機構改革背景下事業單位人事檔案管理工作芻議

張亞茹

（承德市避暑山莊博物館，河北 承德 067000）

人事檔案是國家機關、事業單位、社會組織在人事活動過程中產生的具有保存價值、反映個人經歷、品德作風、業務能力、工作表現等的文件資料，與人才考察、任免、入黨、調動、退休等緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，人事檔案管理成為事業單位人事部門的常項工作之一。隨著機構改革和人事制度改革的深入，經濟社會的快速發展以及計算機技術和大數據的應用普及，事業單位人事檔案管理工作效率得以顯著提升。然立足當前，人事檔案管理狀態仍不盡如人意，難以達到相關要求。基于現階段人事檔案現狀及檔案管理工作實際，剖析不足，應著力建立合乎單位發展的管理模式。

1 事業單位人事檔案管理工作存在的問題

1）人事檔案形成過程中其本身存在的問題，主要分為以下兩個方面：一是材料不齊全。納入人事檔案收集范疇的資料眾多，涉及干部履歷表、學歷學位、考察鑒定、職稱評審、黨團材料、獎懲材料等等，且收集環節較多，不同環節都會形成新的信息資料，需要不間斷的添加完善，這就容易出現材料缺失、不齊全的問題；二是材料不規范、不準確。由于歷史和個人原因導致信息記載的不準確、材料填寫不規范，如“三齡”前后不一致、全日制學歷和參加工作時間沖突。

2）支撐人事檔案信息化、數字化的基礎設施落后、硬件設備薄弱，檔案保管方式傳統保守。近年來，事業單位為提高工作效率，在辦公自動化上下足了功夫，但檔案信息化與之相比仍顯落后，主要體現在兩方面：一是保管方式落后，目前事業單位人事檔案仍以紙質為載體，檔案資料的編目、查閱、提取完全依賴人工，沒有建立信息化的人事檔案管理系統；二是檔案室的硬件設備捉襟見肘，計算機多為日常辦公設備更新換代的產物，未添置掃描儀等必需品，致使人事檔案的收集、整理、查詢難度增大，檔案管理工作枯燥、重復、繁瑣， 效率低下。

3）人事檔案管理工作缺乏專門的技術人才和專業對口的檔案管理人才，人事檔案管理隊伍建設有待加強。在具有保存人事檔案權限的事業單位中，幾乎未設置專職檔案管理員。雖然近幾年的事業編招聘考試成擴招趨勢，但職位表中設置檔案管理專業的崗位少之又少。檔案管理工作多由擔任其他職務或負責其他事務的人事科科員兼任，其所接受的檔案管理理論知識多為自學及老一代經驗傳承，常規培訓也不夠系統化，進而導致檔案管理人員的理論知識更新不及時，對檔案工作的了解還停留在表面，對信息的綜合研判能力有待加強，難以保證人事檔案管理工作的科學性。

4）人事檔案利用率不高，其利用價值和所蘊含的信息未得到充分挖掘。人事檔案與其他領域的文書檔案、科技檔案的不同在于其具有很強的保密性，人事檔案的查詢、利用甚至是銷毀等各個環節都有嚴格的程序性要求和實體性規定。雖具有保密性，但卻不應該被束之高閣，因為它具有很大的利用價值。而目前人事檔案的利用價值只是體現在政審、調升工資以及職務變動中，在人才選拔等方面的作用并沒有真正體現出來，這就難以實現信息的綜合利用和分析。

2 解決事業單位人事檔案管理工作現存問題的合理化建議

1）人事檔案資料的形成、收集、分類、編目、裝訂、查詢、利用和銷毀應嚴格按照《檔案法》、《干部人事檔案工作條例》等法律法規，保證收集到的材料具有比較高的完整性，若不完整，及時告知個人檔案資料的缺失情況，使其協助單位完成資料的查缺補漏；資料收集完成后，檔案管理員要運用相關專業知識，發揮自身專業能力，對信息進行研判和甄別，將無效信息過濾出去，將錯誤信息重新認定，確保檔案資料的科學性和客觀性。這樣有助于讓人事檔案的價值發揮到最大，為單位的發展提供助力。

2）適當加強在檔案管理工作方面的物力和財力投入，推進檔案管理基礎設施建設和檔案信息化建設。的事業單位資金投入應向人事檔案管理部門傾斜，建立一個具有防盜、防潮、防火的多功能檔案室；添置計算機、掃描儀等技術設備，利用計算機信息技術手段對人事檔案內容進行數字化提取，完成人事檔案資料的信息錄入工作，建立人事檔案數據庫，使檔案管理工作對單位發展形成推動。

3）結合單位實際情況，合理調整人員結構，打破兼職模式的束縛，為檔案管理工作提供可靠的人才支持和保障。增加檔案管理人員數量，選聘政治站位高、專業對口、掌握一定信息技術、耐心細致、具有高度負責精神的人員作為專職檔案管理員，充實到檔案管理建設隊伍中來；充分發揮多媒體網絡教學優勢，加強對人事檔案管理工作者關于檔案學、人力資源管理學和計算機科學等方面的理論知識培訓，保障整體工作的專業性和先進性；還可開展檔案管理技能比拼活動，提高檔案管理人員工作的積極性，促進檔案管理工作朝著規范化方向發展。

4）挖掘人事檔案的潛在信息，提高檔案利用價值。建立檔案優化管理和利用的長效機制，不斷探索和挖掘干部人事檔案的優勢。首先檔案管理人員應緊隨人事制度改革的步伐，及時更新觀念，了解最新的人才政策，發現人才流動規律，清楚組織人事部門的現實需要，及時主動的提供全面、完整、準確的人事檔案信息，為人事管理工作服務；其次，傳統的人事檔案材料多注重政治歷史和思想品德等方面的內容，缺乏反映職工工作實績和現實表現的材料，導致人事檔案在選拔任用人才方面利用價值不高。因此，應優化人事檔案內容，在檔案原有材料的基礎上加入能反映職工技術水平、科研成果、發明創造、個人征信和特殊貢獻的資料，使檔案的利用既能滿足組織人事部門的要求，又能滿足職工個人生涯的發展需求。

3 結語

人事檔案管理工作，作為事業單位統籌全體工作中的一項重要工作，對于事業單位更充分的履行社會責任有著重要的作用。只有解決好檔案本身存在的歷史問題，推進檔案管理基礎設施建設和信息化建設，提高檔案管理人員素質，充分挖掘人事檔案的利用價值等多措并舉，才能讓陳列在檔案室里的一本本人事檔案“活”起來，從檔案層面上實現“人盡其才”，促進事業單位的決策科學化，為事業單位的發展奠定堅實的人才基礎。