疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀分析

劉義美

（山東省濟(jì)南市疾病預(yù)防控制中心，山東 濟(jì)南 250021）

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作是指在國家醫(yī)療建設(shè)改革發(fā)展過程中，疾病控制機(jī)構(gòu)對衛(wèi)生監(jiān)測、健康教育、公共衛(wèi)生服務(wù)、疾病預(yù)防等項目進(jìn)行研究，并對研究結(jié)果進(jìn)行原始記載的總稱，是疾病預(yù)防控制工作的重要信息來源，對我國醫(yī)療防控事業(yè)的發(fā)展起著重要的推動作用，對不同種類、不同科室的疾病預(yù)防提供輔助。

1 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理的特殊性

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作是在特殊環(huán)境、特殊時間、特殊情況下所建立的，一般來講，疾病的確立是按照“發(fā)病——就診——觀察并檢測——確診——備案歸檔”的流程進(jìn)行的，當(dāng)患者在意識到自身可能有潛在疾病時，其實(shí)疾病已經(jīng)發(fā)生了，從這一方面來講，疾病檢測和防控本身就具有滯后性，再經(jīng)過現(xiàn)場觀察和記錄，形成疾病防控檔案，是一個非常漫長的階段。同時，疾病的種類多樣，病理 反應(yīng)也各不相同，對檔案信息的整理工作帶來不小的難度，不容易整理和歸檔，其次，檔案管理工作涉及的范圍廣泛，不僅與醫(yī)療人員合和檔案管理人員有關(guān)，還涉及患者和群眾，一些疾病信息只有在患者配合的條件下才能保證記錄的完整性。疾病預(yù)防控制工作的特殊性直接決定了檔案管理工作的復(fù)雜性，當(dāng)前，我國疾病預(yù)防檔案管理工作仍然存在一些不足，值得我們重點(diǎn)關(guān)注。

2 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1）檔案管理意識薄弱，管理觀念不正確。當(dāng)前很多疾病防控檔案管理的工作人員思想意識不高，不能正確看待檔案管理工作，認(rèn)為這只是一個“閑職”，只需要自己保管好資料，對各個部門呈交上來的資料信息進(jìn)行收集和存放就是工作的全部內(nèi)容，這樣的管理態(tài)度顯然是不對的，檔案管理工作的重點(diǎn)不在“保管”，而是“管理”[1]。管理不是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查，而是在保證檔案外調(diào)、相關(guān)查檔的基礎(chǔ)上進(jìn)行疾病防控的工作完善，從而提高檔案的利用率，這樣才能發(fā)揮疾病防控檔案資料的作用。其次，還有一部分管理人員，管理觀念不正確，不能擺正自己的工作位置，為了研究課題，利用職務(wù)之便將資料放在自己手中，更有甚者直接將資料據(jù)為己有，這種“本位”思想直接造成了醫(yī)學(xué)防控檔案管理的分散化，因此，要提高疾病防控檔案管理人員的思想意識，樹立正確的管理觀念。

2）檔案管理不完善，利用率不高。由于檔案管理工作人員的思想意識松懈，不能重視管理工作，再加上行政機(jī)關(guān)和部門在長期工作中形成了“重人事檔案，輕醫(yī)療數(shù)據(jù)信息”的習(xí)慣，很容易忽視衛(wèi)生、防疫、疾病控制、安全檢測等環(huán)節(jié)的資料信息保管工作，因此容易引發(fā)檔案缺失、檔案丟失的情況，其次，在防控機(jī)構(gòu)收集檔案的過程中，大部分都是以公文形式進(jìn)行備檔，沒有對相關(guān)的聲像資料及時整合歸納，再將其作為輔助材料添加到檔案中，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，文書檔案、相關(guān)論文、醫(yī)學(xué)研究報告越來越多，而一手的病歷資料卻少之又少，原稿的缺失對疾病防控工作帶來了不小的麻煩，一些經(jīng)過處理和篩選的檔案記錄不詳細(xì)，沒有太大的參考價值和應(yīng)用價值，這些檔案信息不完善、歸檔不齊、查閱不便的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致防控管理檔案的利用率不高。

3）檔案管理體系不完善。疾病的預(yù)防和控制工作本來就是一項復(fù)合型的工作，尤其是疾病防控機(jī)構(gòu)的管理，需要多個部門的相互配合，比如傳染病、婦幼保健、免疫檢測規(guī)劃等[2]。但是在實(shí)際工作中，這些機(jī)構(gòu)本就是由衛(wèi)生防疫站演化而來，作為衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的分支之一，本來就有一個單獨(dú)的建檔部門，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案建立時不可避免地與前期工作交叉和重復(fù)，一定程度上造成了疾病預(yù)防和控制機(jī)構(gòu)的檔案管理定位不清晰、體系不完善、制度不健全等情況，從而造成了檔案分類不明晰、保管期限不明確、歸檔范圍不合理，這樣的管理模式缺乏科學(xué)性和高效性，不便于后續(xù)資料的查找和翻閱，降低了檔案的利用價值和疾病防控的工作效率。

