大數據信息時代電子檔案的管理

牛 雯

（平涼公路局崆峒公路段，甘肅 平涼 744000）

大數據時代，信息化成為時代主旋律，能否提高信息化水平將決定了企業或單位發展的前景，而檔案是企業或單位發展過程中的結晶，也記錄了企業或檔案發展的歷程，對于企業或單位有著非常重要的價值，因此必須要加強對檔案管理，通過電子檔案管理方式能夠有效解放勞動力，提高管理效率，因此備受推崇，未來也將獲得更多應用。

1 電子檔案管理的重要意義

1）提高檔案管理效率和質量。首先，能夠提高檔案管理的效率。傳統紙質檔案管理對檔案存儲場所有較高的要求，必須要保證紙質檔案的完整性，而且由于檔案數量較多，占地面積較大，但電子檔案管理則能夠有效減少對場地等資源的占用，同時利用電子信息技術能夠有效提高工作效率，減少檔案管理工作人員的工作負擔。其次，方便對檔案的利用，當需要對檔案信息進行查詢時，可以通過關鍵字搜索的方式，在管理系統中直接找到所需要的檔案，能夠有效提高信息獲取效率。最后，能夠方便信息之間的共享，當不同部門之間需要進行信息交流或調度時，可以直接通過電子檔案將數據進行傳送，減少信息壁壘，提高溝通合作的能力。

2）提高保密性。傳統紙質檔案管理保密性相對稍差，有些不法人員可以利用職權之便，對紙質檔案進行篡改，當前由于紙質檔案被篡改所引發社會熱議的事件層出不窮，導致社會對紙質檔案管理存在質疑，而電子檔案管理則能夠有效提高保密性。利用信息技術可以對電子檔案進行保密設置，任何人妄想對電子檔案進行更改都可以通過網絡進行查詢跟蹤，并且追究其責任，將電子檔案處于監控狀態下，防止信息被泄露。對于一些保密性要求較高的電子檔案，還可以通過設置安全網這一方式，來保障電子檔案的保密性和安全性。

2 電子檔案的管理存在的問題

1）基礎設施缺失。對電子檔案進行管理需要用到較多設備，而當前由于一些單位對于電子檔案管理的重要性認知不足，不愿意在電子檔案管理方面投入資金，導致檔案管理所需要用到的設備不足或質量存在問題，最終影響到檔案管理工作。比如，對電子檔案進行獲取需要掃描儀，對于之前存在的紙質檔案進行整理或轉化為電子檔案需要用到讀取設備，由于資金短缺，導致相應的設備不夠完善，最終影響到檔案管理工作。

2）管理制度缺失。電子檔案管理是較為新穎的形式，發展較為迅猛，但管理制度不夠健全，導致電子檔案管理工作無法做到有序性和科學性。一方面，缺乏責任制度，電子檔案管理是一項非常嚴謹的工作，一個小小的失誤都有可能會影響電子檔案的有效性和價值，所以檔案管理必須要確保嚴格有效，但相關工作人員在工作過程中非常容易出現檔案丟失、更新不及時等問題，出現問題卻沒有得到及時有效處理，從而滋生相關工作人員的懶惰性和僥幸心理，最終會導致電子檔案管理過程中問題頻發。另一方面，缺乏激勵機制，電子檔案管理工作是一項相對比較枯燥的工作，導致人員流動性較強，在一定程度上會影響電子檔案管理的長效性，正是由于缺乏激勵機制，影響了工作人員工作積極性和主動性，也不利于團隊整體工作氛圍。

3）人員能力不足。首先，電子檔案管理人員準入門檻較低，主要是由于單位并沒有意識到電子檔案管理的重要性及對人員的要求，認為對檔案管理工作人人都可以做，不需要太多的技術含量，所以在選拔電子檔案管理人員時，缺乏對人員的考核和要求，最終影響到電子檔案管理工作。其次，電子檔案管理人員信息技術能力有所欠缺，很多檔案管理人員思想上缺乏創新，對電子檔案管理接受程度相對較弱，而且年齡結構不夠合理，大多對信息技術了解不夠全面，應用能力較差，對于檔案管理系統的維護或更新實力不足，最終影響電子檔案管理發展。

3 電子檔案的管理的途徑

1）完善基礎設施。首先，必須要加強對檔案管理基礎設施投入的重視，充分認識到電子檔案管理對于單位或企業發展的重要性，轉變思維，加大對電子檔案管理基礎設施建設的資金投入。其次，必須要加強對基礎設施的配置，比如掃描儀等設備，采購負責人必須要仔細了解電子檔案管理的基本內容，了解電子檔案管理對設備的要求，在選擇設備時務必要選擇能夠滿足電子檔案管理需求的設備，同時還需要關注設備的維護和后期服務狀況。最后，需要買進防潮防蛀設備，對于一些現存的紙質檔案還需要做好保護工作，通過防潮防蛀設備有效提高紙質檔案管理水平。

2）完善檔案管理制度。首先，需要制定電子檔案保密級別，根據電子檔案所涉及的內容進行分類，對于不同級別的電子檔案分別設置保護方式和途徑，從而能夠更好確保電子檔案的安全性和保密性。其次，必須要落實責任制度，對于電子檔案管理過程中所涉及的內容具體落實到每個人身上，如果個人所負責的部分出現了問題，比如信息泄露或者檔案丟失等，必須要嚴格按照相關規定對個人進行嚴肅處理。再次，需要完善績效考核激勵制度，一方面，需要加強績效考核，根據電子檔案管理工作人員的具體工作職責、工作內容設立合理的考核標準，根據考核結果對工作人員進行一定的獎勵或予以一定的處罰；另一方面，需要完善激勵制度，對于在工作過程中表現優秀或對電子檔案管理提出建設性意見的工作人員，可以予以一定的物質或精神獎勵，從而形成競爭的良好氛圍，提高整體的工作效率。最后，需要完善監督機制，任何一項工作的開展都離不開監督，只有通過監督才能夠更好規范工作人員的行為，也才能夠確保工作正常開展，因此必須要對電子檔案進行定期檢查和不定期抽查，如果在監督過程中發現問題，必須要及時分析產生問題的原因并積極進行改正。

3）提高工作人員能力素質。首先，必須要加強對人才的選拔，提高工作人員的準入門檻，要嚴格考核工作人員檔案管理經驗和對現代信息技術的應用能力，選擇綜合性人才進入，還需要拓展人才引進渠道和平臺，引進高層次人才，加強電子檔案系統的搭建和維護工作。其次，必須加強對人才的培訓，要加強對電子信息技術的理解和使用，通過實戰模擬等方式檢驗培訓效果，同時還需要加強對統計工具的應用能力，通過統計數據模擬考核等方式，檢驗工作人員進行統計的速度和時間。最后，需要加強對人才的交流和合作，“三人行必有我師焉”，每個人身上都有閃光點，每個人也都有自己獨到的工作方式方法，只有不斷加強交流合作，才能夠彼此學習，不斷進步，因此要加強與其他單位或企業電子檔案管理工作人員的溝通和交流，了解其在處理電子檔案管理過程中問題的有效方式和途徑，從而提高整體素質和水平。

4 結束語

通過電子檔案管理能夠有效提高管理效率和質量、提高保密性和安全性，但是當前電子檔案管理過程中還存在一些問題，比如基礎設施缺失、管理制度不完善、人員能力不足等，因此針對這些問題必須要加強重視，在后續工作過程中不斷完善基礎設施、完善檔案管理制度、不斷提高工作人員能力和素質，只有這樣才能夠更好促進電子檔案管理發展和進步。