新醫改背景下醫院檔案管理策略思考

華佳蕓

（上海中醫藥大學附屬龍華醫院，上海 200032）

在醫院的日常管理工作中，檔案管理具有較高的基礎性與核心性。醫院檔案中會包含醫院發展運營的所有信息，同時也會涉及各部門各職位工作人員所形成的工作記錄，工作數據?？梢哉f，檔案資料會決定醫院的發展，是醫院前行的命脈?，F階段，在醫院檔案管理中還存在較多的問題，對醫院發展造成了一定的消極影響，所以需要得到工作人員的重點關注。

1 現階段醫院檔案管理中存在的問題

首先，醫院檔案管理制度存在缺陷。現階段，很多醫院在實施檔案管理工作時，所選擇的主要方式都是手工歸檔。這一方式不僅會導致工作人員產生較大的工作壓力，同時也會影響到整體的工作效率。并且由于人為因素的影響，很多檔案甚至會存在書寫錯誤的問題[1]。除此之外，由于醫院檔案管理工作起步較晚，所以很多醫院并沒有意識到該項工作的重要性，所形成的關注度不高，所設定的制度標準也并不完善，導致檔案管理工作的執行力度極差，從而直接影響到整體工作的質量與安全性。

其次，檔案管理人員能力不足。雖然，在當前社會中，很多醫院都能夠遵循新醫改政策的相關要求，對醫院檔案管理工作形成了有效的優化與調整。但是，由于人員自身并不具備較高的工作能力，也沒有積累豐富的工作經驗，所以在實施檔案管理工作時，所采取的方法與原則仍舊比較落后，無法對工作的質量與效率形成保證。在檔案管理工作中，也會展現出較為明顯的規范性問題。例如，流程不規范，制度不規范。很多時候檔案會在幾經轉手的狀態下，出現丟失或缺少的問題。

最后，信息化技術的價值并未得到全面展現?？陀^來說，相較于傳統的手工歸檔，信息化管理所形成的優勢比較明顯。但在現階段的檔案管理工作中，信息技術的建設力度相對較為薄弱。很多醫院雖然會設計完整的網絡系統以及網絡平臺，但卻并不會在其中融入檔案管理模塊。在處理某項醫療問題或者檢查醫療檔案時，也很難及時得到相關信息，嚴重降低了工作效率。

2 新醫改背景下醫院檔案的管理優化策略

2.1 強化檔案管理人員的意識

在醫院發展的過程中，對檔案加以有效管理，是決定醫院發展狀態的重要條件，這一點是毋庸置疑的。在新醫改背景下，醫院的工作模式與工作體系都出現了較大程度的變化。對于處于這一體系中的醫院檔案管理工作來說，自然也不例外?，F階段，醫院檔案管理體系并不完善，甚至會存在一些明顯的漏洞。造成這一問題的主要原因在于當管理人員的意識不足。所以，在現代新醫改背景下，醫院方面需要加強人員的培養力度。

首先，醫院需要全面推進新醫改背景下所形成的各項基本工作，需要宣傳與檔案管理重要性相關的信息，在濃厚的范圍內，培養檔案管理人員的工作意識，使之能夠正確認識到該項工作的重要性。

其次，醫院方面需要專業規范性的組織檔案管理人員開展職業培訓活動與職業考核活動。雖然在現代社會，很多信息技術都能夠在領域中發揮作用，但起到關鍵影響的因素仍舊是工作人員自身。如若檔案管理工作者不具有較高的技能水平，也不具備較強的職業素養，那么很容易會對工作質量形成威脅[2]。然而結合現狀分析來看，很多醫院在招聘檔案管理工作者時，所設立的標準都并不嚴格，甚至部分醫院會認為檔案管理只是簡單的整理資料管理資料，所招聘的人員并沒有經歷過專業化的指導與培訓。對此一方面，醫院需要提高招聘標準，保障所招聘的人才經歷過專業學習，擁有職業基礎；另一方面，醫院需定期帶領檔案管理工作者開展培訓考核任務，并將其任務的推進情況與績效相掛鉤，進一步提高檔案管理人員的嚴謹性與工作態度，保證檔案管理的專業性與科學性發展。

2.2 構建完善的檔案管理制度

相較于其他國家而言，我國對于醫院檔案管理制度的擬定時間相對較晚?，F階段，其整體呈現出明顯的稚嫩狀態。并且由于醫院發展速度相對較快，內部工作體系逐漸完善，制度的落后很容易會讓工作人員產生工作壓力與工作難度，影響檔案管理工作的有序推進。

針對這一問題，在新醫改背景下，醫院方面需要引起重視，加強檔案管理制度的擬定完善程度。

首先，醫院需要構建完整的管理體系，明確每一份檔案的管理標準，確保工作人員能夠按照制度實施各項管理行為，確保檔案工作的有序推進。

其次，醫院需要建設完整的考核制度。檔案管理工作中包羅萬象，十分復雜。并且，管理檔案并不是管理部門一方面的工作，其與醫院其他部門之間也會有所聯系。為了防止各部門存在推脫責任的問題，醫院需要明確各個部門的任務，并且需要將檔案管理工作的質量與各部門工作人員的薪資及工作績效方面相掛鉤，確保責任落實到個人以及各部門頭上[3]。在此期間，尤其要注重科室主任的職責，使之可以逐步下放權力，提高工作認識，保障工作質量。除此之外，在檔案管理工作中，醫院也需要融入規范化制度。例如應該采取哪些方式，哪些標準撰寫病案書，應該按照何種順序、何種流程檢查并歸檔檔案。為了保證工作人員的態度，醫院高層管理者可不定期的進行檔案管理巡查以及抽查活動。針對存在工作態度和工作能力問題的人員，高層管理者有權對其實施懲罰，如若其造成重大醫療事故，則需要追究其法律責任。

