基于建設項目全生命周期的檔案管理途徑探討

陳 慧

（廣州市鳳凰山隧道建設有限公司，廣東 廣州 510700）

項目種類繁多，根據管理的不同，可分為：新建、擴展和改建等；根據行業的不同，建筑工程、機械項目、因特網等，一個工程的順利完成可能包括各個方面，環節也不相同。目前，信息化技術迅速發展，許多傳統領域不斷與信息化融合，信息化促進、改變了傳統工作與管理方式。在項目實施過程中，也采用了信息化的技術和管理方法。一些具有較好基礎、有信息化的單位及新項目，使用信息化的速度更快、效果更好；而一些基本薄弱，甚至空白單位、項目使用信息化的速度慢，效果差。

1 建設項目檔案管理的現狀問題

1.1 檔案管理環境差

由于社會的局限，以前很多企業尤其是建筑、重工等傳統產業的文件資料都是人工圖，大小按顯示的比例分為a4、a3、a2等，訂裝后很厚，紙質檔案數量大，體積較小，保存需要大量人力和財力的占用等缺陷，保存地點也很重要，例如：保存地點。大多數是閑置房間，沒有制定相應管理方法和環境保護設置，大多數不能維持保存室間恒溫、恒濕的環境，容易引起紙質文件丟失、內容模糊等事故。

1.2 缺失檔案管理項目實施過程的重視

檔案管理是項目實施中的重要部分，它把項目實施過程中的每一個環節都記錄得及時準確，突出結果而忽視過程。該項目在實施中完成的數據，大多為驗收缺什么補呢，甚至還是假的。檔案資料有專門管理，檔案的管理程序不規范，借閱文件沒有相應的程序和流程，即使有一些相對較好的項目，也很少有人能真正實施，良好的體制和規則成了擺設。

1.3 檔案管理體制落后

它是一個逆向文件管理系統，安全性差，一些項目文檔和檔案管理還處于紙面和手工階段。有些項目文檔是直接存儲在計算機中的電子版本進入媒體。而且數據查找時間長，有效性很低。如果計算機和其他媒體沒有適當的安全措施，它們很容易受到非員工的惡意攻擊，從而導致文件和材料的丟失。如果任何專有信息被惡意披露并流入反對派，將給實體和公司造成不可估量的損失。

2 新時期加強檔案管理的策略

1）目前，隨著以企業大數據、云計算、人工智能技術為主要代表的新型第一代企業信息基礎技術的不斷迅猛發展，信息產業科技技術革命以來與傳統技術行業領域難于互相比擬的企業增量優化效應、乘數優化效果和企業技術上的外溢驅動效應，不斷地擴展滲透到其他技術領域，使企業信息技術科技革命成為不斷提高企業科技自主創新能力、促進企業經濟社會持續發展、提高企業總體經濟競爭力的重要技術領域。需要的創新引擎隨著近年中國智能制造2025、“互聯網+”時代行動、大數據時代行動、新能源一代工業人工智能、lte融合行動和文化大眾產業創新等多項國家重要戰略計劃和重大行動的不斷深入貫徹執行實施，我國已基本開始全面啟動進入電子信息基礎技術新發展時代，而發展新一代電子信息基礎技術則逐漸成為我國經濟社會發展的重要推進動力。針對目前檔案管理中普遍存在的一些問題，可通過采取下列幾種有利于針對性的解決方法加以進行解決處理。

2）通過信息隨之而來的便利與傳統方法相反。在項目實施過程中，我們應該積極使用這些優秀的工業軟件，如CAD、UG、Pro/E等，這樣不僅可以減少工作量，提高工作效率，而且有利于重要文件的管理和保存。技術和實現ps.文件行政管理應通過使用辦公自動化軟件來減輕工作人員的負擔并提供文件管理信息為了改進。在此期間，辦公自動化軟件可以通過強大的功能進行有序、分類管理，促進檢索和借閱，顯著提高工作效率；以及質量。此外，全套辦公自動化軟件手工操作文件的存儲、借閱、歸還全套流程，了解文件管理的自動化。

3）要制定和嚴格實行檔案管理的制度。無規則不成方圓，完善檔案管理體系和嚴格實施，可以有效地促進工程的順利完成。項目實施的每一階段，都要制定符合該階段的規章，并嚴格實行。該工作由誰來執行，具體如何做，合格標準就是等一系列問題，而不是以人的經歷和一時間的想法為依據，這樣就可以避免人為因素和其它不可控性因素給項目和文件管理帶來不確定性和危險。真正杜絕文件資料不及時和可操作性，只要工程完成了，無論過程中有什么錯誤的思想和行為。

4）是檔案管理要順應時代，敢于為人。檔案管理具有一定的工作機制和程序，在很大程度上符合現有項目的需要，也符合實際需要。但是，隨著信息化技術的快速發展，檔案管理人員應該具有互聯網的思維，要想超前，在保障工作安全、完成前提下，應該有應用網絡積極推動檔案管理的預測性。如推行檔案管理的云端化，不僅降低了企業信息化的投入，而且大大增加了檔案管理的安全性。企業經營者要積極適應時代的潮流，加大檔案管理工作的資金投入和培養人員力度，借助于企業云等優惠政策，積極改變規章制度，思維定勢，固有作法等不符合時代發展的趨勢。

綜上所述，信息化時代，科學技術的快速發展促進了檔案管理的現代化建設進程，而進行檔案管理現代化建設也是檔案管理順應時代發展的必然趨勢和必然需求。因此，在進行現代化建設過程中，要正確看待現代化建設所帶來的好處，不斷提高檔案管理人員的職業素養和業務能力，高度重視檔案管理的現代化建設工作，為檔案管理現代化建設的實施做好一切準備，并通過規范、健全的管理制度，為檔案管理現代化建設的落實營造良好的氛圍。并以大數據時代、云計算和人工智能等為代表的信息技術發展，使得信息化在檔案整個項目的全生命周期中的應用將越來愈廣，也將更深入。作為文件管理人員，應不斷增強自身的知識儲備與能力，以行業趨勢為引導，以信息技術為指導，以安全、可靠的基礎，以高質量的發展為目標，不斷探索文件管理的新模式，不斷提高文件管理在項目的全生命周期中服務能力與水平。