信息化環境下公證檔案管理創新的路徑研究

張慧敏

（定襄縣公證處，山西 忻州 035400）

現階段我國公證檔案管理從上層領導，下至管理人員對檔案管理的重要性都沒有給予充分的認識，在實際的檔案管理工作存在重視程度不足，管理人員綜合素質不足，管理設施建設不完善，制度可行性、科學性不足等問題，對檔案管理工作的順利開展造成影響。

1 信息化環境下公證檔案管理創新重要性

1）提升市場競爭力。現階段隨著公證服務需求的不斷增加，需要加強對管理機制的創新，從而提升市場的主動權，增強競爭優勢。自2016年起我國的公證機構共辦證1403.7萬件，相比于2015年提升172.4萬件，增幅約16%，并且通過相關統計，已經連續三年增幅超過15%。可見社會對公證服務的需求不斷增加，這也導致公證檔案管理中存在的業務渠道簡單、體制不順、質量良莠不齊等問題被放大顯現出來，對公證行業的高效、有序運行帶來極大的影響。所以需要對主動權加以重新的確立，增加自身競爭力。在信息化技術、網絡技術快速發展的時代背景下，需要公證行業加強對新技術的應用，對信息化發展理念加以合理的引用，從而有效提升公證檔案社會認知度以及影響力[1]。提升信任度，為公證行業的長久、健康發展奠定受眾基礎。

2）優化運營管理。隨著信息化技術的發展，使信息的傳播速度、范圍以及形式更加迅速、廣泛、多樣，對人民群眾認識社會生態的認知造成了一定的影響，使當前社會主流意識向短期效益最大化方向發展。在該背景下，公證行業的法定效力、公正性和矛盾預防以及糾錯逐漸因為自身定位的約束出現群眾對其認識程度不深入和行業內部存在改革受阻等現象，在一定程度上受到了社會輿論批評，對行業良好形象的樹立造成很大的影響。因此在信息化背景下需要公證行業應用信息化技術對發展理念、管理機制進行調整改革，加強宣傳力度，使群眾以及社會對公證檔案行業加以認同，接受公證制度，從而為行業的廣闊發展增加動力。

3）創新管理機制。在互聯網技術、多媒體、新媒體等技術的支持下，能夠促使民眾對掌握資源進行共享，合作互助，這也是信息化發展相比于其他發展模式所存在的特點。但是現階段因為受到社會功能、行業屬性的限制，公證行業并沒有認識到信息化技術對于自身發展存在的意義，在發展理念、制度改革等方面較為落后，導致整個行業的效益出現下滑趨勢。站在實現行業長久、健康發展的角度方面對待問題，公證行業需要對信息化時代背景下的新趨勢、新格局加以全面的審視，對以往的發展理念給予及時、合理、科學的轉變，利用信息化技術對檔案分類、密級劃分管理模式加以創新，完善服務管理抑制，促使公證行業向多元化、信息化、現代化方向發展。

2 公證檔案管理存在問題

公證檔案管理工作的開展是按照我國1988年國家檔案以及司法部所頒發的相關規定對檔案進行管理以及立卷歸檔工作，這兩份文件為我國公證機構檔案管理工作提供了標準，在實際的工作過程中按照文件規定開展工作，有效提升了公證檔案管理的質量以及效率，促使了公證機構間合作。但隨著時代的變化、科技的進步，現階段公證機構忽略了檔案管理的重要性，將工作重點放在了公證業務發展方面，沒有加強檔案管理創新，對行業的發展造成嚴重的影響。

1）重視程度不足，管理混亂。現階段我國公證機構因為對檔案管理工作認識不足，導致沒有制定相應的管理制度為檔案管理工作的有效開展提供保障。部分公證材料沒有及時地進行立卷歸檔，檔案管理較為混亂，保管措施不完善，對于日后的檔案查找以及檢索帶來極大的負面影響。另外存在一些檔案管理人員自身檔案管理能力不足，管理意識薄弱，在實際的工作過程中不能按照規范操作進行檔案整理、分類以及管理，讓他人隨意拜訪卷宗，資料很容易被泄露，給公證機構以及個人帶來極大損失。