2.3 適當地融入現代管理技術

現代網絡技術的出現推動了社會的發展。前文提及，醫院檔案管理工作量比較大，并且難度較高。如若單靠工作人員個人能力很難保證整體的管理效果。此時起便可充分借用網絡技術，利用信息化系統對檔案信息加以有效管理。同時，在現代技術的有效融入下，檔案的安全性也能夠得到有效保障。例如，在以往的醫院發展中，醫院通常會劃分出一間專門的檔案資料室用于檔案管理，但很難對潮濕、蟲蛀或火災等問題形成預防。稍有不慎，所有檔案都會受到難以挽回的損失。但在信息技術的輔助下，檔案管理者可利用信息化軟件收錄檔案信息，并做好備份工作。由傳統模式與現代模式的相互融合，保證檔案安全狀態。具體來說，在利用現代管理技術實施檔案管理工作時，工作人員需要注意以下兩大要點。

第一，不同的醫院有不同的發展情況，也有不同的檔案管理要求。檔案管理者需要落實以自身的實際需求為標準，劃分合理的信息檔案管理體系。同時，醫院方面需要加大人才的信息技術培訓力度，促使檔案管理者可掌握熟練的現代管理模式用于的管理工作，保證工作順利推進。

第二，在設定完醫院信息化檔案管理體系后，檔案管理工作者需要劃分好不同部門，不同職位工作人員的檔案獲取權限。例如哪些部門可以調取檔案并修改檔案，哪些部門只有權讀取檔案。在明確好標準之后，實施管理工作，防止檔案信息的泄漏與丟失。

2.4 健全檔案管理的操作模式

結合現階段醫院檔案管理工作中存在的問題分析來看，在新醫改背景下工作人員可通過以下幾個要點，對檔案管理的操作模式加以完善，以此為整體工作的穩定推進奠定保證。

首先，醫院管理層的工作人員一定要轉化自己的固有思想，正確認識到檔案管理工作對于醫院發展所能夠形成的意義，并能夠積極主動地學習現代檔案管理理念與檔案管理方法，加大檔案管理工作的宣傳力度。必要時，醫院方面也需要組織能力較強，素養較強，經驗豐富的人員，形成一支完整的檔案管理輔助團隊，輔助檔案管理部門工作人員實施管理工作，保證每一份檔案的詳細處理[4]。

其次，醫院方面的檔案規模相對較大，所涉及的范圍領域也相對較為復雜。對此，在實施檔案管理工作時，工作人員需要按照一定的標準對檔案加以合理劃分。例如以醫院科室為單元，或者以疾病類型為單元。除此之外，針對一些重要性以及私密性較強的檔案，工作人員需要單獨管理，并且需要嚴格限制接觸這些檔案的權限。

2.5 加大檔案管理的設備投入

除先進技術外，先進設備也是檔案管理工作順利推進的重要保障?；谶@一前提，醫院方面需要適當的加大投入力度與關注力度，基于檔案管理工作者具有的實際需求，為其配備完整的基礎設施與基礎設備。

首先，雖然在新醫改背景下，很多醫院都引進了信息化的檔案管理手段，但傳統的檔案室管理也不能被隨意摒棄。很多時候，醫院工作者還是需要借用紙質檔案進行檔案管理。為了防止蟲蛀、潮濕以及火災等問題的發生，醫院方面需要配備完整的保障設備，如滅蟲設備，消防設備與空調設備等，為檔案資料提供安全穩定的存放環境。

其次，醫院方面需要加強計算機設備的維護與管理。雖然信息化管理手段能夠大大提高檔案管理工作的安全性與效率，但由于計算機自身出現問題，而導致數據丟失的情況也并不少見。所以，醫院方面需要大力優化計算機設備的性能。與此同時，完成檔案管理工作后，檔案管理人員也需要利用硬盤等移動設備對資料加以備份，防止檔案丟失后無從查找。除此之外，醫院檔案容量會隨著醫院運行時間的不斷延長而不斷擴大。所以對于檔案儲存空間具有較大的要求，醫院方面需要通過擴大投入的方式，對管理系統、管理軟件與儲備軟件加以優化，切實保證信息化技術的有效應用，推動醫院的發展。

3 結論

綜上所述，醫院檔案管理工作具有較強的系統性與綜合性。由于醫院日常工作比較繁瑣復雜，所生成的數據容量自然也相對較大。如若管理人員無法有效對檔案形成管理，那么必然會影響到醫院的發展。在新醫改背景下，檔案管理工作者需要積極主動的轉化管理思想與管理模式，切實提高自身的現代管理意識，打造完整的管理制度，融入管理現代技術。除此之外，也需要對檔案管理的模式與設備投入形成較高關注度，在完整的管理體系下，推動醫院可持續發展。