PDCA循環在醫院科技檔案管理中的運用思考

燕 華

（重慶市涪陵中心醫院，重慶 408000）

醫院科技檔案管理指的是醫院科研技術檔案與自身信息管理的重要工作，包含醫院從建立至今有關醫療活動的各種文字、圖像、記錄信息，隨著醫院醫療水平與規模的不斷增大，醫院科技檔案的內容與管理要求都在不斷提升。醫院科技檔案管理水平直接影響到醫院科研工作發展，醫院的等級評定也與科技檔案的管理水平緊密相關。為了確保醫院科技檔案管路實現規范化、精細化目標，PDCA作為一項重要的管理措施已經得到廣泛的應用，在醫院科技檔案的發展中具有非常重要的意義。

1 PDCA循環管理概述

PDCA循環法又稱為“戴明循環”，是由管理學家提出的一種標準化、程序化、科學化的基本管理方案，PDCA分別指的是Plan（計劃）、Do（實施）、Check（檢查）、Action（處理）四階段管理流程，能夠讓管理對象實現循環提升并得到質量保證。上述四個階段在管理中一直處于一次次的循環運行中，如果部分問題在第一次循環中沒有解決，則會作為下級階段計劃再次解決，從而在管理過程中實現各種需求、問題階梯式的螺旋上升。PDCA循環管理可以在任何一項邏輯工作中進行應用，對于企業績效管理的作用尤為顯著。

P階段：制定明確的活動計劃，設計出完善的工作目標與實施方針；D階段：達到工作目標的具體實施過程。C階段：對實施后的結果進行分析總結，判斷實施效果與P階段目標的差異。總結出實施過程中的問題，發現問題是該階段的工作重點。A階段：此階段需要將檢查出的問題進行處理，處理結果較好的應該繼續保持并發揚，對于依舊未解決的問題要分析總結作為下一循環的記錄。同時此階段還有可能輸出具體的指導文件用于后續工作指導。

2 醫院科技檔案管理現狀

目前，醫院檔案管理受到內外雙重壓力與挑戰，一方面醫院現代化水平的發展使得自身檔案管理方式出現了巨大變化，各種信息化系統在醫療行業的使用，使得很多醫院的科技檔案管理正處于切換過程中。另一方面醫院科技檔案管理在現在醫院發展中的重要性不斷提升，已經成為醫院從事一切科研活動、評選活動的基礎，醫院科技檔案的管理已經成為促進醫療水平與科研質量發展的重要保障。

1）制度不健全。當前醫院檔案管理的主要內容還是以臨床病例管理為主，相關人員對于科技檔案管理的重視程度不足，檔案管理人員也缺乏對于科技檔案內容的了解，這一系列問題說明醫院科技檔案的制度存在端部，為了應對醫院現代化建設的發展需要，現有的科技檔案管理機制需要進行有效改進，避免科技檔案管理制度成為制約醫院科研工作發展的因素。

2）檔案管理人員綜合素質不高。醫院檔案管理人員基本不屬于醫療體系相關人員，且具有很強的流動性，大部分檔案管理人員不具備科技檔案管理水平，所以當前醫院科技檔案管理人員的專業化水平需要進一步提升，尤其現代互聯網技術和信息平臺的應用，對于管理人員的網絡技術已經成為必然要求，現代管理技術與管理觀念的缺乏必然會影響到醫院科工作的持續發展。

3）科技檔案管理較為分散。很多醫院在檔案管理中并沒有劃分出專門的科技檔案管理部門與人員，大量醫院檔案處于分散式的管理方式下，導致科技檔案在數據收集、使用時的效率低下，一些大型科研項目和科研成果管理分散、分類不清晰，非常不利于醫院科技檔案管理的可持續發展。

4）科技檔案管理的現代化程度不高。隨著現代互聯網、大數據技術的不斷發展，科技檔案管理已經從紙質管理發展為數字信息化管理。與醫院信息化系統及第三方平臺的聯系不斷加深。但是很多醫院對于科技檔案管理這方面的重視程度不高，相關資源的投入不足，科技檔案的使用仍然停留在手工檢索階段，嚴重影響到現代醫院管理的發展水平。

3 PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用

醫療科技檔案有醫院科研管理與檔案管理兩部分組成，隨著醫療科技檔案數量增加與管理方式的更新，醫療行業對于科技檔案的重視力度不斷提升，因此越來越多的醫院都開始采用PDCA循環進行科技檔案管理，通過計劃、實施、檢查、處理流程的不斷循環實現科技檔案的高效管理。

1）計劃階段（P）。醫院科技檔案管理的目的就是要保證醫院科研信息的充分利用，讓科技檔案在醫院醫療水平中發揮最大作用，所以醫院要針對當前科技檔案目標有完善的管理規劃，前提是對于科技檔案管理要有明確的制度要求，將醫院科研活動中有價值的數據、文字、音像等相關記錄進行集中保存。包括科研活動中的課題、計劃、任務書、實驗記錄、技術總結以及經費的使用情況等，盡可能將所有的科技活動信息進行保存應用。因此，醫院在科研活動開展前就需要明確各項需要歸檔的文檔，根據文檔確認相關計劃的實施情況，相關科研文檔的內容、要求提前進行規范。

2）實施階段（D）。醫院科技檔案管理應嚴格依照項目計劃的要求開展，首先對于各項科技檔案要實行統一管理，根據不同業務設計出清晰的歸類方案。其次讓每一位醫院工作者與檔案管理者明白要做什么、怎么做、如何做。所以針對實施階段的檔案管理工作要有一個制度學習的過程。醫院可以將科技檔案管理的細則進行宣傳，針對檔案管理人員進行全面培訓，推進醫院科技檔案工作要求與內容的不斷完善。

3）檢查階段（C）。醫院科技檔案管理的實施檢查是科技檔案管理中非常重要的一項，檢查階段一方面能夠讓管理人員充分了解所有的檔案管理內容，對各項科技活動檔案進行明細劃分。另一方面加強檔案的落實檢查有助于檔案管理完善科技檔案計劃、實施中的不足，針對科技檔案控制制度的偏差不斷進行糾正。

4）處理階段（D）。目前，PDCA循環在科技檔案中的應用還處于不斷探索的過程，一方面要分析出現有的管理方案是否存在改進的地方。定期開展科技檔案管理效果的考核分析是非常必要的，在處理分析階段需要對科技檔案的結果進行認真總結，包括科技檔案管理結果、管理人員工作反饋、各部門執行情況等，都需要能夠給出兩方面的優劣評價。另一方面處理階段要針對PDCA循環管理輸出成果文檔。比如下一階段的管理要求、科技檔案管理的新需求等。所以處理階段在整個PDCA循環管理中具有承上啟下的作用，這一階段的任務目標具有以下幾點：（1）糾正錯誤。較好的規章制度予以發揚，反饋的問題及時進行改進。（2）成果輸出。輸出有價值的科研檔案，滿足醫院科技檔案管理的各種需求。（3）問題遷移：針對未解決的問題過渡至下一循環過程進行解決。

4 結束語

綜上所述，PDCA循環管理模式在醫院科技檔案管理上具有非常積極的作用，能夠從管理制度、管理人員、醫院活動中進行全面優化改進，從而形成在醫院科技檔案管理中形成自下而上的管理與反饋機制，有力地推進現代醫院數據信息化發展。