事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理路徑探討

田 蕊

（鐵嶺縣財政金融事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

在我國社會歷史發(fā)展的漫長進程中，素來有重視檔案的傳統(tǒng)，從甲骨文時代就開始積極利用各種方式記錄與保存檔案，發(fā)展到現(xiàn)代檔案已經(jīng)成為社會發(fā)展必備的書面記錄材料之一，主要用于記錄社會發(fā)展的重大事項以及個人在社會中的發(fā)展歷程。對于事業(yè)單位而言，檔案主要用于記錄社會治理情況、民生服務(wù)情況、政策發(fā)布情況、政策落實情況等等，因此檔案管理雖然不涉及具體的業(yè)務(wù)項目，也不直接開設(shè)面向當?shù)鼐用竦拇翱冢珔s是一項非常重要的行政工作[1]。當前，各事業(yè)單位檔案材料數(shù)量呈幾何式增長態(tài)勢，傳統(tǒng)的經(jīng)驗式管理顯然已經(jīng)很難滿足檔案管理的迫切需求，不僅會導(dǎo)致檔案整體管理效率下降，而且會帶來潛在的檔案安全問題，長此以往會影響到事業(yè)單位其他工作內(nèi)容的有序開展。

由此可見，規(guī)范化是檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，也是事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展的必由之路，只有將檔案管理規(guī)范化、制度化，才能夠讓檔案工作開展有據(jù)可依、有據(jù)可循、有據(jù)可管，讓檔案管理工作更好地為事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)、為廣大居民的生活服務(wù)[2]。鑒于此，下文將從規(guī)范化視角分析目前檔案管理尚存的不足之處，進而探索檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)路徑。

1 檔案管理規(guī)范化存在的問題

1）檔案管理制度仍需完善。在檔案管理工作中，規(guī)范化與制度化的關(guān)系是密不可分的，只有檔案管理實現(xiàn)了制度化，才有可能進一步實現(xiàn)規(guī)范化目標[3]。當前，從制度角度而言，不少事業(yè)單位的檔案管理制度仍需完善，一方面是制度匱乏問題，部分單位仍遵循著經(jīng)驗式檔案管理思路，沒有將檔案管理制度落在紙面上，資料收集、總結(jié)歸檔、檔案調(diào)取等環(huán)節(jié)都缺乏規(guī)范制度約束；另一方面，檔案管理缺乏應(yīng)有的監(jiān)管制度，檔案管理負責(zé)人一言堂的現(xiàn)象較為突出，對于涉密檔案的管理缺乏領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任監(jiān)督機制，導(dǎo)致檔案管理的安全風(fēng)險等級提升。

2）立卷歸檔流程有待改善。檔案管理重在立卷歸檔，這也是評價一個單位檔案管理水平的核心因素。目前事業(yè)單位工作實踐中，立卷和歸檔的流程尚不明確，往往是憑借經(jīng)手人的經(jīng)驗以及對業(yè)務(wù)項目的個人理解進行立卷歸檔，這一方面會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂，一旦經(jīng)手人變更難以快速定位到所需檔案數(shù)據(jù)，年代久遠的資料經(jīng)過單位更換辦公地點、更換檔案室等情況后，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失的情況；另一方面，歸檔流程隨意也會導(dǎo)致人工工作量不斷增大，出現(xiàn)大量的重復(fù)工作、浪費工作與冗余工作，尤其在追求檔案管理效率的當下，這種現(xiàn)象會嚴重拖累立卷歸檔效率。

3）檔案管理人員水平參差不齊。目前，檔案管理工作雖然逐步向著信息化的方向發(fā)展，但這并不意味著可以放松對檔案管理人員的要求，部分事業(yè)單位檔案管理從業(yè)者操作不夠規(guī)范，主要原因除了上文提到的制度和流程問題外，還包括從業(yè)者檔案管理水平參差不齊的問題。檔案管理人員的問題一方面體現(xiàn)在從業(yè)者能力上，部分檔案負責(zé)人并非圖書檔案專業(yè)出身，經(jīng)過簡單的介紹式培訓(xùn)就開始從業(yè)，專業(yè)能力相對欠缺；另一方面，體現(xiàn)在從業(yè)者的技術(shù)水平上，在信息化的趨勢下，很多檔案管理人員沒能跟上信息化和智能化的步伐，檔案管理技術(shù)水平受限，難以實現(xiàn)規(guī)范化管理的目標。

