關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討

于 艷

（內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟扎賚特旗人力資源和社會保障局干部人事檔案管理中心，內(nèi)蒙古 興安盟扎賚特旗 137600）

前言：檔案信息化建設(shè)指的是在檔案管理的過程中應(yīng)用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)管理手段，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，保存、收集和管理檔案信息。檔案信息化的建設(shè)需要轉(zhuǎn)變檔案管理的模式，增強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化水平，以往檔案管理主要是對紙質(zhì)檔案等進(jìn)行管理，現(xiàn)如今信息技術(shù)的融入使檔案管理成為數(shù)字化的檔案管理。數(shù)字檔案在查詢、調(diào)閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等方面都具備較大的便捷性，加強(qiáng)檔案信息化管理的水平，對提升檔案管理的效率具有積極的作用。

1 檔案信息化建設(shè)的定義

檔案信息化指的是在管理檔案時采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，如計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等對檔案進(jìn)行有效的管理。在企業(yè)檔案管理的過程中，要結(jié)合國家有關(guān)部門對檔案行政管理的要求以及有關(guān)信息社會的要求，有效管理、收集、保存檔案的內(nèi)容與信息，并將檔案工作作為管理的依據(jù)，將檔案管理學(xué)作為最新的理論指導(dǎo)，將檔案資源作為企業(yè)管理的對象，增強(qiáng)企業(yè)檔案的數(shù)字化水平，推動企業(yè)發(fā)展實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享，增強(qiáng)企業(yè)數(shù)字管理一體化的水平。

2 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

1）檔案高度分散。通常檔案部門是由政府的規(guī)劃局來進(jìn)行規(guī)劃的，但是其在檔案信息化建設(shè)的過程中存在檔案高度分散的問題，即檔案的信息會出現(xiàn)多次，不同部門之間的檔案信息存在相似的現(xiàn)象，檔案管理的效率低。檔案分散與規(guī)劃局在進(jìn)行檔案信息規(guī)劃時不合理有關(guān)系，因為規(guī)劃局內(nèi)部通常是由財務(wù)部門掌握財務(wù)報表，而如果其他的部門也掌握了相同的財務(wù)報表，那么檔案中的信息容易出現(xiàn)重復(fù)或者分散的問題，繼而影響檔案信息的真實性與有效性。

2）檔案信息化建設(shè)的重視度不足。非專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)對檔案管理工作的重視度不足，因此導(dǎo)致檔案管理的效率較低。總的來說，企業(yè)在人員配備、檔案管理設(shè)施設(shè)備上存在“老弱病殘”等問題，因為單位通常將一些即將退休或者已經(jīng)退休的人員安排在檔案管理方面，而這些人員自身的信息技術(shù)能力較為缺乏，因此在檔案管理數(shù)字化的背景下無法有效完成檔案的信息化建設(shè)。檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的管理人員存在工作積極性較低、素質(zhì)不高等多方面的問題，這些問題容易導(dǎo)致檔案管理工作的效率偏低。檔案管理工作具備一定的特殊性，檔案工作管理人員容易養(yǎng)成墨守成規(guī)的工作習(xí)慣，在實際的工作過程中因遁守舊，缺乏創(chuàng)新精神，因此在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時容易產(chǎn)生抵觸心理。

3）檔案信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)不明確。在檔案管理信息化的過程中，由于缺乏有效、完整、齊全的管理制度以及相關(guān)的管理系統(tǒng)，因此檔案信息化的管理效率相對較低。國家檔案局對單位檔案管理的工作發(fā)揮的是業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用，而對非直屬單位的檔案管理人員以及主要的領(lǐng)導(dǎo)來說，其在考核與考評方面存在缺乏話語權(quán)的問題，其在管理制度、管理系統(tǒng)方面存在效率低等問題，無法對企業(yè)的檔案管理進(jìn)行有效的約束。企業(yè)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)不同，不同行業(yè)和單位對檔案工作服務(wù)與本單位中心工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求也存在一定的差異，因此在檔案信息化建設(shè)的過程中存在信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不明確的問題，導(dǎo)致檔案信息化的建設(shè)難度大大增加。

