加強工程檔案管理保障水利工程質量的有效策略探討

任艷春

（安徽省茨淮新河工程管理局，安徽 蚌埠 233010）

水利工程是我國經濟發展的重要命脈，是維護我國生態平衡的重要保障。隨著水利工程的不斷發展，近幾年，水利工程檔案管理也逐漸受到人們的關注，其在水利工程中，主要任務就是進行計劃的有效執行，對工程工作總結，還需要對緊急狀況展開處理工作，工程后期需要進行方案的改進或者工程的擴建，檔案管理都發揮著重要作用。可以說，檔案管理貫穿了整個水利工程，因此，相關水利工程檔案管理人員要用科學合理的手段展開工作，有效發揮其在保障水利工程質量的作用。

1 在水利工程建設過程中加強工程檔案管理的意義

1.1 水利工程的具體需要

在水利工程建設過程中，檔案是整個工程極為重要的有機組成部分，水利工程的質量好與壞，能夠通過檔案，直觀的反映出來，而水利工程檔案管理對水利工程質量的調控起著至關重要的作用。水利工程檔案管理貫穿了整個水利工程的建設，分別體現在水利工程建設初期的調研和立項，建設審批工作，實地考察設計工作以及與施工管理以及后期維護等多個階段。從一些通俗易懂的角度出發，水利工程檔案管理就是水利工程建設的伴隨品[1]。

1.2 適應相關法律法規

而從法律層級上考慮，水利工程檔案也是國家檔案的重要組成部分，科學有效的對水利工程檔案展開管理，實際上也是國家檔案管理相關法規所賦予的職責。所以，在水利工程檔案管理的實際操作過程中，具備非常明顯的強制性功能。在現階段發展過程中，我國行政管理部門與水利工程建設之間聯系、融合的越來越密切，從而使強制性管理過程中，行政色彩突出得越來越明顯。也就是說，只有工程獲得行政許可，以此作為前提條件，水利工程檔案管理才可以順利進行下去，這也是水利工程施工的必備條件。與此同時，在水利工程即將竣工，進入到審查階段時，水利工程檔案管理也是審核的其中一部分。我國水利部門出臺過相關政策，有明文規定水利工程需要構建專門的檔案驗收項目，如果工程檔案不合格，水利工程項目不予竣工驗收。針對水利工程檔案驗收的相關事項考慮，國家發改委和檔案局都做出了相關制度規定，進一步提升水利工程的質量。在水利工程相關部門例行執法檢查的過程中，水利工程檔案管理項目是重點檢查項目，因此，水利工程相關人員一定要做好檔案管理工作，使水利工程質量得到有效提升。

2 水利工程檔案管理現存的問題

2.1 檔案管理意識薄弱

現如今，我國政府部門不斷對水利工程建設做出制度上的改革管理，同時，水利工程項目負責人對工程的監管也有所革新，這都會在一定程度上使水利工程檔案管理的制度，所存儲的形式以及檔案管理的內容發生改變。但是在革新過程中，相關部門和人員忽視了一個非常重要的問題，就是水利工程檔案管理人員管理意識薄弱這一問題，依舊沒有發生改變。首先，有一些檔案管理人員專業素養不高，對檔案管理的重要性沒有一個清晰的認知，在進行檔案管理的時候，比較欠缺嚴謹性，導致最終水利工程檔案信息沒有辦法很好的應用到實際工程質量檢測過程中。其次，一些檔案管理人員的管理意識相對淡薄，在收集工程檔案信息過程中，信息收集的不夠全面，使工程重要信息不能發揮其作用。

2.2 檔案管理監督力度不足

當前階段，水利工程檔案管理工程部門行政部門，在實際施工過程中，比較注重追求整個工程的進度，在一定程度上忽視了檔案管理的監督力度，在管理中，缺乏針對性監督。一部分水利工程檔案管理監督人員對現場施工不夠了解，檔案管理也因此缺失嚴謹性，影響整個水利工程建設的質量。

2.3 檔案管理技術有待提升

相對于一些各項技術發達的國家而言，現階段，我國水利工程檔案管理技術仍舊處于相對落后的階段，大部分水利工程檔案管理部門對工程一些信息的收集、處理以及存儲手段等，還利用傳統手工的方式，缺少信息化技術元素，導致信息處理慢，檔案信息管理效率相對較低，甚至會導致信息存儲出現一些漏洞，使水利工程資料丟失，影響后期檔案資料的查閱和參考[2]。

2.4 檔案管理人員專業素質有待提升

在水利工程檔案管理過程中，一些工作人員常會是臨時人員，崗前培訓工作也沒有做到位，日常工作中，缺乏專業性素養，其不能有效保障信息歸檔的及時性，規范性，從而給水利工程質量造成不良影響。有一部分工程檔案管理人員一直處于項目檔案被動接收、轉移的地位，未能主動利用現代化信息網絡技術，及時、全方位的管理檔案，從而使檔案管理的效率和質量無法有效提升。

