新時期做好數(shù)字檔案室建設(shè)研究

徐 斌

（襄陽市政建設(shè)集團有限公司，湖北 襄陽 441000）

建設(shè)數(shù)字檔案室，對于提高檔案工作效率、提升檔案工作現(xiàn)代化水平具有重要意義，可以實現(xiàn)檔案信息資源社會共享，更好地滿足人民群眾日益增長的信息需求。數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)方能完成，如前期的調(diào)研、建設(shè)立項、行業(yè)專家論證、數(shù)字檔案室軟件開發(fā)、各類平臺(管理平臺、利用平臺等)的構(gòu)建、系統(tǒng)運行、項目后期維護等等?？梢哉f，數(shù)字檔案室建設(shè)是一項持續(xù)性工程，需要大量的資金投入和人力、物力支撐，且需要單位各部門的全力配合。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下影響數(shù)字檔案室信息安全的因素

1）人員因素。人是檔案信息安全的核心要素。首先，檔案管理部門往往重視歸檔整理和開發(fā)利用，輕視風(fēng)險預(yù)防與管理，在思想上缺乏對數(shù)字檔案資源安全重要性的認識；其次，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性，檔案管理隊伍缺乏既具有扎實的檔案專業(yè)知識，又具有較強的信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才；最后，檔案管理隊伍參差不齊，部分檔案管理人員知識老化，信息素養(yǎng)較低。

2）制度因素。人的行為要靠制度來約束，健全的制度是確保數(shù)字檔案管理工作有序進行的關(guān)鍵。當(dāng)前，自然資源數(shù)字檔案資源安全相關(guān)的法律法規(guī)并不健全，缺乏統(tǒng)一的自然資源數(shù)字檔案資源安全標準。檔案管理部門應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)字檔案室信息安全防護的具體內(nèi)容，組織開展大數(shù)據(jù)環(huán)境下自然資源檔案信息安全保護所需的標準與制度研究，形成科學(xué)的行業(yè)規(guī)范。

3）基礎(chǔ)平臺因素。數(shù)字檔案信息系統(tǒng)及其運維平臺是數(shù)字檔案管理的基礎(chǔ)平臺，是數(shù)字檔案室的物防基礎(chǔ)，大數(shù)據(jù)環(huán)境對數(shù)字檔案管理基礎(chǔ)平臺的安全性提出了更高的要求，需要頂層設(shè)計，確保人力、財力、物力的持續(xù)投入，保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定、可靠、可控。

2 數(shù)字檔案室特點

數(shù)字檔案室是各級檔案管理部門為適應(yīng)檔案資源管理數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)實需要，以計算機、信息、通信技術(shù)為手段，對傳統(tǒng)檔案信息資源進行收集、歸檔、整理和利用，并利用多媒體平臺為公眾提供檔案信息服務(wù)、共享。作為新時期檔案整體存在，與傳統(tǒng)檔案室相比，數(shù)字檔案室具有其顯著特點：

1）檔案資源：數(shù)字化。與傳統(tǒng)檔案室檔案管理資源不同的是，在數(shù)字檔案室中，檔案存儲是以數(shù)字形式存在的文本、圖像、視頻、音頻等不同類型的數(shù)字信息。數(shù)字檔案室中的檔案信息數(shù)字化顯著壓縮檔案存儲空間，改變檔案組織形式，可見，信息記錄“數(shù)字化”形式成為數(shù)字檔案室的顯著特征。

2）檔案實體：虛擬化。傳統(tǒng)檔案室管理主要以紙質(zhì)檔案、照片檔案、膠片檔案、錄音、錄像檔案載體為主，不同實體形態(tài)的檔案管理對檔案室要求較高，如防磁防蟲蛀、防光等等。但，數(shù)字檔案室建設(shè)，則將各種實體檔案“虛擬化”，利用信息、數(shù)字技術(shù)將傳統(tǒng)“實體”檔案進行數(shù)字化加工，與數(shù)字檔案資源一并管理。

3）信息傳遞：網(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)檔案室的檔案查詢、借閱和歸檔需要“步入”檔案室，接觸到具體的實體檔案。而在數(shù)字檔案室內(nèi)，各種檔案信息資源依附于網(wǎng)絡(luò)存在，在網(wǎng)絡(luò)條件下進行數(shù)字檔案資源的收集、歸檔、移交和利用服務(wù)等，信息傳遞依賴于網(wǎng)絡(luò)渠道，突破了傳統(tǒng)檔案室“時空”限制。

