事業單位人事檔案管理關鍵要點

林玉娟

（通榆縣退役軍人服務中心，吉林 白城 137200）

人事檔案管理重要的內容包括，員工個人身份的基本信息、教育程度、學習經歷、學歷資質、工作經歷、工作表現等基礎信息資料，是個人在學習和工作中形成的具體的概括性的重要記錄，在我國企事業單位人事管理制度中發揮重要作用。同時，人事檔案管理，也與個人的工資待遇、勞動福利、人員組織關系緊密相連，有一定的法律效用。隨著科學技術和社會經濟發展的進步，對事業單位人事檔案管理有了更清晰的信息化的要求，這有利于事業單位人事檔案管理的優化，對創新人事檔案管理的工作有著積極作用，對人事檔案管理的信息完整性和內容保護也有著重要要求。本文探究事業單位人事檔案管理的關鍵要點，剖析現狀，得到啟示，提高事業單位人事檔案管理的工作效率，并發揮作用、推進工作。

1 事業單位人事檔案管理的特點

人事檔案管理是我國企事業單位的重要工作，但事業單位和企業單位在具體的經濟活動中，人事檔案管理更趨向嚴謹和真實，這與事業單位的工作性質有著重要關系。事業單位對個人資料、人事檔案的信息資料的機密性要求更高，對各項基本信息的詳細記錄的真實性要求更高，是事業單位在進行人事調整時，重要的信息資料依據和參考。人事檔案對個人的身份信息、學習信息、工作經歷等等有著更具體的記錄和判斷，充分展現出來了人才的工作表現和個人特點，同時，隨著個人工作經歷、生活經歷、崗位變動的不斷調整和變化，人事檔案管理也將及時更新，有著動態化的變更，這也對事業單位人事檔案管理的工作人員有著更高的工作要求，根據國家有關檔案管理制度，及時記錄和更新個人信息內容，完善檔案資料的管理，同時也要確保人事檔案的機密性。如此可見，在人事檔案管理中，對相關人員的專業性、現代化、科學化有更高要求，這也充分說明，人才資源管理在事業單位的人事檔案管理有著舉足輕重的作用，為事業單位選擇人才、選拔干部、識別人才提供參考依據，促進事業單位人才資源的利用和開發，適應現代化事業單位的發展和管理需求，為事業單位的人才的競選提供堅實的保障，對積極發揮人才資源優勢提供重要分析作用，從而進一步促進事業單位的管理和各項服務職能的擴展。

2 人事檔案管理的任務

人事檔案管理中，最重要的任務是保證人事檔案的完整和安全，這是由事業單位工作性質和工作內容及工作環境的特殊性決定的，這對我國事業發展有著重要的影響和作用，也對事業單位在人事檔案管理的過程中有著更嚴格、更科學化、更現代化的要求，這也是檔案管理工作的重要環節和重要核心，是人事檔案管理過程中的重要管理手段。但檔案管理工作也面臨諸多挑戰，因檔案管理工作是一個可能損壞檔案資料的自然過程；同時，檔案資料在存儲過程中容易遭到破壞，等等。下面就簡要介紹一下檔案管理工作的有關任務和重要要求。

1）防止檔案的損壞。人事檔案管理中，人事檔案的資料容易被損壞，這要求人事檔案管理工作人員分析并掌握防止檔案損壞的具體原因和重要方法，從而有針對性的加強人事檔案的管理工作，采取有效的解決措施，最大程度杜絕和防范人事檔案管理工作過程中容易產生的各類不利因素，降低檔案被損壞的可能性，哪怕是自然因素，也應該在人事檔案管理過程中降低到最低，保證人事檔案信息的完整性。

2）延長檔案的壽命。人事檔案因自然因素的原因很容易被損壞，但是我們不能因此而不顧不管，放任自由。相反，在明白和確定檔案資料容易因自然因素被損壞，更應該分析其物理特點，采取有效方式和系列措施，從根本上保護人事檔案，最大程度的延長人事檔案的壽命，延長人事檔案被自然因素破壞的時間。

3）維護檔案的安全。前面提到，人事檔案在管理過程中的核心內容是保證人事檔案的安全性和機密性，這要求我們，檔案作為事業單位人事信息的重要記錄和記載基礎資料，要最大限度的維護人事檔案的安全，不能隨意泄露，或者由于管理人員的管理疏忽導致人事檔案在惡劣的條件下存儲，加大了檔案資料被損壞的可能性，在政治上給組織單位和個人都帶來重要損失和隱患。

3 事業單位人事檔案管理的重要性

1）對人力資源結構的改善。人事檔案管理關系到事業單位人力資源結構的改善，特別是隨著社會經濟的發展，事業單位的管理模式和管理機制也要與時俱進，從管理人員的工作意識和工作方式，都要對人事檔案管理工作有著更科學化的表現，這首先體現在人力資源結構的改善，體現在對職能部門和人才資源的重要改進。具體來講，真實、詳細的記錄是人事檔案的基礎工作和基礎信息整理，在事業單位進行人員崗位調整或人員調動時，相關部門可以通過對人事檔案管理工作中記錄的職工信息資料對職工做出正確的分析和客觀的評價，提高人力資源的工作效率，推進人力資源結構的改善，從而促使事業單位人事檔案管理作用的有效發揮。

2）對人事調動的作用。事業單位的人事檔案是在進行人事調動時，非常重要的參考資料。它包括職工的個人信息、學習經歷、學歷水平、教育水平、人員資歷、工作經歷等各方面的記錄和信息的掌握，是事業單位在人才管理過程中，重要的信息獲得和價值參考。這些基礎信息也可對職工的性格特點、技能掌握等進行全面分析和充分了解，再結合與其他事業單位部門的溝通及人際關系了解的內容，對職工進行有效的、正確的評價，成為人事調動的重要依據。因此，事業單位在人事檔案管理中應給予人事檔案工作足夠的重視和重要的支持，從而給各個部門的人員調動工作提供全面、系統、詳細、科學的人員資料信息，有效推進事業單位人事管理工作的順利開展。

3）對個人能力的全面分析。人事檔案資料中，詳細記錄了每個人的個人情況、家庭情況、教育水平、工作歷程、工作表現等內容。事業單位在進行人事關系調整時，不僅可以根據以上基礎信息的記錄來獲取個人資料，也可通過資料的內容分析，有針對性的對人員進行相關的培訓，從而提升個人的工作能力和專業能力，促進人員綜合素質的全面提高，也促進事業單位人才資源的利用率和工作效率。

4 結束語

人事檔案管理工作是事業單位工作內容的重要環節，有助于事業單位檔案的完整和安全，也有利于簡化事業單位在傳統人事檔案管理中的繁瑣流程，利用新時期科學技術的發展，匹配更加現代化、科學化和專業化的檔案管理手段。同時，人事檔案詳細記錄著個人的基本情況、學習經歷和工作經歷，對全面考核個人的綜合素質能力有著重要的參考作用，特別是在人事調動過程中，給予了充分的信息保障，對提高事業單位檔案管理和人才管理起著重要作用，推動事業單位工作的高效進行。