事業單位人事檔案管理制度優化研究

黃 婕

（梧州市醫療保障事業管理中心，廣西 梧州 543002）

事業單位人事檔案記錄著事業單位內部從業人員的個人信息，其作為事業單位人員綜合考核與評價、崗位配置和調度的主要依據，通過優化檔案管理制度，能夠提高檔案調取、查詢的便捷性，為事業單位內部崗位機制建設提供便利，因此，應深入分析檔案管理制度構建，以尋求有效的優化措施，促進檔案管理水平的發展。

1 檔案收集制度的優化

1）收集內容定位制度的優化。考慮到人事檔案是晉升、調度事業單位職工的重要依據之一，需加強檔案內容的人資管理指導性，并基于此，對配套的檔案收集制度進行優化，使檔案內容能夠更好地體現出，從業者的專業水平、業務能力，增強檔案的參考依據效用，提升檔案管理工作水平。在此過程中，可以根據事業單位的性質，確立相應的檔案信息收集方向，然后再將該檔案收集方向寫入檔案收集制度中，以更好地落實檔案收集策略，達到優化檔案管理制度的效果。以醫保部門的檔案收集制度優化為例，在專業技術人員尤其是醫護人員的人事檔案收集中，為了提高檔案的人資管理依據效用和醫療審核水平，需強化檔案內容反映個人經驗、受教育水平、實踐技術水平等醫療業務專長方面的能力，并將人事檔案收集信息項目，設置為職稱、近期考核成績、受表彰情況等，然后，再將各個項目所包含的內容范圍，進行明確的劃分，同時，確立各項信息的收集渠道，最后將其寫入檔案信息收集制度中，以完善檔案管理制度，落實制度的優化。

2）收集操作配套技術的優化。現階段，為了獲得更好的人事檔案管理效果，各類高新的信息技術開始不斷地被引入到事業單位的檔案管理工作中，提高了檔案收集、整理、傳遞等管理程序操作的便捷性。其中，在檔案收集這一管理環節中，由于信息技術的引進、更新速度較快，使得配套制度沒能隨著技術的引進與變化，得到完善和優化，導致配套制度的工作指導能力弱化，不利于人事檔案管理工作的良性運行。為此，應結合當前的檔案收集技術應用狀態，根據收集技術的標準落實程序，制定配套檔案收集管理制度，以規范化工作者的檔案收集操作，實現制度的優化建設。以常用的檔案數字化采集技術為例，可以先清晰梳理該技術的標準實施程序，然后為每個操作程序，確立相應的操作標準、要求，最后基于此，形成該項技術配套的操作管理制度，以完善檔案采集制度體系，達到制度優化的效果。

2 檔案整理制度的優化

1）整理操作制度的優化。在檔案管理中，檔案整理作為其中的一項重要工作環節，其直接關系著檔案結構的合理性。在此過程中，借助科學、有條理的檔案整理操作，能夠提高事業單位調取、查詢檔案的便捷性，使檔案可以更好地發揮其參考依據作用。為此，針對檔案整理環節，應制定一套完善的檔案整理方案，然后再將該方案以標準化程序條例的形式，寫入檔案整理制度中，以規范化工作者的整理操作，實現檔案管理制度的優化。在此過程中，需根據事業單位的性質，及其對人事檔案的使用需求，合理整合系統排列編目、局部調整、全過程整理等檔案整理方式，制定出一套符合事業單位檔案管理要求的整理方案，再為方案中的各個操作環節，設置相應的操作標準，同時，將各項操作明確地劃分給各個檔案整理職能崗位，最后將上述內容，轉化為制度條款，寫入整理制度中，實現檔案整理管理制度的優化。

