淺談醫院檔案管理工作中存在的問題

張 頎

（天津市黃河醫院，天津 300110）

在改革過程中，檔案管理作為醫 院管理工作的重要部分，為保障醫院協調、高效運轉發揮了基礎作用，是衡量醫院規范化建設、客觀評價醫院管理水平的重要內容和指標，對于醫院整體發展具有促進作用。醫院檔案是醫院發展建設中發揮著不可替代的作用，是銜接醫院過去、現在與未來的重要紐帶。但目前我國的醫療衛生檔案管理還沒有引起足夠的重視還存在一下問題。

1 檔案意識薄弱

醫院作為我國基本的醫療機構，管理重心通常放在醫療質量、科研項目以及人才引進上，雖然醫院檔案管理是醫院內部管理的重要部分，但其在醫院里屬于比較冷門的部門，從而忽視了對醫院檔案的管理。

1）醫院領導檔案觀念意識淡薄。在日常工作中，領導者對檔案工作的認知和意識對檔案工作的順利開展具有十分重要的影響。很多醫院領導者認為檔案工作只是記錄日常運行活動的工具，從醫院經濟收益上看，檔案管理工作和檔案價值的發揮并不能夠直接為醫院帶來經濟效益；從醫院管理上看，在領導會議或是議事日程中有關檔案工作方面的內容提及較少，并沒有予以足夠重視，因此對于檔案管理方面設施設備、人力隊伍建設及資金等方面的投入不到位，進而導致檔案管理滯后、檔案業務質量低、信息資源開發不足、檔案利用不規范等現象，約束了檔案工作的順利開展，不能將檔案工作的價值完全的發揮出來。

2）醫院檔案管理人員對檔案管理的重視程度不夠。在檔案管理中，檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計等檔案基礎工作都是為檔案利用工作提供基礎條件。而檔案利用價值是否能夠得到有效的發揮在某種程度上取決于檔案管理人員對于檔案的意識和認識。大部分醫院將檔案工作并入醫院辦公室工作之中，由于多種原因，檔案管理人員大多存在重視辦公室業務工作，忽視檔案管理工作的情況，認為檔案工作僅僅是對檔案進行儲存保管，再加上檔案管理人員對檔案利用的意識和認知，受到以往的工作觀念所影響，利用意識不強，最終導致檔案價值得不到有效的利用，同時也沒有意識到檔案對于醫院未來發展的重大意義。

3）醫院各部門間配合不足。在檔案的基礎和利用工作中，因醫院檔案管理部門與其他各職能部門之間的交流和溝通不夠，使其在收集其他部門檔案的過程中存在問題。如檔案內容的不完整，信息材料不全面，圖自己工作方便不愿將檔案資料交給檔案管理部門歸檔等不良現象；醫院不同職能部門間也存在資料的整理口徑和標準不一致，盡管多方溝通，但仍有部門還是不買賬，不配合；有些部門辦事效率低，檔案資料收集的不配合，移交時遲遲不進行交接等，這些也是檔案管理意識薄弱的體現。

2 檔案管理體系不健全

醫院的檔案管理是具有較強的保密性、系統性和專業性的工作，需要安排專業的人員和部門來對檔案進行合理收集、分析、儲存、利用等工作，檔案管理制度的不完善、以及檔案管理人員職責不明都會導致整體檔案管理工作效率低下，影響醫院檔案管理水平。

1）檔案管理存在隨意性。不少醫院沒有檔案管理制度的不完善直接影響醫院檔案管理水平，對于一些重要的醫療檔案收納歸檔不及時，出現部分檔案丟失或者保存不當的情況。例如：檔案的紙張大小，裝訂的規格不統一，特定文檔的格式參差不齊等。

2）借閱管理等制度不完善。在檔案的借閱使用上，管理制度不夠完善，沒有明確的借閱管理條例，導致檔案管理存在局限性，無法有效實現檔案管理的有序進行；或是沒嚴格按標準進行歸檔，檔案查閱記錄不全，導致后期借閱使用中出現很多問題。甚至有的醫院的借閱管理制度就是擺設，實踐起來完全不按照標準執行，很少會根據醫院職工個人發展需要或是醫院發展需要進行檔案調用，使得檔案的利用率以及服務性都逐漸降低。

3）檔案管理人員職責不明。在檔案管理中，檔案管理人員對檔案管理工作缺乏責任感，很多檔案管理人員對自己的工作崗位都缺乏充分的認識，責任不能明確落實到個人。由于沒有明確檔案管理人員職責范圍，工作中經常會出現各種錯誤，導致檔案管理處于無序狀態，并且在出現問題的時候很可能出現相互推諉的情況，這些都會在一定程度上影響檔案管理工作的質量。

3 檔案管理人才的缺少

檔案管理工作是一項專業性、政策性強的業務工作，也需要相應的專業人才，尤其是面對新形勢下的醫院檔案管理工作，推進檔案治理能力和治理管理體系現代化更需要高素質專業的人員。

1）醫院檔案管理人員專業素質不夠。醫院對人才招聘中往往忽視檔案管理專業以及具有系統檔案管理知識的人才招錄，一般醫院的檔案管理人員都不是科班出身，沒有系統的檔案管理知識，而其工作內容也相對較為單一，僅僅負責檔案的編號以及簡單的檔案整理，對于現代檔案管理模式沒有接觸，這對于我國醫療改革背景下的檔案管理工作具有極大的阻礙，人才是未來市場競爭的關鍵，也是醫院檔案管理的需要強化的重要部分。

2）醫院檔案管理人員銜接不到位。醫院檔案管理人員在離職或調離時，由于工作銜接不到位，會造成一定程度上的疏漏，使檔案的管理出現脫節問題。檔案管理這項工作專業性、政策性強，由于新來的檔案管理人員工作不熟、業務不熟，需要一定的時間去熟悉和適應工作，在一定程度上影響工作效能。

3）檔案管理人員觀念陳舊。在工作中，部分醫院忽視了檔案管理部門的考核與管理，導致不少檔案管理人員片面認為檔案工作是一項默默無聞的工作，不容易出成績，使得檔案管理人員無法獲得工作的認同感與成就感，從而忽略了對信息化管理水平的提高，不能熟練掌握現代檔案管理方法，檔案管理模式創新不夠，這些都會制約著醫院檔案水平的發展。

檔案管理是醫院整體管理的重要部分，不斷完善醫院檔案管理制度，加大對檔案管理的投入，提升檔案管理人員專業素養，對于促進檔案管理工作的有序進行具有重要作用，同時，對于落實我國醫療改革政策，保證我國醫院的健康發展也是具有積極地促進作用。