重大工程檔案數字化管理探究

代銀鈴

（江門明浩電力工程監理有限公司，廣東 江門 529000）

隨著我國經濟發展水平的提高和社會進步的不斷加快，越來越多的高科技走入社會生活中的各個領域，在為我們帶來巨大便利性的同時，也帶來了新的挑戰。在快速發展的時代背景之下，如何更好地利用新技術、新方法提升行業競爭力，是當今社會各個行業發展的重點方向。

1 重大工程檔案數字化管理的重要性

1）數字化技術應用是時代必然產物。檔案主要的內容是企事業單位在生產期間產生的一些資料，隨著社會不斷地進步，檔案管理的工作內容也發生了一系列的改變，由傳統的紙質檔案為主逐漸地演變為電子檔案。檔案存在的主要意義在于提升服務，信息技術的大量應用，不僅實現了無紙化辦公、電子文件應用、計算機等先進技術的應用，使數據信息的采集、存取及利用形成了一個有機的整體，使數據信息利用的價值得到了更好地提升，因此，時代更迭是技術進步的必然產物，信息及網絡技術的大量應用，不但改變了人們傳統的生活方式，同時也提升了整個社會的建設效率。

2）在檔案管理數字化建設中提升檔案管理數量。數字化檔案管理模式不再以實體紙質檔案為主體，所有的檔案管理內容和檔案資料修改過程都是通過計算機平臺和輔助軟件來實現，不但突破了原有紙質檔案管理模式的載體束縛，而且能夠使檔案管理工作更為靈活，工作人員可以根據檔案管理的要求進行實時的修改、備份以及補充等工作，從而充分實現檔案管理量級和效率的提升。

2 當前重大工程檔案管理數字化管理現狀

1）具有區域性和局限性。目前，我國工程登記檔案沒有建立廣泛的市場聯系和區域信息共享，導致工程登記檔案信息管理具有一定的區域性和局限性。在工程登記簿和工程登記材料的登記過程中，很多登記檔案只是注重對本地區和本次工程信息進行記錄和歸檔，沒有標準格式的登記檔案電子文件，工程檔案的數字化管理不夠規范和權威。我國各個地區所采用的數字化管理硬件、軟件不同，電子存儲介質、管理流程、管理模式也各不相同，工程登記簿在數據采集和系統功能方面未能達到住建部的登記要求，容易造成工程登記檔案的數據丟失，致使工程登記檔案信息管理效率低效。

2）數字化技術在檔案管理期間未能得到更好的應用。眾所周知，檔案管理工作具有一定的復雜性，不僅需要接觸大量的數據信息，同時，還要對數據信息進行相關的處理、分析、匯總、編檔等工作，由于檔案管理資料整體不健全，導致檔案管理工作在開展期間，資料整體的利用效能較低。數字化技術雖然能夠對大量的數據信息進行處理，但實際的情況是，一些企事業單位檔案管理工作期間，應用數字化技術開展檔案管理工作的時間較少，影響了整個數字化技術在檔案管理工作中的應用。

3）缺乏統一的電子文件管理標準。一份完整、規范的工程檔案包含登記、整理、查詢、利用等內容，可借助電子媒介來搭建完整的工程檔案類目體系，將類系和類列用于工程檔案的歸檔和管理當中，以提高檔案管理效率。但我國工程檔案是近些年才開始規范實施檔案管理標準，缺乏統一的工程檔案電子文件管理規范和標準，在檔案管理對象、電子媒介和工程管理理念等方面也都發生了很大的變化。我國工程檔案還沒有實現全國信息資源共享和房產材料共享，各地房地產的管理系統、軟硬件、管理流程不盡相同，工程檔案在數據采集和系統功能方面還有待提高。

3 重大工程檔案數字化管理措施

1）加大檔案建設資金的投入量。目前為止，部分企業在開展檔案建設過程中其資金投入量相對不足，檔案部門的管理人員，在進行數字化建設時面臨較多問題。尤其是，缺乏大量的資金支持就難以使用先進的硬件設備進行配置，更無法解決在檔案數字化管理過程中所遇到的問題。企業需要對所有的資源進行優化，在檔案部門對硬件設施進行配置時，企業應始終以企業的發展為準，并且對檔案部門所需要的全部設備，包括掃描儀、計算機等設備進行定期的升級、優化與維護，提高檔案設備的整體使用質量，并且在檔案管理過程中，實現資源共享，確保其管理效果能逐步提升。另外，網絡技術由于其穩定性較差，不同的企業在進行數字化檔案管理的過程中，出現了遭受到病毒或者不法分子入侵等一些問題。輕則導致企業內的系統出現崩潰，而嚴重的情況下，則會出現企業內的檔案資料直接丟失，需要企業專門設置數字檔案的技術部門，對所有的系統進行管理。需要對企業在開展數字系統檔案管理時，進行設置、優化系統參數。掃描數字而言有著十分重要的影響，需要對高掃描分辨率的設備進行全新的構建，確保在掃描過程中其掃描的質量以及圖像的清晰度，提高掃描的整體效果。在分析掃描效果時，還需要考慮到不同的檔案其重要程度，進而進行掃描，而針對需要高清晰度的圖片或者是檔案時，則可以根據企業當下的情況去優化掃描儀。

2）云平臺及信息處理平臺的應用。云計算與數字化技術在當前社會事業建設期間具有重要的應用，檔案管理工作開展期間，要利用云計算針對用戶操作的特點，通過網絡進行海量數據的收集，通過信息處理平臺對數據信息進行分析、匯總、篩選、分類、共享等相關的服務，利用數據信息平臺實時對信息進行更新及傳遞，從而使信息數據的最大使用價值得以更好地展現。

3）注重數字化檔案信息數據庫建設力度。在開展企業檔案數字化建設的進程之中，最為核心的部分是檔案數據庫建設，其直接關系到數字檔案管理的有序實施。所以，需要增強檔案信息資源數據庫建設力度，具體來說，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數據庫，主要是對于開放性的檔案，提供相應的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數據庫，主要通過檔案文件的順利載入，提供網絡方面的檔案信息服務，并且最為關鍵的在于廣泛的檔案信息數據庫類型的有效使用。另外，對于電子文檔系統建設力度的加大。一直以來，電子文檔管理系統都是基于數字化的模式存在。對于各種電子文檔，其本身都會擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統，其本身擁有相應的數碼攝像與掃描功能，并且還能夠將原本的紙質信息內容實現數字化方面的轉化，然后針對轉化之后的電子文件，可以開展相應的科學化管理，其包含了簽發、起草、歸檔、審核等諸多事項，最終才能夠實現對存儲情況和使用情況的監控。

4 結束語

當前隨著社會的迅猛發展和各行業管理模式數字化、網絡化進程的不斷推進，檔案管理工作面臨著數字化建設的巨大挑戰。如何在檔案管理數字化進程中更好地實現檔案管理效率和管理質量的提升，與如何解決好當前檔案管理數字化建設中的問題有著密切的聯系。只有加快檔案管理的數字化建設，才能使檔案工作更好地服務于企業生產和科研管理。