2）配套設備建設不完善。現階段隨著科學技術的不斷進步，各行各業通過應用信息化技術有效提升相關工作的質量以及效率，對于企業的資金管理、人員管理以及發展帶來極大的幫助。但是現階段我國很多公證機構管理意識薄弱，尤其是對于公證檔案的管理意識不足，沒有認識到信息化技術對于管理工作開展的幫助，因此普遍存在相關配套設施以及信息化技術平臺構建不完善情況，對于檔案資料的管理還處于通過人工方式的模式，在實際的工作過程中辦公效率低，同時存在可能因為人為原因帶來導致檔案資料丟失、破損、檔案混亂等情況，機構不僅需要投入大量的人力、財力開展檔案管理工作，但同時沒有取得良好的工作質量。造成公證機構的發展無法順應時代的需求，對機構的長久健康發展造成嚴重的影響[2]。

3 信息化環境下公證檔案管理創新的路徑

1）加強公證檔案信息化管理認知。在信息化環境下，需要機構首先認識到公證檔案管理的重要性，在此基礎上對機構的發展理念加以改善，以此作為方向對信息化公證檔案管理的重要性以及意義加以深入地認識。對于信息化檔案管理的建設，需要機構結合當前內部以及外部的實際情況通過自身努力加強信息化建設水平，同時機構部門需要加強對信息化公證檔案管理平臺的構建，提升地方性資金投入，增強群眾公信度，公證機構需要對檔案管理基礎設施加以不斷的完善與購置，例如對計算機、相關軟件等進行購置和更新，確保基礎設備的應用能夠滿足時代的發展需要，對網絡平臺安全問題加以解決，增強電子檔案開發以及利用。

2）加強管理人員綜合素質培養。機構需要加強對人員綜合素質的培養，補充其知識儲備，提升其管理技能水平，促使其樹立良好的職業道德素養，確保其在實際的檔案管理工作中能有序、保持嚴謹的態度進行相關工作。機構可以通過定期開展教育培訓工作，通過日常的總結，讓工作管理人員反饋在日常的檔案管理中存在的問題，人員之間相互溝通，對問題加以解決，同時通過邀請相關領域的專家以及知名人士到機構開展指導培訓，為人員管理技能水平的提升提供保障。讓管理人員認識到信息化技術應用的重要性，提升管理人員應用質量[3]。除此之外，機構需要對人員進行積極的引導，促使其樹立正確的職業道德觀念，使其在日常工作中能夠對自身的工作態度以及工作行為加以規范，綜合提升管理素質，使信息化檔案管理得以充分的應用，發揮其綜合價值，有效提升檔案管理工作質量以及效率。

3）提升管理系統安全水平。在對信息化公證檔案平臺建設時需要對安全問題加以充分的考慮，隨著信息技術的不斷發展，雖然為管理工作的開展提供了極大的便利，但與此同時在網絡環境中也不乏犯罪人員，因此需要公證機構需要加強平臺的安全等級，為檔案的管理提供安全保障，以免出現檔案丟失，提升公信力。通過應用高安全性的信息資料庫對設備加以保護，以免因為犯罪人員侵入而出現信息剽竊、丟失、刪除、篡改等情況，同時管理人員需要安裝殺毒軟件，對病毒進行及時地發現和清除。另外機構需要安排專業人員對系統進行定期的更新，確保系統應用的先進性。

4 總結

綜上所述，通過積極應用信息化技術能夠有效提升公證機構檔案管理的質量以及效率，同時提升檔案管理的安全性，在信息化環境下，需要機構加強對檔案管理以及信息化技術的認識，轉變發展理念，對內部機制進行積極的改善調整，加強人員綜合素質培養，提升系統安全水平，從而使公證機構樹立良好的形象，為其工作的順利開展奠定良好基礎。