檔案管理工作內容與模式的轉變研究

李瀟瀟

（山東省菏澤市定陶區衛生計生綜合監督執法局，山東 菏澤 274100）

我國目前已經全面進入到信息化、智能化時代，計算機信息技術正在普及，對人們的日常生活、生產作業方式等都產生了一定的影響。信息技術已經逐漸融入到各行業中，對各行業的改革、創新以及轉型發展而言，具有非常重要的推動影響和作用，在檔案管理工作中也是如此。檔案管理工作目前已經逐漸朝著電子化的趨勢發展，這種轉變有利于提高辦公速度，同時還可以保證檔案記錄管理工作的科學性、合理性，信息在搜集、整合以及儲存等各方面都具有非常明顯的優勢特點。不僅有利于實現信息快速的傳遞和應用，而且還可以最大限度保證信息的完整性、準確性。

1 檔案管理工作內容的轉變

與傳統的紙質形式進行對比分析之后，發現電子媒介管理工作在具體展開中，更加能夠滿足時代發展要求，以更加先進的方式，實現檔案信息資料科學合理的管理。不僅有利于保證整個管理效率、質量的提升，而且還可以盡可能降低錯誤率。

1）檔案資料收集完整。眾所周知，在過去以傳統方式對檔案信息資料進行收集時，需要對現階段已經形成的檔案展開歸檔處理。以紙質文字的方式對相關文件資料或者是議案等進行記錄，這種方式雖然可以實現對檔案資料的保管，但是無論是在查詢或者是后期儲存管理中相對比較困難。紙質檔案在經過長時間的保管后，紙質普遍都會出現泛黃狀態，甚至字跡也會逐漸變得模糊。對各種不同類型的議案進行記錄時，通常情況下只是單純的對結果進行記錄，并沒有對整個過程進行準確的記錄。所以在這種檔案收集管理中，很有可能會導致部分新穎的方法、有價值的意見、建議被漏掉。電子檔案在實踐中的合理應用，就可以直接避免這些問題的發生，有利于對紙質檔案管理中的不足之處進行妥善處理，實現對整個議案過程的全方位有效記錄。同時可以將所有的記錄內容全部都上傳到計算機內，實現系統化的收集和保存。由此可以看出，電子檔案管理在實際應用中不僅能夠體現出系統性和全面性的操作特征，而且整個操作流程相對比較簡便，并不會出現比較大的漏洞問題。

2）檔案保存更加簡便。新時期背景下，我國已經全面進入到信息化時代，各行業在發展中對信息化技術的整體應用范圍相對比較廣。在檔案管理工作的具體展開中，將信息化技術合理引進，有利于實現電子化檔案管理工作的有序開展。通過電子化檔案管理工作，有利于直接通過計算機系統實現對各種不同類型檔案信息的收集和保存[1]。整個操作過程相對比較簡單，有利于打破傳統檔案收集和保存時，耗費大量人力、財力、物力等問題。與此同時，過去紙質檔案在保存時，很容易出現紙張泛黃等情況，而且還容易被蟲鼠啃咬，但是以計算機系統為主的電子化檔案在保存時，不僅不會受到這些因素的威脅影響，而且還能夠體現出計算保管的先進性。工作人員在對檔案管理在對檔案信息進行保管時，只需要將檔案放入到計算機當中特定的系統內就可以實現有針對性的保管。在后期想要查閱時，可以直接在該系統中輸入檢索詞或者是關鍵詞，就可以立即找到自己需要的檔案內容。過去檔案保管工作在具體展開中需要由多人協同完成，但是在計算機系統的應用背景下，通常一個人就可以順利完成整個工作內容。除此之外，電子檔案管理工作中最具有優勢特點之一就是電子版的檔案，本身并不容易被隨意修改，所以這種檔案管理形式相對比較可靠，具有非常高的真實性和有效性。

電子檔案無論是在收集或者是在后期的保存方面都非常便利，人們如果想要對其中涉及的信息內容進行獲取，可以直接利用計算機系統將檔案信息調取出來。這樣不僅能夠為人們日常管理、保存等提供方便快捷的方式，而且還能夠提高人們對檔案的使用效率。保證電腦是最新的軟件配置，同時還要保證內部內存可以達到標準要求[2]。由于網絡本身具有一定的開放性特征，所以如果電腦自身不穩定性等諸多因素的影響比較嚴重，那么很有可能會導致信息出現丟失等情況，所以在電子檔案管理工作的具體展開中，檔案的備份具有一定必要性，需要引起重視，

3）計算機系統安全防范措施的有效落實。計算機系統在運行中，如果出現問題很有可能會威脅到檔案的收集和保管，甚至還有可能會導致檔案出現丟失等一系列問題。基于此，要提前做好一系列的安全防范管理工作，在實踐中要對現有的檔案管理制度進行不斷完善和優化，同時還要保證整個操作過程的規范化和合理化。嚴格落實有效的監督管理制度，對工作人員的日常工作行為展開有針對性的約束和管理。在實踐中還要對防火墻等軟件、硬件進行合理應用，實現對黑客等各類攻擊的有效預防。如果檔案內容相對比較重要，需要對這些內容進行加密處理。檔案資料無法對外公開，所以只能夠使用局部網絡[3]。在訪問控制技術的引進和應用方面，可以最大限度保證檔案不會受到非法訪問等一系列影響。在計算機服務器的具體應用中，要進行及時的殺毒處理，這樣做的根本目的是避免檔案出現意外損失等情況。除此之外，在檔案網絡信息方面可以對安全審計制度進行有效落實，這樣做可以從根本上保證檔案信息的跟蹤管理工作能夠落到實處。計算機信息系統在運行時，發現檔案受到攻擊時，可以直接采取報警措施或者是直接對服務器進行關閉等，這樣能夠最大限度保證檔案保存的完整性和有效性，

2 檔案管理工作模式的轉變

1）管理理念的轉變。與檔案管理內容進行結合分析時，發現檔案當中會涉及的內容普遍比較多，包括政治、經濟等。由于檔案信息資源異常豐富，所以不能夠對外泄露。在實踐中，要從根本上保證檔案管理工作的保密性和可靠性，盡可能避免檔案信息出現泄露等問題。同時還要保證日常查詢或者是利用的整體便利性得到有效提升，以此來保證檔案管理工作科學合理的落實。由此可以看出，電子化檔案管理工作的具體展開中，可以直接以信息化手段和管理技術為各領域提供有效服務，保證檔案管理工作的全面有序開展，

2）管理制度的轉變。由于受到電子檔案管理的影響，各種不同類型的信息在儲存時，其自身的方式已經發生了明顯的變化，所以新型檔案管理制度的建設和應用具有一定必要性。通常對于紙質檔案的安全性提出的要求是不可以復制和拍照、偷盜等，以人為監督和管理的方式，可以最大限度保證檔案的安全性。但是對于電子檔案而言，對其提出的安全性要求普遍比較高，要與檔案自身的私密程度進行結合，不能夠對檔案資料進行隨意拷貝。一旦出現檔案材料泄露，人員要按照規定對其進行嚴格的處罰，這樣才能夠對工作人員的行為起到良好的約束作用。

3 結語

檔案管理工作內容以及管理模式在新時期背景下已經發生了明顯的轉變。從紙質版的模式轉變成為電子版，不僅有利于提高檔案管理效率、質量，而且還可以實現對各類風險的有效預防。在保證檔案信息收集、保存等各環節工作有序開展的同時，有利于保證檔案管理水平的提升。