高校學生檔案管理現狀及優化建議

楊 陽 孟 濤 車 丹

（山西大學檔案館，山西 太原 030000）

1 學生檔案的重要性

自2008年9月1日起，由教育部聯合國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》正式施行。該辦法第十五條第三點對學生檔案的內容有明確規定，學生檔案主要包括：高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

學生檔案對個人來說，其真實性、可靠性和唯一性是其他任何材料都無法替代的[1]。在學生擇業、落戶、干部人事檔案審核、辦理社保以及退休等事項時，均以原始檔案材料為準[2]。由此可以看出學生檔案對任何人來說都是非常重要的，在整個人生經歷中都離不開檔案。

學生檔案管理指對學生檔案的收集、整理、保管、鑒定、歸檔、宣傳、利用、轉遞等一切與學生檔案有關的工作[3]。高校作為培養人才、輸出人才的機構，學生檔案管理尤為重要，該工作作為高校重要的基礎性工作，能夠真實地反映出高校的管理水平。

2 高校學生檔案管理現存問題

2.1 學生檔案意識淡薄

部分學生入學時檔案不完整，核查檔案發現問題后不及時補齊，直到畢業后參加工作在轉正定級、職稱評審等重要時刻才進行補辦，但可能由于時間過長無法補辦或不能完全補齊，影響到自己的評級晉升。

檔案填寫不認真。在查閱學生檔案的過程中發現，檔案中不乏有涂改、日期不一致、表格空白、缺公章等情況。這些都反映出學生對檔案的重要性沒有明確認知。

部分返回生源地或檔案托管的學生不跟蹤檔案去向，暫存學校的檔案也不及時辦理轉遞，目前存放在學生檔案室無人認領的檔案最長已達40年。隨著國家對檔案越來越重視，一部分人開始返回學校查找補辦檔案，但年代久遠，導致工作量加大，費時費力。

2.2 學校重視程度不夠，各部門溝通交流不及時

《高等學校檔案管理辦法》第三條中規定高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。

目前高校的重點工作主要集中在教學和科研方面，對學生檔案管理的重視程度不夠，相關制度不完善[4]。高校檔案館對學生檔案相關知識介紹和宣傳力度不夠，導致很多學生不清楚檔案的價值和作用。

學生在校期間形成的檔案來自高校的不同部門，如：教務處、學工部、研究生院、學院等等。這就需要各部門在形成紙質或電子檔案后及時與檔案館移交，以免遺漏。

2.3 信息化進程緩慢

互聯網技術使人能夠通過網絡平臺獲取自身所需信息，解決了遠程辦理業務難的問題，傳統紙質檔案必然會被現代信息化技術所取代，這是高校檔案管理在信息化時代發展的必然趨勢。

傳統的紙質學生檔案查閱耗時耗力、不易保存，在轉遞的各個環節易丟失損毀。但由于學生檔案數量龐大，在校停留時間有限，技術人員缺乏等現實原因，大部分高校的信息化工作才剛剛開展，沒有將信息化技術完全應用在學生檔案的管理工作中，建立學籍管理智能化系統。

2.4 人手不足

本校學生檔案室除管理全校在校本科生、研究生的檔案外，還有往年的遺留檔案，共計40000余份。平時工作包括：各學院學生檔案查詢、用人單位政治審查、學生學籍異動登記、成績單復印等等。在每年七月畢業季學生檔案轉遞時，需要在兩周內完成8000余份檔案的轉遞，并且還要保證不能出錯，工作壓力非常大。

3 高校學生檔案管理優化建議

3.1 通過多種渠道向師生普及檔案知識，將學生檔案管理工作納入學校整體發展規劃中，進一步完善校長領導制

可通過舉辦知識競賽、宣講教育、公眾號推送、在校園內布置展板、將檔案遺失的案例編輯成冊等方式介紹檔案的相關知識，讓全校師生對檔案內容、檔案轉遞、檔案追溯等相關事宜有進一步的了解，加強對檔案重要性的認識。

3.2 生成學生檔案的相關部門加強合作

教務處生成學生成績單，校團委負責管理團員相關事宜，組織部負責學生黨員的培養發展工作，所有這些工作都會生成相關的學生檔案，由檔案管理部門進行匯總，全方面了解學生特點。只有各部門加強合作，及時交流溝通，才能更好的管理學生檔案。

3.3 加快信息化建設進程

在信息化時代，高校檔案管理急需高素質人才。各高校首先要對檔案管理的相關工作人員進行業務培訓，優化其知識結構，使其能夠熟練應用檔案管理軟件，對傳統檔案管理工作進行優化，使檔案的查詢、移交、轉遞等能夠通過信息化、網絡化、數字化加以實現，降低辦理業務的成本，解決高校學生檔案服務遠程服務困難等問題。

4 結語

高等教育是大學生走向社會的必經之路，其學籍檔案是學生時期最重要的檔案，也是工作后干部人事檔案的前身。在新時期的高校學生檔案管理工作中，仍然存在一系列問題亟待改進。尤其在大數據飛速發展的今天，學生檔案管理部門更應具備綜合業務能力過硬的工作人員，樹立現代化檔案管理理念，高效完成學生檔案工作，促進檔案事業的發展。