大數據時代下檔案管理工作的創新思考

張文靜

（中國共產黨泰安市委員會黨校，山東 泰安 271000）

了解大數據時代下企業內部進行檔案管理的具體特點，使得工作人員對檔案管理的重視程度得到了明顯的改善。在具體開展工作環節中，能夠樹立正確的檔案保密意識，以更加符合企業實際的措施促進檔案管理工作的開展。

1 大數據檔案管理具體特點

1.1 降低管理成本

在以往檔案管理環節中，由于檔案主要以紙質形式大量地存在因此需要建立具有一定規模的存儲環境，投入相對應的硬件設備。存儲空間及硬件設備方面的支出在檔案管理工作中消耗了大量的經濟資源。同時為了能將檔案進行系統性的管理，需要在人力資源方面進行一定的投入，對檔案管理人員的基本素養有著一定的要求[1]。在當前大數據時代背景下，企業可以通過將檔案進行電子化的管理，大幅度地減少了在存儲空間及硬件設備上的支出，同時進行電子檔案管理，工作人員的工作效率得到了有效的提高，使得在人力資源方面的投入得到了合理的控制。雖然，在大數據時代進行電子化檔案管理初期，企業的投入相對較高，但是隨著對應管理體系的逐步完善及檔案存儲時間的延長，在單位時間內所產生的檔案管理成本遠遠低于以往檔案管理環節。

1.2 提高管理質量

通過對以往檔案管理進行調研發現，檔案在紙質化的存儲后基本很少有員工對檔案進行查詢。主要原因是紙質檔案的存放使得使用人員無法清楚直觀地了解到所要查詢的信息，相關人員在進行檔案的借閱或查詢時往往需要花費大量的時間，導致其不愿進行檔案查詢工作。同時，紙質檔案在進行目錄明細及對應資料的匯總過程中常常出現將一些重要的內容未能進行編制，導致一旦在工作中應實際需要進行相關內容的查詢時，無法了解到所對應的具體內容。通過大數據進行電子化的檔案管理，使得各種檔案資料可以全面有序地進行匯總，避免了以往模式下檔案內容遺忘的情況發生，檔案管理人員可以通過更加高效的分類匯總方式，使各種類型的檔案形成系統性的明細。通過大數據使用者可以進行關鍵詞的搜索，能夠快速準確地查詢檔案信息，提高了獲取檔案的效率[2]。使用者更加愿意進行檔案的查詢，使得檔案能夠被充分地利用，促進相關業務工作質量的提高。

1.3 提高存儲安全性

紙質版的檔案在存儲過程中對存儲環境的要求相對較高，存儲區域需要保持相對干燥，注意采取合適的措施防止紙張質量發生變化，避免相關內容造成破壞，同時對檔案室的防火要求極為嚴格。對于非紙質類的檔案存儲方式如視頻資料、光盤、磁帶資料不能進行長時間的保存，這些存儲方式隨著存儲時間的增加其檔案的完整度會不同程度地受到一定的影響[3]。在大數據時代下，檔案信息的數量大幅地增長，越來越多的企業認識到進行電子化檔案管理的重要性。進行電子化檔案管理，對于檔案存放的環境要求不再如此嚴格，可以在各種企業單位被廣泛地應用。將一些隨著存儲時間的延長，檔案信息容易發生變化的內容進行電子化的存儲，為企業檔案的安全管理提供了有效的保障。有效地降低了因外界環境因素影響導致檔案存儲環節出現安全問題的風險，用技術手段提高了檔案管理工作的安全性。

2 創新思考

2.1 轉變管理思維

目前，在各產業的發展過程中大數據對其產生的影響不斷增強。面對當前時代背景下，檔案信息類型及數量的急劇增加，同時對檔案管理質量越來越高。在進行電子化檔案管理工作中，工作人員需要轉變以往檔案管理的思維。采取更加符合實際工作需求的方式，將檔案類型進行合理地區分，例如將紙質類的檔案與視頻影像類的檔案采取不同的存儲方式，使得檔案能夠被系統性地整理。根據檔案內容的重要程度，對一些紙質版的檔案進行電子化的存儲。避免這些重要數據在存儲過程中發生損壞。在完成檔案的整理匯總后，需要根據實際存放的情況建立電子化的檔案明細目錄，便于使用人員進行檔案的查閱。通過電子化內容及目錄明細的制作，轉變以往的管理思維使得大數據更好地在檔案管理中發揮作用。

2.2 建立大數據平臺

在大數據背景下電子化的檔案存儲能夠使得檔案管理更加規范合理。進行電子化的管理需要進行大數據平臺的建立，在此基礎上電子化的各項管理工作才能夠有效地開展。大數平臺的搭建可以更加高效地進行檔案的分類整理，使用者更加便捷地進行相關內容的搜索。目前在部分企業中，對于大數據平臺的搭建未能形成完善的體系，各平臺之間相互關聯性相對較差[4]。使用者在進行檔案查詢時需要通過不同的平臺完成，使用上存在一定缺陷。因此，在進行大數據平臺的建立時首先要對企業的各個部門進行系統的劃分，使得在一個平臺上可以實現對不同部門檔案的系統性匯總，同時又不影響使用者查閱檔案的便捷性和準確性。

2.3 培養專業人才

專業技術人才是在大數據時代進行電子化檔案管理最為關鍵的因素之一。為了使得檔案管理工作能夠在科學的指導下，以先進的技術手段保障其高效地運行，企業需要注重專業技術人才的培養。企業可以通過引進具有大數據工作背景的技術人員，在公司內部組織專業的培訓。讓員工在實際檔案管理的過程中，發現企業目前存在的管理問題，在技術人員的科學指導下不斷提高自身的專業技能。在以后面對類似問題時能夠獨立地進行問題處理。除了對解決實際檔案管理問題的技能培訓，企業員工人需要主動地學習關于大數據在企業中的具體應用。以便能夠更好地結合公司實際情況制定更加合理的檔案管理措施。

2.4 重視檔案保密

大數據背景下使得檔案保密工作在企業的重視程度不斷提高。在以往的檔案管理環節中，檔案發生被盜或信息泄露的概率相對較小。在如今的環境條件下，互聯網技術雖然為在大數據背景下進行檔案管理提供了有效的技術支持，但是同時也使得檔案信息更易發生泄露。因此在進行檔案管理的過程中，要提高管理人員關于保密的意識。在檔案資料整理匯總，存檔以及查詢借閱的過程中，首先要確保檔案資料不會受到外界因素的影響而導致信息泄露，必要時應采取一定的措施。企業要定期對從事檔案管理的人員進行保密相關知識的培訓，使管理人員提高保密意識，以更加有效的方式在工作中開展關于檔案保密工作。

3 結束語

在大數據時代的檔案管理工作可以有效地降低管理過程中的成本，提升管理質量以及檔案存儲的安全性。企業通過轉變管理思維，建立大數據平臺，培養專業人才以及重視檔案保密工作，能夠在當下的環境中使得檔案管理工作更加規范化。