城建檔案管理數字化建設研究

朱婭妮

（凱里市城市建設檔案館，貴州 凱里 556000）

隨著信息技術的不斷發展，政府應該不斷加強城建檔案數字化建設工作，提升工作的效率，充分挖掘檔案的內在價值，為城市的建設發展進行助力。在城建檔案管理中融入數字化的概念，能夠對分類目錄和全宗目錄進行有效地管理，解決檔案資料過渡沉積的問題，減輕工作人員的壓力，加快工作的推進速度。

1 檔案管理數字化的概念

檔案管理數字化是以數碼設備和掃描儀等成像設備為載體，對原始的文檔進行數據信息采集，之后把采集的信息轉化為計算機能夠識別的模式，之后把它們存儲到U盤、磁盤或者其他移動設備中，按照不同的類型進行專項管理。這樣能提升管理工作的效率和質量，實現資源共享的目的。檔案管理數字化是一項長期且復雜的工作，應該循序漸進地推進，要對資料采集整理、數據資料存儲、移動設備選擇、信息掃描以及存儲管理等環節進行重點把控。現階段，檔案管理數字化建設的主要模式為：第一，在全社會范圍內開展數字化建設工作，比如學校、企業、政府部門都對檔案進行轉化。第二，構建科學的管理機制，采取紙質和數字化雙向存儲模式，保障信息的安全性[1]。

2 城建檔案管理數字化建設的重要意義

2.1 符合時代發展的基本要求

城市一直處于變化發展的狀態，現階段信息技術和數字化技術不斷發展，加強城建檔案管理數字化建設符合時代發展的基本要求。以數字化技術為基礎，構建系統化的檔案管理平臺，能對檔案管理工作進行有效整合，提升查詢統計工作的效率，優化信息共享的效果。

2.2 提升檔案管理的效率和規范性

城建檔案與城市的方方面面有著緊密聯系，牽扯的范圍較廣，檔案的數量較多，內容較為龐雜，在收集、整理和分析工作中會耗費大量的人力和物力。現階段，城市的發展速度和人們的生活節奏逐漸加快，科學地應用數字化技術能提升檔案管理的效率和規范性，降低工作人員的壓力。

2.3 增加檔案的利用率和開發價值

城建檔案不僅能存儲城市的發展信息，它還具備重要的使用價值。通過對城建檔案進行檢索和查詢能夠從中提取重要的信息，為城市的發展和建設工作提供科學的數據支持，城建檔案是重要的城市資源寶庫。所以應該進行城建檔案管理數字化建設，簡化查閱和檢索的環節，增加檔案的利用率和開發價值。

3 城建檔案管理數字化建設的模式

3.1 明確城建檔案數字化建設的指標和要求

城建檔案管理數字化建設能夠為之后的檔案數字化建設工作提供藍本和參考，是數字化建設工作的前提和運行基礎，同時也規劃了數字化建設的具體實施模式。在推進城建檔案管理數字化建設的過程中，要明確建設的指標和要求，這樣才能對各個要素進行有效把控，確保建設工作有的放矢。在進行數字化建設時，應該提升城建資源的信息的有效性，確保各項信息能夠真實且直觀反映城市的情況。所以在正式進行數字化建設之前應該進行嚴格的檔案信息采集、匯總、存儲、分析、分類等工作，在紛繁復雜的信息中提取有價值的內容，為建設工作提供數據保障。工作人員應該在遵守國家各項法律法規的前提下進行檔案整理工作，保障各項指標符合檔案管理的要求[2]。第一，按照不同的類別進行整理。主要包括：綜合類、城市勘測類、城市規劃類、城市建設管理類、市政工程類、公用設施類、交通運輸類、建設科學類、地下管道、建筑工程、名勝古跡和園林綠化以及民用建筑類等。第二，不同的城建檔案需要使用不同的格式，要保障其中的內容清晰直觀。第三，工作人員應該按照管理的要求配置不同的操作設備，并且加強采集、整理和匯總工作直接的銜接性，嚴格規范自身的行為。

3.2 構建數字化城建檔案管理系統

在一般的情況下，城建檔案管理部門需要與專業的數字化軟件公司進行合作，一同構建數字化城建檔案管理系統。檔案管理人員需要利用自身的專業知識和工作經驗對軟件公司提出的實驗性方案進行分析和評估，探究它的可行性和安全性，運行數據進行調研工作，采集系統的運行參數，對系統進行反復多次的調試和演練。同時為了能夠提升城市信息資源的利用和開發效果，實現信息共享的目的，應該把城市的政務資源和城建檔案資源進行有機地整合，這樣居民們和工作人員就能在同一個系統中采集到所有的相關信息，保障數字化建設的價值。例如，某市對城建檔案館加強數字化建設，為館內配置對應的區域網以及檔案管理系統，利用計算機對城建檔案資源進行有效管理，并利用軟件對檔案進行編著目錄、資源統計、數據檢索以及應用等操作。建立檔案館的門戶網站，建立專屬的主頁，與政務網進行聯通，一同提供查詢服務。值得注意的是，要切實保障城建檔案管理系統和網站的安全性，避免發生信息遺失或者泄露的問題，合理地規避管理的風險。

3.3 配置城建檔案數字化信息存儲庫

現階段，城建檔案已經滿足數字化建設的基本條件，并且外部的軟件設備也在不斷優化和完善。其中建設工作的關鍵內容為配置檔案的存儲數據庫。第一，要明確檔案存儲數據庫的基本構成要素，即空間存儲庫、音頻影像資料庫以及數據文檔庫。不同的數據具有不同的存儲模式和格式要求，各個數據庫之間具有直接聯系。當用戶輸入某個關鍵詞進行檢索操作時，每個數據庫都能對內部的信息進行編碼和處理，從而摘取出有價值的資源信息。第二，充分發揮存儲數據庫的檢索能力。在城建檔案庫中能夠進行高效的數據檢索工作，是數字化建設的根本要求。只有能根據指令快速地搜尋信息，才能提升管理工作的效率，為之后的決策和城建規劃提供數據支持。在構建存儲數據庫時應該利用新媒體技術和大數據技術的抓取功能，對城建信息資源進行多層次的開發和利用。在構建信息時應該保障操作的安全與合法性，提升系統檢索的效率。

3.4 科學應用管理城建檔案資源

當正式完成城建檔案管理數字化建設工作后，應該制定科學的管理機制。第一，以我國的法律法規為基礎，制定完善的管理和應用機制，采取分層查閱和管理模式，規范不同人員的管理權限和責任。這樣既能保障城建信息的利用效果，又能提升管理的安全性，確保城市的和諧穩定發展。第二，構建系統化的城建檔案管理數字化人才隊伍。首先應該優化管理人員的職業素養，增加他們對管理工作的歸屬感和認同感。其次，采取多樣化的業務培訓工作，提高檔案管理人員應用信息技術的能力，提高使用數字化技術平臺的熟練度。同時開展有針對性的教研活動，向他們介紹數字化檔案的最新研究成果和發展動態，增加他們的知識儲備量。

4 結論

綜上所述，城建檔案管理數字化建設符合時代發展的要求，是管理工作改革的必由之路。數字化建設工作不僅能為檔案管理提供極大的便利，還能積極地解決城建檔案管理中的各項挑戰，促進城建資源的科學管理和開發，提升城建檔案管理工作的安全性和嚴謹性。