人工智能在企業(yè)檔案管理中的應用

崔旭東

（鐵法煤業(yè)(集團)有限責任公司檔案館，遼寧 鐵嶺 112700）

人工智能在檔案管理中具有非常重要的作用，管理者需要重視人工智能的應用，并根據實際情況開展改革工作，注重檔案資源的共享和安全管理，以提高檔案管理水平，增強檔案價值。

1 人工智能在企業(yè)檔案管理中的意義

隨著企業(yè)的轉型發(fā)展，智能化不斷進步，創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的必然要求。企業(yè)檔案是企業(yè)生產、經營、管理等各項活動的真實記錄，是企業(yè)開展各項工作的基礎信息，是企業(yè)資產的重要憑證和依據。

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。企業(yè)檔案為企業(yè)管理發(fā)展提供了源源不斷的信息數據支持。檔案現代化的管理依托傳統的檔案管理模式，通過圖像分析、文本識別、數據庫操作、遠程服務器備份等技術不斷發(fā)展。人工智能技術的研究包括機器人、語言識別、圖像識別、自然語言處理和專家系統等。人工智能技術發(fā)展到今天，已經開始使用龐大的智能系統代替人類的手工操作，在檔案現代化管理中運用人工智能技術意義重大。

2 人工智能在企業(yè)檔案管理中的應用

1）檔案庫房系統建設中的應用。（1）人工智能溫濕度調節(jié)。調節(jié)庫房內溫濕度的傳統方法是依靠開窗通風，目前大部分檔案館采用空調和去濕機來調節(jié)，還可以運用人工智能溫濕度傳感器、單片機隨時根據室內的溫濕度進行調節(jié)，可以減少傳統溫濕度計測量的誤差，使檔案庫房溫濕度測定更精確，檔案存放更加科學有效。（2）火災自動滅火裝置。對于檔案庫房的防火措施，檔案庫房可以安裝火災煙感探測裝置以及溫感探測裝置聯動雨淋報警閥。火災報警采取溫度與煙霧相結合的措施，當庫房內溫度或者室內煙霧濃度其中任一檢測值超過所設定值時，觸動報警裝置，噴射干粉或二氧化碳等，同時通知火警。（3）消毒系統裝置。空氣質量對檔案庫房來說尤其重要，防霉、防腐蝕亦極為重要。可以在檔案庫房門口設置紅外線風淋裝置，當檔案人員走到庫房門前時，觸動裝置，可以有效地將檔案人員身上的灰塵、細菌等消除。在檔案庫房內設置定時消毒凈化一體機，定時對檔案庫房進行通風，防止空氣污染。同時可以將庫房內的照明裝置改為可殺菌的光譜照明裝置。（4）防盜傳感器監(jiān)控裝置。檔案的安全是檔案工作的首要任務，應在庫房入口及庫房的窗戶等位置安裝相應的防盜傳感器，在庫房內安裝紅外線探測裝置。當檔案庫房處于無人狀態(tài)時，一旦有非法入侵，就會觸動傳感器，向檔案人員、企業(yè)安保部門報警；同時觸動攝像頭檢測裝置，將畫面定格在非法入侵觸發(fā)處，并保留視頻信息。（5）窗戶感光傳感器裝置。檔案庫房可以配備感光傳感器裝置，窗戶應裝掛遮光窗簾，防止強光直射。有了窗戶感光裝置，當有強光直射時，觸動窗簾軌道裝置，窗簾自動閉合。

2）智能檢索及檔案分類。人工智能技術的應用，降低了檔案資料檢索難度，加快了檢索速度。用戶可以直接通過關鍵字或序號的檢索找到所需檔案，及時下載和調取。同時，人工智能的視頻識別、語音識別、圖像識別等功能可加快數字化檔案識別，按照歸類標準將檔案進行分類，實現信息的自動化管控。另外，利用人工智能社會化、數字化、網絡化性能，檔案管理人員可在最短時間內找到檔案所在位置，提高檢索效率。

