論事業單位檔案的規范化管理策略

李 娟

（寧夏特種設備檢驗檢測院，寧夏 銀川 750000）

正所謂，“國有國法，家有家規”。事業單位在對檔案進行管理時，要按照一定的規范與流程來開展各項管理工作。由于檔案管理本身就具有一定的復雜性與特殊性，很多檔案資料既具有保密性，又具有一定的重要性，嚴格按照事業單位的檔案管理機制與流程來對各類檔案實施規范化、科學化與全面化管理，全面提升檔案管理的工作效果與水平。

1 規范化管理檔案的重要性分析

在我國的各級行政管理機構中，事業單位涉及的管理領域主要是醫療、溫升、教育、科技、文化等，能夠為人民群眾提供更多服務的機構或者組織，其在我國社會的發展與建設中發揮著不可替代的重要作用與價值。而檔案是事業單位管理的重要內容。事業單位的檔案類別比較繁多，主要與事業單位的人事管理、行政管理、履行職能的具體情況等信息相關，通過對這些方面的資料進行整理、手機、挖掘、利用、編撰和保管等，實現對檔案的科學與規范化管理。在事業單位各機構或者部門在履行工作職能時，檔案管理工作雖然沒有更具針對性的職能和作用，但是其能夠為各項職能的有效發揮提供良好的依據，能夠為未來社會的有效治理提供更加完善、全面的依據與流程，能夠幫助各項管理工作有效開展與進行，對于提升事業單位整體管理效率與水平非常有利[1]。

當前，從檔案管理的實際現狀來分析，事業單位的業務工作比較復雜，其工作量也比較大，很多需要處理的數據、信息和資料的數量也是十分巨大的。事業單位的檔案涉及的內容也比較多和瑣碎，如果沒有個規范的檔案管理流程，會嚴重影響事業單位各項工作的有效開展與進行。如果檔案管理缺乏一定的全面、科學性與規范性，很容易導致檔案信息出現錯位、缺失、遺漏、內容補全、索引混亂、描述不清、遺失等等問題，使得檔案管理工作質量、效率大大降低，導致事業單位檔案管理的作用與價值沒有更好、更全面地發揮出來。因此，積極地對檔案實施規范化管理，針對檔案開展各項嚴格、有序、規范的管理活動，能夠更好地消除多種檔案管理過程中產生的多種問題，促進檔案管理工作更加有條不紊、完善有序的進行，為事業單位的其他管理工作的高效開展提供良好得檔案保障與信息支撐，進而保障整個事業單位工作的有序開展與高效進行。

2 分析事業單位規范管理各類檔案時存在的局限與不足

對各類檔案的規范化、全面化管理是所有企業或者單位應該且必須做的，也是推動各類單位或者機構科學發展、有序開展業務的重要內容。事業單位在對檔案管理時，存在很多的局限與不足，限制與阻礙了事業單位檔案管理水平的有效提升。下面針對事業單位檔案管理的現狀、局限與不足展開深入且全面的分析與探討：

1）缺乏健全和完善的檔案管理機制與流程。對檔案實施規范化管理，如果有沒有一個較為健全和完善管理機制和流程，那么從根本上來講，不利于檔案管理工作更加規范化與高效化的開展與進行。事業單位的檔案工作內容比較繁瑣、復雜，程序比較多，特別是在近幾年，數據資料、信息檔案的量逐漸增多，這在有形與無形中給檔案管理工作增加了很大的負擔，也容易導致檔案管理工作陷入混亂，各個檔案管理缺少規范化的管理流程，很多工作人員對于檔案的管理不知道如何下手，沒有良好的規范與標準來依照與參考，從而使得一些事業單位的檔案管理缺乏有效的管理依據，不利于管理效率的更好提升。而為了更好地避免或者消除這樣的檔案管理問題，制定較為健全和完善的檔案管理機制與流程是非常有必要的。但是很多事業單位缺乏較為完善且健全的檔案管理流程、機制或者指導，這就容易導致檔案管理不全面、不規范問題的發生[2]。

2）檔案信息化管理水平不高。在信息化、現代化的時代與社會中，各類檔案的管理工作已經不能夠完全依靠人工或者紙質資料的檔案管理模式了，而是要轉變思路、與時俱進，積極地運用互聯網技術來輔助和強化管理，這樣才能夠更好地提升檔案管理效率與水平。盡管很多事業單位已經開始展開了檔案管理的信息化建設，但是應用的程度與水平不高，沒有將信息化管理效率與效果有效發揮出來，很多單位只是單純的應用計算機來實施電子化管理，對于其工作效率與工作先進性的挖掘與利用還有很大的欠缺和距離，這使得檔案信息的有效管理、利用、挖掘與共享功能沒有更好地展示出來，失去了檔案本身的作用與價值，阻礙了檔案管理整體水平的提升。

3）缺乏高素質、高業務能力的檔案管理人才。正所謂“行行出狀元”，表示的是在每個行業或者崗位上都有出色的人才，都能夠展示自己的價值。檔案管理工作雖然看著不起眼，但是其重要性不可估量。為了能夠對檔案實施高效化、規范化管理，應用高素質、高技能人才是非常迫切的。而在當前，很多事業單位的檔案管理人員多是由工作能力較低的人員來擔任，片面的認為檔案管理工作沒有其他業務工作重要，在人員的聘用方面也有所放松，有所忽略，對于檔案管理人員的工作能力與素養也沒有過高要求，這很容易導致檔案管理工作陷入混亂，檔案管理效率低下，影響檔案管理的規范化開展。

3 規范管理檔案的具體方略探究

1）重視管理制度或者流程的健全與完善。實施規范化管理檔案，事業單位加強對檔案管理各項制度與流程的建立、持續完善與健全是不可缺少的。事業單位要根據當前檔案管理的實際情況與具體問題，有針對性的建立科學化、全面化與規范化的管理體制，如檔案管理的安全保密、借閱、管理等機制等等，對于檔案管理的期限、內容、類別等等進行明確，讓所有檔案管理的流程或者程序更加規范，從而檔案管理人員才能夠更加規范、科學的對所有檔案信息資料實施規范化管理，使得各項檔案管理工作才能夠有制度可以依照，為規范化管理所有檔案提供良好的制度基礎與保障。

2）強化信息化建設，提升信息化管理水平。目前，在當前這個信息化時代下，很多管理工作都已經實現了信息化與共享性。事業單位在管理檔案時，加強對檔案管理的信息化建設是非常必要的。根據國家對檔案管理的具體標準與要求，對數字檔案資源和數據進行規范化管理，從而實現數據共享的安全性要求。與此同時，在強化信息化建設的同時，事業單位也要重視檔管理系統或者軟件的開發與利用，讓檔案管理人員參與檔案管理軟件的研發與制作工作，提出一些根據建設性的寶貴意見，這樣能夠增強檔案信息化建設的有效性與科學性[3]。

3）強化對檔案人員的培訓與教育，增強其業務能力與水平。檔案管理人才是推動檔案規范化管理的重要助推力。事業單位在規范管理檔案時，重視對檔案人員的培訓與教育是必不可少的工作。通過對檔案管理人員展開一系列的業務培訓、技能培訓、職業道德與素養培訓等工作，能夠大大的提升檔案管理人員的實際工作能力，促進檔案管理工作更加可靠與有序。

4 結束語

綜上所述，面對當前事業單位在規范化管理檔案方面存在的一些局限、問題或者不足，在對檔案實施規范化管理時，重視檔案管理機制與流程的健全與完善、重視信息化技術的高效應用、強化對檔案管理人員的培訓與管理等等，全面推動檔案管理工作更加規范化與有序化。