檔案庫房管理現代化建設的設想與探討

張想想

（黃石市脈源通檔案管理有限公司，湖北 黃石 435000）

1 引言

新形勢下，檔案除了數量顯著增多之外，檔案載體也越來越豐富，傳統的檔案庫房管理模式已經不能滿足數字化、網絡化、信息化發展的需求。檔案庫房管理必須積極革新觀念，立足于信息化建設，借助先進的設計理念和設備，與自身實際情況相結合，形成一套客觀科學的檔案庫房智能化管理系統，最終使檔案庫房從人工管理逐漸轉變為智能化、現代化管理。

2 檔案庫房智能化對檔案安全的必要性

新經濟常態下，越來越注重開發檔案資源，且檔案的使用頻率亦不斷增多，由此便暴露出諸多問題，即如何在第一時間有效地保護檔案安全，如何延長檔案的使用年限等。因此，保管檔案應有適宜安全保存的專門庫房，且達到“十一防”要求，庫房面積也應與城建檔案工作業務規范的要求相一致。對檔案管理機構來說，使用的檔案用品與裝具均應與國家規定相符，且其他相關設備也不能少，包括溫濕度自動控制、監控、聲像、計算機等，從而保證檔案管理的規范化、標準化、現代化。同時，在固定資產投資計劃中納入檔案管理機構的部分經費，如館房建設、設備購置等，應由同級財政統一安排平時的經費。嚴格按照相關檔案安全保護的管理技術要求設計檔案庫房安全保護綜合智能管理系統，檔案庫房安全保護需要實現人性化、智能化、科學化和現代化管理。通過聯合采用計算機、溫濕度記錄儀、除濕機、空調或傳感器等設備，能夠對檔案庫房的溫濕度進行自動監控；通過聯合使用計算機和警報器、煙感探頭、監控攝像機，可以自動報警、檢測以及自動攝像并記錄存貯檔案庫房的安全情況。

3 檔案庫房管理現代化建設的具體措施

1）加強檔案設備的使用與維護。一是做到“三鐵”防護要求，即室外配鐵門鐵窗，室內為檔案用鐵柜，使用密集架時留意密集架間隔的地上有無雜物，影響密集架關閉。二是檔案辦公區域有攝像頭監控，確保正常使用。三是窗簾為防火窗簾，無特殊情況保持關閉，減免窗外人員窺視。窗戶宜選用不吸光、吸熱的窗戶，以保護檔案和庫內溫濕度環境。四是定期更換適合檔案專用的噴氣滅火器，庫內配置防盜報警裝置并定期維護，凡入庫的檔案先在消毒除菌等設備中消毒再上架。五是如有條件的可配置更加智能化的溫濕度記錄儀、高壓細水霧滅火系統、自動消毒除菌系統、漏水檢測報警管理設備等，這些設備發揮作用主要是在節假日和不可抗條件下，能和工作日無縫對接，例如因公務出差未回，有重大事件發生而無法返崗工作等情況，都能在工作之外做到相應管理，保證檔案的安全。

2）注重檔案資料的分區。檔案庫房管理的本質是對不同檔案資料針對性管理。需要從技術、硬件設施方面予以保障。綜合性檔案館室，主要保存專業檔案資料、文書檔案資料、會計檔案、照片檔案、電子檔案等，這些不同門類的檔案保管條件不盡相同，如何較為科學地分區管理是實踐性較強的學問。一是根據檔案數量提前規劃好檔案排架位置以避免倒架，應將密級架獨立為若干單元，將各門類檔案分開排放且都需預留20-30年使用空間，排放按照由左到右，自上而下的“Z”形排架方式，每層不宜排滿，預留一掌空間以備后期增減檔案卷件數量。二是聲像檔案以及磁盤、光盤等電子檔案宜存入檔案防磁柜中，其保管環境的溫濕度同紙質檔案資料存有一定差異，且電子檔案已漸成常態，若數據丟失無法彌補，所以防磁柜的配備要作為一條“硬杠杠”。借助檔案管理系統登錄網頁界面，檔案庫房管理人員可以對現階段檔案庫房中館藏檔案情況予以查詢，包括出庫時間、歸還時間、庫位情況、庫房容量等。檔案庫房現代化建設是用電子文檔的方式有效管理各種數據，構建完善的檔案資料數據庫，這對順利開展檔案管理工作極為有利。與傳統的保存紙質文檔的檔案庫房相比，這樣的方式可以更加便捷地檢索資料，資金和時間也得到有效節省。