3）檔案價值鑒定。人工智能技術在檔案管理中的應用，不僅可以提高檔案數據庫系統的建設質量，也可以模仿專家學者對檔案資料實行自動化檢索和審查，從而確定檔案的真實性、可靠性，凸顯檔案的歷史文化價值，并在識別后對檔案采取不同的管理和保護措施，避免檔案丟失帶來的風險。同時，檔案管理人員可以利用人工智能技術，革新傳統檔案管理理念，創(chuàng)新現有的管理技術，促進檔案價值提升。

4）加強檔案資料的安全管理。應用人工智能技術，可以將原有紙質檔案轉化成數字化檔案，存儲在計算機上，提高檔案管理水平，保證檔案信息的完整性，降低檔案信息破損或丟失帶來的負面影響。同時，通過人工智能技術對檔案管理系統實行安全防護，可以避免信息非法盜用、竊取或泄露等問題發(fā)生，提高檔案的安全性、隱秘性。另外，人工智能可以應用人臉識別、指紋解鎖等高新技術，實現檔案信息的逐層保護。例如，對于一些比較重要的檔案，在沒有專人允許情況下，禁止私自隨意瀏覽和下載，借助自動報警系統，加強外部入侵防控，維護檔案信息的安全性。

5）加快檔案數據標準化、規(guī)范化建設。加快檔案數據標準化、規(guī)范化建設是檔案建設可持續(xù)發(fā)展的重要保障。要確保檔案數據格式與數據庫結構、檔案管理信息系統、查閱交互平臺等方面的統一設定，嚴格要求企業(yè)各部門檔案數據按標準化格式進行采集和傳遞，加強標準化監(jiān)督管理工作，防止因為數據格式的差異所造成的數據傳輸失敗、解碼出錯等問題。保證各部門之間的數據共享，提高企業(yè)各部門管理工作效率。

6）檔案資源共享。人工智能技術的應用將線上線下相結合，對傳統的搜索方式予以改革、創(chuàng)新。人工智能背景下，構建了環(huán)境、執(zhí)行系統、學習系統三位一體的搜索體系，借助相關環(huán)境，在學習系統中進行信息錄入，利用人工智能識別技能，實現海量信息數據的識別、分類、匯總、檢索、分析和應用，并根據用戶提出的相關問題或搜索的關鍵字詞，在現有知識庫中找尋解答內容，且快速顯示出來，以滿足用戶需求。

3 人工智能在企業(yè)檔案管理中的發(fā)展

1）基于大數據的檔案查詢。由于電子化、智能化管理的逐步成熟，智能化檔案管理的數據積累將會越來越多。那么有了大數據技術，這些看似無用的數據信息，都將轉化為寶貴的財富。 過去我們檢索檔案都是通過檔案的名稱、時間或類別等逐條檢索，查詢繁瑣，方式單一。有了大數據的數據積累和數據分析，檢索時只要描述出想要查詢的方向，或者是在某個領域想要尋求一個準確的記載，人工智能會自動篩選出你要查詢的內容并逐一推送。

2）人工智能精準分析。當大數據積累到一定程度時，系統人工智能達到一定水平時，檔案被查詢的工作，將從一個被動變成一個主動的轉化。檔案機器人在你工作時開啟，它將成為你最好的工具書，或是最強大的幫手。在你遇到困難時，它會將他所積累的信息提取，運算并推送給你一個最優(yōu)的處理方式。例如我們建設一棟樓宇，那么它將會根據以往的經驗、新建的環(huán)境通過數據分析進行推算，給人們推送一個最優(yōu)的設計方案。當設計出現不合理之處時，系統將自動提示過去有過的不合適的設計問題，從而給你提供最合理的建議。總之，太多的問題可以通過人工智能來解決。

4 結束語

在信息技術飛速發(fā)展的社會，智能化信息管理領域發(fā)生了變革，檔案信息化逐漸進入飛速發(fā)展的階段，檔案領域面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。在節(jié)奏不斷加快、信息瞬息萬變的智能社會，檔案管理也應創(chuàng)造自己的智能小助手，滿足人們尋找歷史足跡的需求。