醫院文書檔案管理現存問題與有效應對

余倩霏

（海南醫學院第二附屬醫院，海南 海口 570311）

醫院文書檔案管理屬于檔案管理的分支，主要由公文管理逐步演變而來。在文書檔案中記載著醫院現有的各種規章制度條例、醫療活動及發生的重大事件信息等，反映著醫院行政管理工作的全過程，是醫院科學持續發展的歷史見證和現實依據，因此文書檔案管理承載了不可忽視的功能。但從目前所了解的情況看，醫院普遍對文書檔案管理領域有所忽視，導致文書檔案管理質量不高，對醫院管理工作的記錄與反映不詳實，嚴重影響了醫院檔案管理工作的整體性、完整性和科學性。因此面對快速變革的檔案管理要求必須要重新審視當前做好文書檔案管理工作的各種問題，并以此為基礎探討可提升文書檔案管理工作質效的可行舉措。

1 醫院文書檔案管理工作存在的問題

1.1 文書檔案管理機制尚待完善

機制是實現文書檔案管理的先導和前提，要提升文書檔案管理的有效性必須依賴完善的制度予以指導和規劃。在《檔案法》中也明確：檔案管理應由單位檔案管理部門實施統一化的管理，確保檔案管理工作的開展質量[1]。但現階段文書檔案管理在檔案管理中的受重視程度不高，沒有專門針對這方面的管理機制體制，影響了其作用的發揮及質量的提升。同時，受制于醫院檔案管理水平的影響，在文書檔案管理中存在著參差不齊問題使文書檔案管理優勢始終難以發揮。

1.2 文書檔案資料收集面臨阻礙

文書檔案管理工作具有長期性、反復性及系統性特征，涉及醫院諸多業務部門的資料收集。然而文書檔案作為醫院發展中所收集的重要資料并未得到醫院各方的重視，尤其是在文書檔案收集管理的過程中尚且存在著缺乏溝通、收集隨意、整理不科學等現象，即反映出在實際操作過程中，人員之間的責任意識、協同意識淡薄，同時也顯示出管理模式的單一陳舊，無法真正發揮出文書檔案管理工作效能。另外，醫院在文書檔案管理的收集方面，主要是檔案管理人員到各科室進行相關資料收集，或利用信息技術向各科室相關人員進行資料索要，這種單方面的資料收集途徑面對海量的資料可能會出現收集不完善，或導致原始資料的保存整理不到位等問題，甚至產生檔案資料缺失的情況，最終使文書檔案管理質量下降。

1.3 文書檔案信息化管理滯后

伴隨網絡信息技術的發展及應用，醫院在檔案管理信息化建設方面的重視程度逐漸提升，但不可否認的是當前仍處于探索與起步階段，在信息化應用能力上仍有所欠缺。文書檔案作為醫院檔案管理的分支，利用大數據信息技術來進行文書檔案管理的意識仍不夠強，研究也不夠深入[2]。另外，從部分醫院檔案管理的實踐來看，由于對文書檔案信息化管理的資金及技術投入力度不足致使諸多管理思維、內容及方法落實不到位，傳統化的文書檔案管理模式依然占據著主導地位，阻礙了信息化條件下文書檔案信息共享優勢的發揮，這與互聯網時代下利用大數據進行高效辦公的趨勢不相符。

2 應對醫院文書檔案管理工作問題的策略

2.1 健全文書檔案管理機制，優化文書檔案管理方式

醫院作為檔案管理工作謀劃與發展的主陣地，必須要對醫院文書檔案管理工作的開展引起高度重視，在具體實踐中關注細節化管理，使得從資料收集到管理使用的各環節都能井然有序地開展。同時，醫院文書檔案管理工作點多面廣、紛繁復雜，在實踐中必須要強化責任意識，深刻認識文書檔案管理的重要性，切實依托在管理機制上的改進和完善，使文書檔案始終處于有條不紊的狀態。此外，醫院要加強各領域之間的協調，將涉及文書檔案管理的科室、部門進行銜接，通過宏觀制度的約束和引領，讓各科室、部門能夠參與到文書檔案管理之中，培養其主體意識及責任意識，并在制度的框架下提升檔案的管理能力。事實上，醫院檔案管理的系統性，決定了醫院在文書檔案管理中必須要下大力氣、用真功夫，建立健全各類文書檔案管理制度（制度內容涵蓋到日常檔案的產生和收集，以及整體檔案管理的成效等方方面面），使得相關人員工作的開展都有制度作保障，同時應建立評比考核、獎懲激勵等條例，對于工作中認真負責，創新務實的人員給予相應的獎勵，反之則需根據情況作出嚴厲懲處，嚴禁走過場，重形勢的現象發生，以防檔案管理制度變成一紙空文，為文書檔案管理工作的高效開展提供保障。

2.2 強化文書檔案資料收集，優化文書檔案管理銜接

在醫院所開展的醫療服務過程中將產生大量的文書檔案資料，而這些資料應如何高質量的收集、整理及保存不僅是檔案管理部門的責任，更是醫院各個環節應重視的問題。因此要想提升文書檔案管理質量必須要強化對文書檔案資料的收集，依據規范的檔案收集管理流程，將文書檔案完整、系統、安全地進行保存。一方面，文書檔案管理人員要發揮職能，確定文書檔案收集的范圍、時間及方法，認真做好文書檔案的歸檔立卷工作，在處理時要嚴格按照工作計劃和流程，建立統一規范的資料收集體系，使文書檔案資料的產生、收集、整理、歸檔及查閱形成完整閉環，形成規范化的檔案管理模式，確保文書檔案能夠發揮出最大歷史價值與現實價值。另一方面，檔案管理應強調協同配合，即檔案管理部門要加大宣傳引導力度，針對文書檔案收集與管理的特點，深入進行工作宣傳溝通，提升醫院各科室及部門的認識，在各項文書檔案資料的收集中，確保溝通有效、管理順暢、責任到位，促進文書檔案管理工作的有效銜接，推動醫院檔案管理工作的整體發展。

2.3 加快文書檔案信息建設，優化文書檔案智慧能力

隨著大數據、云計算及“互聯網+”等創新技術的應用，醫院檔案管理同樣面臨著全新變革，在此階段必須抓住時機切實以前瞻的籌劃推動文書檔案管理信息化建設，讓智慧檔案管理目標逐步實現[3]。一方面，醫院在認清文書檔案管理價值的同時，要結合當前的信息化發展趨勢，積極加大對基礎設施的投入，既要保證信息化硬件設備的引入，也要做好整體的信息化建設規劃，注重自動化管理系統的建設，搭建智慧化文書檔案管理平臺，強化檔案信息的共享，打通文書檔案信息的交互渠道，賦予文書檔案新的歷史定位。另一方面，醫院要積極督促檔案管理的轉型升級，尤其是改變傳統的文書檔案管理方式，將紙質文書檔案資料向數字化遷移，通過掃描、識別等方式建立電子檔案，改變以往文書檔案資料收集難、管理難及查閱難的窘境，使文書檔案信息滿足共享共用的要求。另外，文書檔案管理信息化建設中，管理人才的引入也至關重要，因此需要制定完善的引入及培養計劃，實現文書檔案信息化平臺的高效運用。

3 結語

隨著醫院檔案管理形勢的發展與變革，文書檔案作為其中的重要一環，同樣需要加大關注和改革力度，充分認清文書檔案的歷史價值與現實意義，不斷強化制度建設、能力建設及信息化建設，適應當前醫院檔案管理的新特點、新任務和新要求，通過自身的不斷演進和完善，解決傳統管理中的制約性問題，共同推動醫院文書檔案管理可持續發展。