淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

賀文婷

（蒙陰縣公共資源交易服中心，山東 臨沂 276200）

隨著科技事業的不斷發展我國進入大數據是時代，事業單位在其的推動與影響下也做出了相應的改革，就其的檔案管理工作而言，傳統的檔案管理方式對于事業單位在時代中的發展需求已經難以滿足，且會在很大程度上對其造成阻礙，檔案信息資源所包含的內容非常廣博，其記錄了事業單位發展過程中的所有經營活動以及各項業務資料，并包含了事業單位曾面臨過的多樣化困境，因此，檔案信息資源對于事業單位的發展決策及相關重大問題的解決與應對都能夠提供十分重要的參考與指導價值，另外，信息化模式逐漸滲透到各行各業的工作中，對于事業單位的檔案管理工作來說，其也逐漸順應時代發展趨勢，針對相關工作作出了改善與調整，但其中還是存在一些不足，為了提升檔案管理工作的質量與效率，促進事業單位不斷提升自身競爭力，就需要落實對于相關問題的解決。

1 事業單位檔案管理工作現狀的分析

1.1 檔案管理人員不夠重視

對于事業單位的檔案管理工作來說，管理人員是這一項工作開展的主導者與執行者，而對于多數的檔案管理人員來說，其并不能夠正確的認識到檔案管理工作的重要性，因此，導致其對于這一工作的重視程度不夠，使得該工作流于形式，此外，事業單位上級對于檔案管理工作也存在認識上的不足，其并沒有針對這一工作進行相關管理場所及設施的完善配置，從而在潛移默化的影響中，使得檔案管理人員的工作積極性不夠，其只是按部就班的進行材料或文件的歸類存儲，并普遍存在工作滯后性及低效性，使得檔案管理的工作質量受到嚴重影響。

1.2 缺乏專業的檔案管理人才

由于認識上的不足以及思想上的不重視，多數事業單位并沒有組建專門的檔案管理團隊，由其他崗位的工作人員代為進行檔案管理或是由各部門負責各部門的檔案管理現象屢見不鮮，這就使得檔案材料的過于分散，很容易使得檔案資料出現錯漏、丟失等問題，此外，部分事業單位存在專門的檔案管理人員，但其的綜合素養及經驗技能不能夠滿足崗位需求，從而使得檔案管理工作效率與成果非常低下，對于事業單位的檔案管理較為混亂，無法實際發揮檔案資料的價值，為事業單位的發展存在局限[1]。

1.3 檔案管理工作權責劃分不明確

很多事業單位認為檔案管理工作并非有技術含量的工作，因此并沒有給予其過多地眼光，這就使得該工作缺乏相關的管理體系與行為規范，使得相關檔案管理工作人員很容易在權責劃分上出現沖突與矛盾，從而當一旦出現檔案資料丟失或泄露等問題的時候，檔案管理人員會作出互相推諉的表現，難以進行追責，同樣的，相關優秀工作表現的獎勵也缺乏合理性，長此以往，會嚴重打擊工作人員的工作責任感及積極性。

1.4 檔案管理系統有待進一步完善

信息化不斷發展，多數事業單位針對檔案管理工作也實現了信息化發展，其大多都建立了專門的數據庫以及管理系統，促進了檔案管理工作的開展進步，然而，對于檔案管理系統來說，相關人員普遍缺乏相關的技術能力，從而嚴重忽略對其的優化升級以及運維養護，在長期的工作中，會逐漸影響檔案管理工作效率及質量。

2 強化事業單位檔案管理工作的有效對策分析

2.1 強化檔案管理人員意識與能力

想要不斷優化事業單位的檔案管理工作，首先針對工作人員需要做好對其意識及能力的培養提升，基于此，相關人員可以加強對于管理人員的教育管理，從而使其能夠重視檔案管理工作，不斷強化其的工作責任心，另外還要重視對其的培訓，實現對職業素養與綜合技能的提升，并且，其自身也需要不斷進行相關法律知識、專業知識以及先進管理技術能力等內容的學習，從而保障始終能夠勝任檔案管理工作的需求，基于此，要推進組建檔案管理團隊的工作進程，使得檔案管理工作的質量與成果能夠得以保障。

2.2 健全完善檔案管理體系

事業單位針對檔案管理工作還需要構建相關的管理體系與機制，從而針對檔案管理工作本身進行細致的規劃安排，并落實到個人，使得管理人員能夠明晰并落實自身的職責，確保有責可追，并在其的指導下，合理開展檔案管理工作，使得其所開展的各環節工作都能夠得到約束與規范，此外，還需要建立科學的獎懲制度，有效提升檔案管理人員的工作積極性，并重視對于檔案資源體系的建設，從而實現對于檔案資料收集形式及渠道的拓展，以及對于檔案接收力度的強化，為檔案管理工作的順利開展運行作出保障。

2.3 推動檔案管理信息化發展

檔案管理信息化的建設進程也需要得到重視，從而立足于事業單位的檔案管理數據庫以及操作管理系統，全面落實對于傳統檔案資料的數字化，并加強對其的數據儲存與歸納，此外，當事業單位在開展多樣化的經營業務、專項工作或是相關重要的活動過程中，檔案管理系統也需要及時的落實對于相關檔案材料的收集與整理，從而確保不會輕易出現檔案錯誤、缺漏或是混亂等問題，提升檔案管理的整體質量[2]。

2.4 重視檔案管理安全

針對檔案管理工作還需要落實安全性提升，從而針對部分重要傳統紙質載體的文件做好保存，規避火災、治安等情況，并強化其管理空間環境的標準，使其不會因外界天氣或溫濕度等因素影響檔案完整性，與此同時，針對檔案信息化管理，也需要強化網絡安全管理，在加強利用防火墻、密鑰等方式進行檔案防護的基礎上，還需要針對事業單位各等級人員的實際權限進行檔案資料的精密性權限劃分，從而明確規范事業單位人員的調閱權限，確保檔案信息不會因此出現泄漏、丟失等情況，盡可能規避安全隱患。

3 結語

總而言之，檔案管理工作對于事業單位的發展經營以及重大決策都能夠提供重要的參考與指導，管理人員需要加強對其的重視，并不斷強化自身技能，在相關規范的指導下落實檔案管理工作，真正發揮檔案資料的實際價值，促進事業單位的可持續發展。