3 數(shù)字檔案室建設(shè)的策略分析

1）嚴格遵循相關(guān)建設(shè)標準。數(shù)字檔案室建設(shè)需遵循相關(guān)的建設(shè)標準，如《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》等。相關(guān)建設(shè)標準涉及檔案硬件配備、功能需求、資源格式、經(jīng)費投入、人才引進等多個方面，是數(shù)字檔案室建設(shè)的有力保障，嚴格遵循相關(guān)標準方能確保數(shù)字檔案室各項工作的成效。

2）深度挖掘檔案信息資源。大數(shù)據(jù)時代，用戶對檔案信息的需求更加強烈，傳統(tǒng)的到館查閱服務(wù)模式已經(jīng)難以適應(yīng)用戶的需求，用戶更傾向于通過網(wǎng)絡(luò)來獲取信息資源以節(jié)省時間成本。但大量的數(shù)據(jù)信息使得有用資源的獲取和篩選更具難度。因此轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，主動對接用戶的信息需求，深度挖掘檔案信息資源已經(jīng)成為檔案機構(gòu)開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有針對性服務(wù)的重要途徑。要運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對用戶的信息行為和信息需求進行分析，同時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)獲取有價值的信息。此外，通過檔案編研工作主動開發(fā)檔案信息資源，豐富編研形式，積極開發(fā)包括紙質(zhì)成品、視頻音頻、電視節(jié)目、網(wǎng)絡(luò)展覽、微電影等在內(nèi)的各種編研成品。熟練掌握“兩微一端”等自媒體的運行方式，充分利用新媒體開展檔案資源宣傳與推廣工作。

3）著力培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。人才是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要力量，但不少檔案機構(gòu)面臨著檔案專業(yè)人才匱乏的困境。為解決這一尷尬局面，可以從兩個方面著手：一方面，注重檔案和信息化人才的引進，以滿足數(shù)字檔案室建設(shè)和運行的需求；另一方面，必須注重檔案管理人員的繼續(xù)教育，應(yīng)結(jié)合檔案工作實際需要開展信息化技能的培養(yǎng)，如安排專項經(jīng)費為新進檔案管理人員參與崗位培訓(xùn)和檔案管理人員參與繼續(xù)教育提供資金支持，鼓勵檔案管理人員結(jié)合單位實踐開展科學(xué)研究工作，了解行業(yè)發(fā)展的研究熱點和焦點，著力解決檔案信息化工作中的實際問題。可以說，上述兩類人才的有效組合能夠為數(shù)字檔案室建設(shè)提供有力的人才支撐。

4）數(shù)字化加工與后期轉(zhuǎn)換關(guān)系。要嚴把檔案數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換處理及整理質(zhì)量關(guān)，確保檔案數(shù)字化整理質(zhì)量。一方面，要提升檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化處理、后期整理及數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量，將數(shù)字化轉(zhuǎn)化、整理及數(shù)據(jù)掛接誤差控制在5%以內(nèi)，從源頭保證檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。另一方面，要嚴格把控檔案數(shù)字化掃描后的數(shù)據(jù)整理質(zhì)量，根據(jù)檔案數(shù)字化數(shù)量核查或抽查一定數(shù)量的檔案數(shù)字化案卷、頁、件是否準確，核查檔案正文與標題是否一致，數(shù)據(jù)掛接是否準確等等，確保數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量，確保各類檔案全文數(shù)字化，夯實數(shù)字檔案室資源建設(shè)質(zhì)量。

4 結(jié)語

檔案安全既是檔案工作的基礎(chǔ)，又是檔案工作的生命線。數(shù)字檔案安全性涉及人員素養(yǎng)、管理制度、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、安全防護技術(shù)等各個方面，這是一項重要的系統(tǒng)工程，必須考慮影響安全性的各種因素，并積極采取有效的措施，以確保檔案信息的安全。在此過程中，還應(yīng)充分考慮大數(shù)據(jù)環(huán)境對數(shù)字檔案安全所帶來的新的挑戰(zhàn)，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、安全防護技術(shù)、人員安全素養(yǎng)等角度進行思考，做好大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)字檔案風(fēng)險防范工作，更好地實現(xiàn)檔案信息資源共享，為社會發(fā)展服務(wù)。