3 加強工程檔案管理保障水利工程質量的有效性措施

3.1 強化對水利工程項目檔案的認知

要想加強水利工程檔案管理，使整個水利工程檔案管理的質量得到有效保障，首先需要做到的就是檔案管理上級人員要加強對水利工程項目檔案的認知，逐步改正現階段存在的重視建設而忽視檔案管理的思想，從工程項目法人，相關技術人員，監督管理人員到檔案管理的工作人員，都需要認真學習檔案管理方面的法律法規，并且有組織有計劃的展開學習，做到思想與實際操作的統一，在業務方面，也需要統一標準，建立實施管理的標準化要求，對水利工程項目檔案管理的重要性，有一個清晰的認知，從管理的上級人員到基層人員，都需要做到步調一致，和諧統一。其次，檔案管理工作的責任制度也需要做好規劃，責任制度嚴把關，層層落實到個人，哪一區域出現問題，直接聯系責任人，并不斷幫助水利工程檔案管理人員增強責任心、自覺性和使命感，使項目法人責任更加明確。最后，在實際檔案管理過程中，還需要建設分級管理的檔案管理體系，使責任分工明確，整個檔案管理部門乃至整個工程管理共同想計謀，進一步促進水利工程檔案管理工作作用發揮到最大化，保障整個水利工程建設的質量[3]。

3.2 逐步完善檔案管理機制

全國各個水利部門需要將檔案管理納入為重要議事日程，構建管理專人負責制度。在水利工程建設竣工之際，工程檔案就需要準備齊全，保障檔案資料的完整性。如果要充分履行這一點，在工程項目開始階段，就需要確立領導專門負責人，成立專門的負責小組，這個小組內部成員需要工程建設單位，相關監督管理單位以及施工單位共同組成。從水利工程項目立項開始，展開通盤的考慮工作，建立健全檔案管理制度，有針對性的根據問題，實施措施。使檔案管理能力能夠更好的適應水利工程建設規律。實際工作中需要特別注意，水利工程檔案管理工作一定要與工程建設同步，不能脫離工程建設，使水利工程檔案管理工作一直在正軌，使組織和思想都得以落實，做好檔案管理的監督檢查工作，實時掌握檔案管理的動態，發現問題，及時處理，并做好預防工作。同時，也需要加強橫向與縱向的信息化聯通，加快檔案管理進程[4]。

3.3 強化檔案現代化信息管理

如今的時代是信息化高速發展的時代，在這樣的時代背景下，互聯網信息技術被廣泛應用到現代管理中。所以，水利工程檔案管理也需要跟緊時代的步伐，實現現代信息網絡化管理。在水利工程檔案管理工作中，可以根據實際情況，引入信息網絡化設備和管理技術，比如計算機、掃描儀，以及光盤刻錄機等信息化辦公設備，實現水利工程檔案的數字化管理。同時，水利工程檔案管理部門還可以嘗試著開發檔案管理軟件，使檔案管理數字化與辦公室自動化有效融合。在信息網絡化檔案管理中，需要運用創新網絡技術，建立檔案管理數據庫，使全部檔案信息更好的被存儲，做好檔案資料的分類工作，構建圖片、文字與視頻想結合的現代化多媒體數據庫。還需要逐步提升信息網絡管理質量，保證水利工程檔案管理的信息化硬軟件都能夠在正常的狀態下運行，提高檔案管理的安全性。

3.4 創新管理手段，提高工作時效

一般情況下，工程項目大致可分成開始的立項階段，調查設計階段，施工階段和最終的竣工階段，為了保障水利工程檔案的齊全，在檔案管理過程中，需要分階段展開檔案的收集和管理。收集的過程中，首先，要深入工程現場，做好考察工作，保障檔案的完整性。水利工程中，大部分原始檔案資料都來自施工現場，檔案收集管理人員要親臨現場，保證檔案資料的精確度，并仔細核實，及時發現問題，有效解決。其次，水利工程檔案管理人員需要積極與駐地工程師配合，有效掌握整個工程的進度和施工人員監察資料等。最后，檔案管理人員需要明確施工時限，保證檔案資料的完整性。針對那些周期非常短的施工檔案，需要實時觀測，及時收集；反過來，如果施工檔案的周期性比較長，則需要分時間段規劃，有效規避資料混淆或者遺漏的問題。如果檔案資料需要向有關部門轉交，一定要確保移交手續是完整的，充分體現檔案管理的嚴謹[5]。

3.5 運用有效手段，提升檔案管理人員綜合素質

水利工程檔案的種類非常多，而且其載體具有多樣化特征，這對檔案管理人員的知識水平、技術能力提出了更高的要求。因此，水利工程檔案管理人員不僅需要具備良好的檔案知識，還需要有過硬的管理技術，不斷提升綜合素養，這樣才能更好的適應水利工程檔案管理環境。比如，周期較短的檔案，管理人員需要抓住時機，及時收集。在水利工程竣工的時段要及時驗收，檔案管理人員需要積極參與。在提升檔案管理人員綜合素質過程中，水利工程部門需要做好組織培訓工作，定期展開培訓，可以邀請專業檔案管理人員進行講座，為檔案管理人員傳授經驗。主管部門也需要不定期抽查，展開交流活動，使水利工程檔案管理人員拓寬管理視野，充分了解專業性管理知識。檔案管理人員要加強管理的責任感，跟緊整個水利工程施工工期，仔細篩查資料。相關監督人員要恪守崗位，深入施工現場監督并管理檔案管理人員，使其檔案管理意識不斷強化，形成及時歸檔，及時歸還的良好工作習慣，進一步提升管理綜合素質，保障水利工程建設質量[6]。

4 結束語

總而言之，水利工程檔案管理是水利工程施工建設質量的直接的反映，是真實工程的有效記錄。因此，在水利工程建設過程中，水利工程檔案管理人員要重視檔案的收集、歸檔和信息化存儲，做好檔案管理工作，為整個水利工程施工建設提供保障力，使我國水利工程事業穩步前行。