建設單位檔案管理情況，制定出一系列針對性的服務措施，例如，針對工程檔案審核期限較長的問題，城建檔案管理單位一方面要加快工程檔案審核速度，盡量在十個工作日內給出具體的檔案審核意見。另一方面還要在自身的官方網站中設置專門的效能建設欄目，以便可以及時將本單位所實施的效能檔案管理方案和措施等向公眾進行公布，從而全面接受社會各界的監督，最大化保障城建檔案資料的真實性和完整性[2]。

2.4 完善城建檔案收集管理制度

隨著城建檔案管理工作的不斷加強，相關的檔案管理制度也開始相繼頒布實施。基于此，為了進一步提高城建檔案收集工作效率和質量，相關檔案管理部門就要對這些法律法規要求進行全面了解，并在此基礎上對現有的城建檔案收集管理制度進行相應的補充和完善，以便可以按照該制度對建設工程檔案管理工作進行有效的跟蹤與指導，尤其是在對城市建設系統各專業管理部門檔案信息的接收工作，應加大監督指導力度，確保其檔案接收的及時性和全面性，這樣才能為城建檔案的建立創造良好的條件。除此之外，針對一些建設單位存在的延期移交或檔案遺失、偽造等問題，相關城建檔案管理部門不僅要對其進行宣傳解釋工作，提出口頭和書面的整改意見，而且還要及時將具體情況反映給當地建設行政主管部門，并依據相應的法律法規要求，對那些拒不移交檔案的建設單位進行嚴格依法辦事，真正做到有法必依，違法必究，這樣才能充分體現出城建檔案工作的規范化和法治化，進而為城建檔案事業的更向前發展奠定扎實的基礎。

3 結語

綜上所述，城建檔案收集工作的順利開展，不僅為城建檔案工作的有效實施打下了良好的基礎，而且還在很大程度上規范了建設工程檔案管理工作，提高了工程資料信息的利用率和應用價值。因此，各城建檔案管理單位和各建筑單位必須對城建檔案收集的重要性給予相應的認知，不僅要完善相關法律法規以及檔案收集管理制度，而且還要不斷創新城建檔案收集方式，提高檔案收集工作的積極性和主動性，這樣才能增強建設單位對城建檔案管理部門的信任和理解，從而能夠在規定時間內完整地進行工程檔案移交工作，為城建檔案的順利收集提供可靠的保障。