4）管理方法落后，信息化設(shè)備不充足。網(wǎng)絡(luò)科技的飛速發(fā)展給各行各業(yè)帶來了便利，檔案管理工作也是如此，但是當(dāng)前的防控機(jī)構(gòu)管理方法落后，不能適應(yīng)新時期條件下的檔案業(yè)務(wù)管理發(fā)展要求[3]。很多疾病防控人員還是習(xí)慣于翻閱紙質(zhì)資料，一旦遇到數(shù)據(jù)殘缺，檔案破損的情況就難以查到所需數(shù)據(jù)和信息，實(shí)用性不強(qiáng)，其次，信息化設(shè)備引進(jìn)力度不夠，一些機(jī)構(gòu)雖然使用了信息化系統(tǒng)，但是系統(tǒng)更新慢，不能及時有效地升級，檢索和查找功能不能完全體現(xiàn)，再加之，一些機(jī)構(gòu)不能對相關(guān)系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行講解和使用介紹，直接導(dǎo)致信息化設(shè)備的使用率不高，員工的管理效率低下。

3 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案的管理對策

1）加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)。要想提高疾病防控機(jī)構(gòu)檔案管理質(zhì)量，首先要提高管理人員的綜合素質(zhì)，管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高對檔案管理工作的重視程度，對檔案管理有一個正確的認(rèn)識，提高其工作崗位的責(zé)任感和認(rèn)同感，提升檔案服務(wù)意識，讓其以“服務(wù)者”為工作的出發(fā)點(diǎn)，而不是以檔案“擁有者”身份來隨意調(diào)動和保管信息資料，從而保證檔案管理的完整性。其次，疾病防控機(jī)構(gòu)還應(yīng)該組織檔案管理人員定期培訓(xùn)，對檔案管理進(jìn)行普及和宣傳，轉(zhuǎn)變管理態(tài)度，讓員工對檔案管理工作“思想上可認(rèn)同”，才能實(shí)現(xiàn)“行動上可參與”。

2）完善檔案管理制度。疾病防控機(jī)構(gòu)要建立健全檔案管理體系，嚴(yán)格制定檔案管理規(guī)章制度，明確各個部門職責(zé)，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)之間、部門之間的信息互通、資源互通，避免建檔的重復(fù)性，其次，還要將具體的檔案管理工作具體落實(shí)到人，對于檔案整理、歸納、借調(diào)、補(bǔ)充等工作嚴(yán)格規(guī)范，制定嚴(yán)密的工作流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格歸檔，確保疾控檔案的完整性，提高檔案管理水平。對于檔案管理工作怠工、倦工、失職等行為，實(shí)施必要的獎懲機(jī)制，對管理人員的違規(guī)操作行為進(jìn)行懲治，同時，對工作嚴(yán)謹(jǐn)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理的員工給予獎勵，充分調(diào)動檔案管理人員工作積極性，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的利用價值，增加其使用率。

3）利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理動態(tài)化管理。針對管理方法落后問題，疾病預(yù)防和控制機(jī)構(gòu)應(yīng)該創(chuàng)新管理機(jī)制，利用互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用便利，加大對檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)力度，根據(jù)每種疾病預(yù)防特點(diǎn)，分類整理，建立檔案，統(tǒng)籌優(yōu)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門、各機(jī)構(gòu)之間的信息資源共享，再通過專業(yè)疾控技術(shù)人員對所呈報的信息進(jìn)行分析，以紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行建檔，充分保留原始數(shù)據(jù)，對新建立的檔案全程信息化處理，這樣一來，不僅彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案不易保存的缺陷，還能提升員工操作效率，通過網(wǎng)絡(luò)操作，從信息收集、整合、歸類、建檔、備案階段的全流程動態(tài)化管理，提升管理效率，促進(jìn)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理科學(xué)化、技術(shù)化、高效化、便捷化。

4 結(jié)束語

檔案管理工作是疾病預(yù)防控制工作中的重要環(huán)節(jié)，也是相關(guān)部門進(jìn)行信息查閱的重要應(yīng)用手段，針對目前出現(xiàn)的管理意識薄弱、人員素質(zhì)不高、管理意識不強(qiáng)、檔案利用率低下等問題，要及時創(chuàng)新管理制度，運(yùn)用信息化手段，完善管理體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化。