大數據時代下醫院檔案管理工作研究

白雪原

（興安盟人民醫院，內蒙古 烏蘭浩特 137400）

1 當前醫院檔案管理的現狀

1）制度建設落后。醫院檔案管理涉及面較廣，主要包含病例檔案、醫院各項活動檔案、政策方針落實情況相關資料等等，醫院檔案管理工作不僅僅是醫院內部的管理，還與患者的切身利益密切相關。然而，現今醫院檔案管理工作遠遠落后于醫院的內部管理機制，有些縣級醫院甚至還未建立完善的醫院檔案管理制度，檔案管理工作人員無章可循，大量的醫院檔案被堆積到角落，還來不及整理和歸檔，很多患者出院半個月都還無法復印病歷檔案，延誤了患者的后續治療時間，失去了醫院檔案管理工作的真正意義。

2）人員隊伍老化。醫院檔案管理工作人員大多是醫務人員轉崗過去的，沒有經過崗位培訓和基本技能訓練，人員隊伍年齡老化十分嚴重，對于信息技術不會使用，導致醫院檔案管理信息化的腳步停滯不前。

3）信息程度較低。由于檔案管理工作人員自身能力不足、醫院軟硬件設施配置不齊全、檔案軟件系統平臺更新遲緩等因素的影響，我國中小型醫院的檔案管理信息程度還處于較低的水平。檔案管理人員無法熟練操作檔案管理信息系統，面對系統出現的問題不能夠及時解決，系統軟件服務商也沒有及時更新軟件系統封堵安全漏洞，導致檔案管理信息系統的安全性降低。

2 大數據時代下醫院檔案管理工作

1）強化信息技術應用。信息技術的廣泛應用離不開基礎設備的支持，醫院領導層面要將信息技術設備的購買納入醫院年度財務計劃中考慮，由檔案管理部門主管領導落實到位，實行統一上報、招標購買的方式，增加專項資金使用的透明度。長期以來，醫院檔案資料調閱都需要到醫院檔案服務窗口進行，患者需要在出院后7～15個工作日回到醫院進行病歷的查詢和復印，給很多異地就醫的患者帶來諸多不便。醫院檔案信息平臺的全面使用將會有效緩解這一困境，患者只需要輸入身份證號或者住院病歷號，就可以在線查詢到病歷資料，實時打印，大大方便了患者的異地就醫，也樹立了醫院服務的良好形象。

2）實現醫院檔案管理現代化建設。新時期，醫院檔案管理工作急需進行改革，其中最重要的就是實現醫院檔案管理工作的現代化建設。醫院應該積極轉變思想，積極將現代化的技術引入到醫院管理工作中，能夠充分利用大數據對于檔案管理工作的積極作用。能夠增加重視程度，加大投入力度，對醫院檔案管理部門配置先進的軟硬件設備和設施，能夠加快檔案管理現代化建設的步伐，更好地開展檔案管理工作，有效提升檔案管理的效率，同時提升病歷檔案的有效利用率。例如可以實行電子檔案，利用HIS系統管理醫院檔案，能夠對電子檔案進行動態監控，利用感應系統對庫房內的溫濕度進行合理調節，確保安全和完整的保存病歷。同時醫院還要重視硬件配置，這是實現檔案管理現代化建設的必要前提。需要配備完備的設備，掃描檔案并建立數據庫進行存儲，還要購置計算機、掃描儀、微縮機和刻錄機。同時還要將電子檔案存入光盤收藏備份。備份數據一般有兩份，一份用于醫療調用，另一份用來封存。傳統的檔案管理通常都是每個醫院管理各自的病理檔案，各個醫院之間無法實現系統共享。利用大數據和云技術等先進技術，能夠破除地域限制，能夠實現醫院檔案資源的共享，可以實現異地調取和使用病歷檔案，對患者轉院治療或是異地治療提供了更為便利的條件。所以實現醫院檔案管理現代化建設，不但能夠提高醫院的醫療水平，還可以讓醫院獲取更高的經濟效益。

3）加強大數據管理意識。大數據背景之下，醫院想要更好地進行人事檔案管理，需要提升院內員工的大數據管理意識。大數據管理在醫院內是否能夠全面推行，需要醫院領導的全面支持，還需要各個主管部門積極參與。這就需要醫院的管理者對此高度重視。醫院領導在帶領醫院前進的同時，需要將傳統的管理模式和現代管理模式積極做好銜接工作，鼓勵員工在傳統觀念中尋找對現代觀念起到積極促進作用之處，并綜合信息化觀念，對國內外典型的先進的案例主動學習，結合院內實際情況進行改革創新。負責人事檔案管理的主管領導也應該從設備上、環境上給予更多支持，軟件和硬件都應該有明顯的改進，人事部門也應該適當配置科技的理念，使得傳統管理觀念與大數據管理觀念能夠積極做好銜接。

4）確保檔案安全，實現有效利用。在開展檔案管理和利用這項工作的過程中，有一個非常重要的任務，那就是應該保護好檔案本身的安全性。應該實現檔案保密，不能對相關的信息和數據進行泄露，防止有黑客進行攻擊和人事數據庫的建設受損等，使社會和醫院本身的權益得到更好的保障。所以，在保障檔案安全這一方面，可以不斷加強大數據的運用，將大數據的價值最大化展現出來。例如，為了保障人事檔案的安全，一方面，應該不斷提升相關管理者的道德素質，不能為了私利進行信息泄露。另一方面，應該不斷加強大數據的有效利用。如，建設防護墻，不斷進行防護墻的維護。對于其中的重點信息，可以進行加密保護，可以在云數據上進行復制和備份，防止檔案的丟失。這樣可以使檔案的安全得到更好維護，達到理想的利用成效。

5）增加便民功能板塊。醫院檔案管理工作部門要與軟件研發公司精誠合作，通過多種渠道進行社會調研，根據醫院檔案資料使用的現狀，建立檔案用戶信息庫，及時分析、了解病人對檔案的需求，有針對性地編輯完整的系統檔案信息，提高檔案利用率，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務。這是提高檔案管理水平和開發利用檔案信息資源的主要手段。檔案工作者要深入醫院第一線調研，收集利用反饋信息，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，檔案效益發揮的情況，總結經驗教訓，從而提高檔案利用率，改變以往那種只管信息輸出，不管用途如何的現象，按照各項工作對檔案信息的需求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價值的信息，加強二次文獻和三次文獻的編研工作，主動為醫院各項工作提供檔案信息資源。

3 結束語

綜上所述，在信息時代背景下，醫院檔案管理工作只有積極進行改革，才能滿足新時期的社會和行業需求。醫院檔案管理人員要對大數據有全面的認識，能夠將其合理地應用于工作中。利用大數據的優勢作用不斷提升檔案管理工作效率，提高檔案管理的服務能力、提升自身業務能力。實現檔案管理的信息化建設，首先建立完善的管理制度、提高人員素養和安全意識，優化和完善醫院檔案管理工作，全面提升醫院檔案管理工作效率和安全性，促進醫院更為長足的發展。