淺談大數據技術在單位檔案管理中的應用

余深演

（寧德市蕉城區人民政府信訪局，福建 寧德 352000）

在中國特色社會主義發展的新時期，單位檔案管理工作發生了重大轉變，明確了檔案在檔案管理中的“數據”特征，并且，在初步完成檔案信息化管理后，引入了大數據技術，各單位也相繼建立了數據分析部門。當前大數據技術在單位檔案管理中的應用，雖處于初級應用階段，但已經發揮出了明顯的比較優勢，提升了檔案管理的效用生產效率。下面以此為出發點對主題展開具體論述。

1 大數據內涵解析

當前，大數據技術在我國各行各業的較大范圍應用經驗表明，大數據既有技術性特征，也包括了管理性特征。具體而言，通過大數據技術，可以將已經賦予單位檔案管理的“工具理性”轉換到較深層次的“價值理性”，進而通過對數據的轉換、采集、傳輸、統計、分析、運算、預測、分發，實現針對單位檔案的高效化、有效化管理。

2 大數據技術在單位檔案管理中的應用

與信息化的單位檔案管理相比，大數據技術應用，需要以信息化為基礎，并借助對“單位檔案信息”轉換，生成新的“單位檔案數據”，從而透過數據，發揮出單位檔案管理的效用生產效率。下面結合日常工作經驗，分別從大數據的應用前提、應用方法、應用結果三個方面，對大數據技術在單位檔案管理中的應用進行具體討論。

2.1 應用前提：運用現行管理體制加快數據庫建設

在單位檔案管理信息化管理時期，重點是紙質文本向電子文本的轉換，通過這種轉換，提高了單位檔案管理效率，因此，產生了較大的物質生產效率，單位能夠在這種管理方式的條件下，強化制度管理規范與各項管理機制的運用。進入大數據技術應用階段，除了常規的信息安全保護之外，單位的檔案管理工作，需要在制度機制層面做出調整，以此為其應用奠定基礎。具體如下：

第一，在實際的單位檔案管理中，需要在現行檔案管理制度引領，激勵機制、監督機制、評估機制并行的一體化模式條件下，增強針對檔案資料向檔案信息的轉換管理，明確單位檔案管理中涉及的資料的類型，在細分資料類型后，將其轉換為信息類型，進而為大數據技術的應用，提供基礎保障。簡單講，需要針對單位檔案信息管理，設置對應的數據庫建設。

第二，在數據庫建設制度機制完善過程中，一方面，應該針對不同類型的檔案信息設置獨立的數據庫規范條例；并在內部局域網絡或單位之間的公共平臺信息管理網絡，建立起各個數據庫之間的聯動機制。從而透過獨立數據庫系統及獨立數據庫系統之間的有效聯動，擴大單位檔案管理中應用大數據技術的范圍。

2.2 應用方法：數據分析部門與檔案管理部門聯合

單位檔案管理中應用大數據技術，需要從應用方法的層面，做好硬件軟件配套工作。具體如下：

應該對數據分析部門與單位檔案管理部門的資源進行優化，一方面，通過單位檔案管理部門的信息化辦公方式，建立起關于各種類型的單位檔案數據庫；另一方面，要結合數據部門的大數據分析技術，對單位檔案數據庫進行數據關聯，從而實現對數據的精準化采集與傳輸，并以此為基礎，進一步對檔案數據進行統計分析，將其上傳到云計算智慧管理中心，透過對數據運算，完成檔案數據的結果預測，并透過分發網絡，將其分發到單位檔案管理部門。并通過單位檔案管理部門對預測結果的參考，持續推進對單位檔案管理方案的優化，以及對于檔案數據的合理應用。

2.3 應用結果：通過項目化應用擴增效用生產效率

單位檔案信息化管理，提升了單位檔案管理的物質生產效率。應用大數據技術，需要以此為基礎，在充分利用改革成果的前提下，擴增單位檔案數據化管理的效用生產效率。具體如下：

建議將單位檔案數據化管理，對接到單位的功能層面。一方面，使檔案數據化管理，與單位的具體職能相對應，如與部門職能、崗位職能對應后，就能夠借助單位檔案數據化管理方式，通過大數據技術分析相關檔案數據，為其提供人力資源配置的參考方案，從而強化其人力資源管理效率。另一方面，需要將單位檔案數據化管理，與單位的行政管理和服務職能關聯起來，這樣就可以針對單位檔案數據分析結果，進一步為其公共項目的研發設計提供參考依據。如民生領域的檔案數據化管理，就可以劃分出社會民生問題的輕重緩急、設計針對性的解決方案，從而對其實施動態化的監管，根據應用效用及時調整方案內容。從當前大數據技術在單位檔案管理中的應用經驗看，應用范圍已經擴大，應用效用也十分明顯。因此，應該在后續應用中，需要持續擴大其應用的專業程度，擴增其在具體單位、具體職能、具體分析預測等方面的效用生產效率。

3 結束語

總之，與單位檔案管理的信息化轉型相比，大數據技術的應用，可以進一步將檔案管理中的“信息”轉換為具有“價值理性”的“數據”，進而在傳統“工具理性”應用的基礎上，將單位檔案管理與具體的單位職能與服務項目等結合起來，一方面，為其提供參考依據，另一方面，提升單位檔案管理水平，發揮出檔案管理的數據化價值。結合以上分析，建議在新時期積極增加單位檔案管理的數據庫建設，并利用通訊技術與信息技術的資源整合，加快各單位檔案管理之間的聯動性，為我國各單位檔案管理的數據化管理提供促進條件。