3）重視檔案保護的應急管理。檔案庫房是重點保護對象，事故多存在于疏忽大意之間，是綜治和消防的管理重點之一。因此，要有防患于未然的安全意識，能在應急情況下控制好局面。一是檔案人員參與相關培訓和消防演習很有必要。如在培訓中可以知悉具體案例，思想上增強安全責任意識，消防演習中使用檔案滅火器材，能讓檔案人員在應急時冷靜應對。二是知悉庫外的環境變化，如有無緊鄰布線、搭架等情況，庫內安裝設備是否功率超負荷，尺寸過大影響通行等。如有認為安全隱患的須及時報告。

4）基礎設施必須保障到位。部分檔案柜為陳舊的木質柜，有些門難以關合，若無條件更換專用檔案密集架的須更換鐵柜；鐵窗宜設成內外雙層；選用防盜性能較好的防盜門；溫濕度控制設備無法讓庫房達到環境標準的，要申請更換空調、除濕機等以達到效果值；防霉蟲藥品宜選購檔案專用，保管條件一般的應按藥效期定期更換，藉此機會可做好庫房清潔；再有一些單位的檔案滅火器材采用的普通干粉滅火器，且未能按照使用有效期做定期更換，其價格同檔案專用滅火器價格相差幾倍，檔案專用滅火器材是制度的規定，又是檔案庫房安全的底線保障，不容有失，這也是檔案人員必須堅持的。檔案庫房基礎設施必須有保障，考慮經費問題不能一蹴而就，可分批次采購必要設備。設備的貴賤直接影響此后較長時期的高頻使用，所以應當結合工作需要擬定計劃，及時上報，增配庫房管理其他硬件設施。

5）檔案庫房環境管理。檔案庫房是存放檔案的專用庫房，同檔案辦公室、閱覽室應設在同一區域，最好為同一層，辦公室不能同檔案庫房共用。一是做好防濕措施，特別是在地面首層的庫房，底層鐵柜應有高穩定性的架空，因為南方春季回潮明顯，地濕且滑，有些進入庫房時要先拖地。二是庫房內部應充分利用空間，墻上應配有檔案存放平面圖，使館藏一目了然，做到幾年一次定期更新，鐵柜宜為同款同色柜，使之更為密集整齊，側面標明索引，上架時做信息更新。三是不定期清理衛生，視檔案保管條件購買相應檔案專用防霉蟲藥品，工作期間室內溫度在14℃-24℃，濕度40%-60%間且做好登記保存。進門須換拖鞋或鞋套，夏冬兩季拖鞋在首次使用和更替時做好清潔。燈光采用LED照明符合庫內使用要求。四是庫房如在配水、配電區域，要監視滲水、漏電狀況，特別是空調內機外機，除濕機水槽及時清理。

4 結束語

總之，若要確保檔案現代化管理目標的實現，實施檔案庫房的現代化管理是重要的基礎保障。通過在檔案庫房管理工作中發揮現代化技術優勢，既可以確保檔案庫房管理更加安全，還可以有效地節省物力與人力。不再單純依靠紙質文檔保存資料，通過檔案數字化管理系統可以隨時對各種檔案資料進行檢索，有益于提高工作效率。此外，還要對基礎設施的完善引起重視，防止檔案損毀和丟失。如此才能提高檔案庫房現代化管理水平，為檔案工作順利奠定基礎。