高校圖書館檔案優化管理新思路探討

崔艷萍

（河南牧業經濟學院圖書館，河南 鄭州 450000）

隨著網絡信息技術的飛速發展和進步，網絡信息技術已經滲透到各行各業之中，并且為不同行業的工作者提供了便捷的工作服務，充分滿足了企事業單位的工作開展需求。在圖書館檔案管理工作開展中，應用信息技術對于各項具體工作的開展都有一定的益處，能夠改變傳統的圖書館檔案管理工作模式，提升工作效率，減輕工作人員的工作負擔。實現檔案管理工作的信息化在一定程度上也會加速圖書館工作信息化的步伐，提高圖書館的現代化建設能力和水平。

1 高校圖書館檔案工作的重要性

1）圖書館檔案資料具有保存價值高等學校檔案的定義，在中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》中明確為：高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。圖書館檔案工作應包含收集、保管圖書館各項業務活動的資料，負責圖書館檔案接收、管理和開展檔案的利用，并按照學校檔案工作要求移交圖書館具有收藏價值的檔案資料。高校圖書館檔案工作是全校檔案工作的重要組成部分，根據學校檔案歸檔范圍要求，圖書館應將涉及圖書館概況、發展規劃、藏品目錄、統計年報、大事記、規章制度、工作總結和計劃、校外交流材料、具有保存價值和紀念意義的聲像檔案等進行收集保存并歸檔。由此可見，圖書館的檔案材料是對圖書館乃至全校的歷史見證，極具歷史價值。2）圖書館檔案資料是圖書館管理決策的重要依據圖書館檔案資料是圖書館管理決策的重要依據，是上級部門在學校發展整體框架內對圖書館提出的要求，同時又包含對圖書館各項工作的指導建議。在為學校教學、科研服務的過程中，圖書館應充分遵循學校的發展理念，依據相關文件精神開展工作。所以圖書館發展的相關決策應是在充分了解學校相關檔案文件的基礎上制定的，是在掌握學校教學、科研及學生動態和參考過去有價值檔案資料后形成的。

2 高校圖書館檔案優化管理新思路

2.1 優化檔案管理團隊建設

在網絡環境下為高效實現圖書館檔案管理工作，管理團隊可通過優化檔案管理團隊建設保障圖書館檔案管理工作的持續穩定開展。為此可從以下幾個方面入手：第一，健全管理體系。為健全圖書館檔案管理體系，管理團隊要深入解讀網絡環境下圖書館檔案管理的要求，根據相關經驗以及本單位實際情況，建立一套涵蓋檔案收錄存放、整理收集、安全保密、檔案等級分類、檔案管理責任制度、人員管理等多個層面內容的檔案管理體系。并根據管理體系明確檔案管理各個環節的職責范圍，使圖書館檔案管理工作有法可依、有章可循，以此實現檔案管理工作的有序、高效開展，為檔案管理的質量與效率提供制度保障。此外，管理團隊要加強對檔案的接收、傳遞等各個流程的監督力度，確保各個流程的規范、有序，以此保障檔案管理的質量與效率。第二，提高檔案管理團隊信息化水平。在網絡環境下，圖書館檔案管理工作需要的是集圖書館技能與信息化技術為一體的復合型人才。因此管理團隊要加強內部信息化技術以及檔案管理技術的培訓力度，提高員工的信息化技術水平以及檔案管理的水平，以此保障網絡環境下檔案管理工作的持續開展。員工自身也要樹立終身學習的意識，不斷閱讀相關書籍，用常換常新的管理思想促進圖書檔案管理工作創新發展。第三，提高團隊網絡安全防范意識。管理團隊要建立涵蓋系統安全技術、數據安全維護、網絡安全防范等多維度的網絡安全防護體系，以此保障電子檔案的安全。同時管理人員要定期維護系統，確保系統的穩定運行，對重要的數據要采取加密、備份、病毒預防隔離等手段。此外，管理人員要建立完備的應急預案，提高應急能力和備份技術，以此保障網絡環境下圖書館檔案管理工作的安全性與穩定性。

2.2 建設圖書館的網絡設施

想要實現信息技術的有效應用，需要結合圖書館檔案管理工作實際進行相關前期工作準備，注重各類網絡配套設施的引進。在具體工作開展中，一方面應該注重硬件設施需求工作的進行，例如，購買用于工作的專用計算機、服務器、音頻視頻采集器、掃描儀等設備。在進行設備購買的過程中，可以采用招標或者統一采購的方式，這樣能夠確保供貨商的資質，有效減少工作量，提高工作效率，采購到符合要求的產品設備。同時，還應該通過專業人士進行數字化系統的構建，在進行系統構建之前，需要進行各類信息的收集與處理，對于需要實現信息化的內容進行整理歸檔，便于檔案信息的統一調度和操作。另一方面技術人員需要構建起一個安全、可靠的管理儲存系統，用于所有檔案管理資料的動態化、分類化的儲存，并且通過技術操作，能夠確保檔案信息具有一定的安全性。基礎網絡設施的準備，是開展各項工作的前提和基礎，在進行信息技術應用的過程中，需要運用相關設備、設施等，這樣才能夠提高技術工作的開展效率。

2.3 構建高校圖書館檔案全文數據庫

在高校圖書館檔案目錄數據庫建設工作結束之后，工作人員應當結合師生的需求和圖書館數字化建設情況，及時開展檔案全文數據庫建設工作。該工作主要針對一些不易保存和容易受損的紙質版文件，通過數字化錄入等方式實現數字化存儲，師生可以通過調取云端數據的方式觀看相關內容，找到與自身工作學習相關的資料，同時還可以減少對資料的損壞，對保障各類資料的存儲質量具有重要意義。在該過程中，高校圖書館工作人員必須加強對自身數字化技術使用熟練程度的重視，從特定分類出發，結合其檔案特點，及時開展全文數據庫錄入工作，必要時還應當對原始文件進行處理和美化，保障文件的閱讀質量，全文數據庫建設過程中出現的問題也會隨之減少。

3 結語

圖書館檔案工作是學校檔案工作密不可分的重要組成部分，也是圖書館推進現代化管理工作過程的重要環節。圖書館檔案信息資料是非常有價值的信息資源，是對圖書館各項工作實踐的真實記錄，更是圖書館開展科學研究的基礎資源。所以，高校圖書館要高度重視檔案工作，增強檔案意識，積極發揮檔案在圖書館事業發展和建設中的重要作用。