2）整理工作培訓制度的優化。在制度優化建設中，由于檔案整理工作比較繁瑣，導致配套的制度內容較多，因此，為了達到更好的檔案優化效果，應結合培訓工作，來幫助職工熟悉檔案整理制度，以保證優化后的制度能夠順利落實。在此過程中，為了保證培訓工作的有序落實，防止培訓內容、計劃混亂，事業單位還需給配套的檔案整理培訓工作設置落實制度，以強化培訓工作效果。在培訓制度建設中，從培訓考核、培訓簽到等重點方面入手，設置配套的標準，并結合獎懲措施，建立一套完善的培訓制度，督促工作者及時、有效地完成學習任務，提高檔案整理制度的優化效果。

3 檔案安全制度的優化

1）傳遞操作制度優化。在事業單位中，人事檔案中包含著大量的個人信息，具備一定的隱私性質，因此，在該項檔案管理環節中，檔案管理部門需要面對的工作重點為信息安全防護。在工作過程中，不當、失誤、錯誤的操作，很容易造成檔案的遺失、泄露，嚴重影響檔案管理效果。為此，在制度優化建設中，應針對經常出現的問題操作，制定配套的管理制度，以指導、糾正檔案傳遞操作，保證檔案信息安全，提升制度建設水平。在此過程中，應注意，鑒于當前的檔案傳遞工作，大多都轉移到了線上平臺，所以，在制度優化中，需注重線上傳遞操作規范的設定，以免由于個人失誤操作，導致系統出現安全漏洞，引發檔案信息泄漏事故[1]。

2）配套系統管理制度優化。就目前來看，信息泄露已經成為當前各領域需要面對的重要問題，其中，信息泄露威脅主要包括兩種，即外部威脅、內部威脅，而當前的信息安全防護系統基本只能對外界威脅進行有效防護，難以有效消除由于內部檔案傳遞等操作，所形成的信息泄露內部威脅，因此，在檔案傳遞制度的優化中，應注重加強配套系統管理制度的建設，以規范化系統管理員的操作，降低其失誤、錯誤操作的概率，增強人事檔案傳遞過程中的安全性。在此過程中，由于檔案管理工作的專業性較強，所以在制度建設中，應要求專業的技術人員參與，并做好相應的制度審核工作，同時還要根據系統安全防護體系的變化，對該制度加以及時協調，以保證系統管理制度的嚴謹性、合理性、正確性，強化檔案管理制度優化建設效果[2]。

4 檔案管理監督制度的優化

1）完善獎懲制度。在檔案管理制度中，監督制度的主要作用是保證上述采集、整理、傳遞配套管理制度的準確、到位落實，提高檔案管理的整體規范化水平。在此過程中，獎懲措施作為常用的規范工作措施，事業單位可以將其寫入監督制度中，建立一個獎懲制度體系，以調動工作者的工作自覺性，降低失職、違規操作出現的概率，增強檔案管理工作質量。在獎懲制度建設中，需針對檔案管理的重點、要點、難點工作環節，設置合理的獎懲規定，同時，還可以適當將獎勵制度細化到日常的檔案管理工作中，以提高獎勵措施在日常工作中的參與度，充分發揮其激勵作用，促進檔案管理工作質量水平的優化發展。

2）健全檢查制度。在檔案管理制度中，檢查制度是監督制度中的一個重要組成部分，通過落實該制度，能夠幫助事業單位全面了解當前檔案管理工作運行狀態，以及時加以優化和改善，保證檔案管理工作的效用。基于此，在檢查制度的優化建設中，需設置定期檢查、抽查、日常檢查等多種檢查方式，并為各個檢查方式，設置相應的檢查標準、檢查操作規定、檢查結果評估規定，然后還可以將檢查評估結果計入到個人績效中，以強化檢查制度的監督作用，優化制度建設效果。

5 結論

綜上所述，增強人事檔案制度優化效果，有助于事業單位內部機制運行水平的提升。在檔案管理中，借助制度優化措施可以優化檔案內容質量、規范化檔案整理操作、保證檔案傳遞的安全性、增強檔案管理力度，從而更加充分地發揮檔案的效用，提高事業單位人資管理的準確性。