2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑

1）完善檔案管理制度。我國對于檔案管理工作十分重視，早在上世紀八十年代就開始針對檔案工作修訂法案，事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)當在我國檔案管理法以及管理規(guī)定的框架下不斷完善。首先，在檔案資料收集環(huán)節(jié)中，應(yīng)當明確本單位資料收集范圍，需填寫內(nèi)容要求，保障檔案收集內(nèi)容完整有效；其次，在檔案存放保管環(huán)節(jié)中，嚴格規(guī)定存放保管的環(huán)境條件，嚴格按照保密級別管理單位內(nèi)涉密檔案和上級部門發(fā)放的涉密文件；最后，在檔案調(diào)用方面，根據(jù)本單位的組織結(jié)構(gòu)圖設(shè)定檔案調(diào)用權(quán)限，并通過網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限設(shè)置等現(xiàn)代化方式保障檔案調(diào)用合規(guī)性，通過以上方式動態(tài)完善本單位的檔案管理制度，使管理工作日趨規(guī)范化。

2）規(guī)范立卷歸檔流程。針對立卷歸檔流程有待改善的問題，應(yīng)當通過多種方式規(guī)范本單位的立卷歸檔流程，具體而言可以從以下幾方面入手：首先，明確本單位立卷歸檔原則，例如對于金融事務(wù)服務(wù)單位而言，就可以從金融服務(wù)類型、金融服務(wù)對象、金融服務(wù)覆蓋年份等多角度入手，樹立契合發(fā)展實踐的歸檔原則；其次，清晰區(qū)分檔案文件類型，當前隨著電子存儲技術(shù)發(fā)展，檔案文件類型日趨多樣化與現(xiàn)代化，應(yīng)當在保障檔案安全的前提下區(qū)分存儲不同類型的檔案，保障各種介質(zhì)存儲的檔案管理都能夠滿足規(guī)范化要求；再次，注重立卷歸檔工作的時效性，保障該業(yè)務(wù)項目任務(wù)完成后再行歸檔處理，從時間維度上保障檔案管理的規(guī)范性；最后，重視紙質(zhì)檔案材料的規(guī)范化裝訂，這也是立卷歸檔的末尾環(huán)節(jié)，規(guī)范化裝訂能夠保障檔案存儲質(zhì)量，降低后續(xù)檔案查找工作難度，從存儲角度提升管理規(guī)范性。

3）打造規(guī)范化檔案管理團隊。從人力資源管理的角度上講，應(yīng)當著力打造一支檔案規(guī)范化管理團隊，作為事業(yè)核心支撐著本單位的檔案管理工作。一方面，在檔案專業(yè)人才引進方面，每年及時向人事部門上報所需人員數(shù)量，并做好崗位職責(zé)和素質(zhì)需求說明，重點聘用受過專業(yè)的圖書管理、情報管理、檔案管理高等教育的人才，同時在面試中重點考察應(yīng)聘者的工作能力與學(xué)習(xí)能力，不斷充實檔案管理團隊，與此同時建議采取人才流動制度，對于不符合檔案規(guī)范管理要求的從業(yè)者采取調(diào)整崗位等對策；另一方面，加強在崗檔案從業(yè)者的培訓(xùn)，定期舉辦檔案管理前沿知識講座、電子檔案技術(shù)專題培訓(xùn)、最新檔案管理流程講解培訓(xùn)等等，除此以外，還應(yīng)當加大職業(yè)素養(yǎng)和思想道德培訓(xùn)力度，通過類型多樣的培訓(xùn)打造一支思想端正、行為規(guī)范、紀律嚴明的檔案管理隊伍。

4）充分利用電子技術(shù)。以上三條規(guī)范化管理路徑都是針對現(xiàn)有問題展開的，而電子技術(shù)的應(yīng)用則是面向檔案規(guī)范化發(fā)展的未來展開的。電子技術(shù)的科學(xué)引入能夠使檔案管理各項工作更加高效化、透明化、規(guī)范化。一方面，應(yīng)當從電子檔案存儲工作入手，設(shè)立更多類型的電子檔案庫，保障電子檔案信息存儲安全、傳輸高效、管理規(guī)范，針對電子信息檔案設(shè)立信息規(guī)范化管理條例；另一方面，從電子檔案的監(jiān)管工作入手，在本單位的電子檔案系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置嚴密的監(jiān)控管理系統(tǒng)、反間諜系統(tǒng)、保密備份系統(tǒng)等等，為電子檔案搭建起牢固的安全圍墻，對于檔案的電子化調(diào)取過程進行全流程記錄與監(jiān)管，利用電子技術(shù)手段為檔案規(guī)范化管理保駕護航。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位應(yīng)當認識到檔案規(guī)范化管理的積極意義，從制度規(guī)范化、流程規(guī)范化、團隊管理規(guī)范化等方面入手，不斷探索檔案規(guī)范化的創(chuàng)新管理路徑，使檔案管理更好地為社會發(fā)展服務(wù)。