4）檔案信息化管理的安全性不足。檔案在信息化建設(shè)的過程中需要聯(lián)網(wǎng)并配備相應(yīng)的管理系統(tǒng)，但是在互聯(lián)網(wǎng)上存在大量的病毒以及黑客，尤其是單位中個人的檔案具備一定的隱私內(nèi)容，如身份證號、家庭住址、電話號碼等，這些都是較為隱私的信息，然而這些信息一旦被不法分子盜取則會產(chǎn)生不可想的后果。但是從目前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀可知，檔案信息化管理的安全性不足是檔案在實際建設(shè)的過程中面臨的潛在風(fēng)險，需要相關(guān)部門加以重視。一些單位認(rèn)為建立安全防護(hù)系統(tǒng)就可以有效地規(guī)避數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險，事實上，檔案管理面臨的風(fēng)險是多方面的，需要制定綜合的措施加以防控。

3 構(gòu)建檔案信息化的策略分析

1）建立完善的信息化檔案管理系統(tǒng)。促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，要加快構(gòu)建完善的信息化檔案系統(tǒng)，建立完整的數(shù)字化管理平臺，通過公眾服務(wù)平臺、內(nèi)部檔案系統(tǒng)等提升檔案信息化管理的水平。建立完善的信息化檔案系統(tǒng)，要利用好網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，并設(shè)置一個滿足實際要求的服務(wù)窗口，加強(qiáng)對信息化檔案內(nèi)容的宣傳管理，確保檔案信息化管理可靠性與安全性。

2）完善檔案信息化管理的設(shè)施。構(gòu)建現(xiàn)代的信息化檔案管理系統(tǒng)需要的基礎(chǔ)設(shè)施有計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，因此檔案的信息化建設(shè)首先要配備基本的物質(zhì)基礎(chǔ)，才能夠更好地實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)型。在檔案信息化建設(shè)時還應(yīng)注意構(gòu)建一套完整可靠的檔案管理系統(tǒng)，這樣在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時則可以采用錄入或者查詢的方式，做好對檔案管理系統(tǒng)的分類管理。

3）將檔案信息化與傳統(tǒng)方式聯(lián)合起來。檔案的信息化建設(shè)過程中，傳統(tǒng)檔案的保存方式也具備一定的優(yōu)勢，因此不能完全否定傳統(tǒng)檔案的重要性，比如消費者在購置房產(chǎn)時通常會擁有一份紙質(zhì)的房產(chǎn)證明文件，這種文件非常重要，紙質(zhì)文件是需要長期保存的，因此對于類似的文件則需要采用紙質(zhì)保存的方式。在進(jìn)行檔案管理時，可以采用數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案并重的方式，既要實現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)型，同時也要保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢。部分原始的紙質(zhì)檔案具備較高的歷史價值與學(xué)術(shù)價值，因此需要檔案管理人員加以重視，避免檔案管理的片面化。

4）增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的安全性。在網(wǎng)絡(luò)信息化時代，網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)多點互聯(lián)，但是網(wǎng)絡(luò)也存在一定的風(fēng)險，由于網(wǎng)絡(luò)空間中存在大量的病毒、黑客等，檔案信息關(guān)系到個人的隱私，因此在實施檔案的信息化建設(shè)時要做好安全管理，一方面避免電子檔案信息被黑客盜取，另一方面避免檔案在管理的過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或者流失的問題，及時修復(fù)和還原檔案的數(shù)據(jù)信息。但是一些病毒在對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行攻擊時會造成檔案信息數(shù)據(jù)的破壞或者丟失，并且在檔案沒有備份的情況下容易流失，在流失或者損壞以后通常也難以修復(fù)和還原，因此需要檔案管理部門針對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和完善，從而增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)管理的安全性與可靠性。

5）增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)水平。企業(yè)在招聘檔案管理人員時應(yīng)盡可能地選用那些專業(yè)的檔案管理人員，并為其提供可靠的福利待遇機(jī)制，使其能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外，檔案信息化建設(shè)要求工作人員具備高度的責(zé)任心，認(rèn)真對待檔案管理的工作，才能最終完成檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案信息化建設(shè)的效率。

4 結(jié)語

檔案信息化建設(shè)與工作人員的素質(zhì)水平分不開，相關(guān)人員要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)管理，使其具備現(xiàn)代化的檔案操作管理方式。工作人員要具備高度的責(zé)任心，在工作的過程中要主動學(xué)習(xí)，同時還要按照檔案信息化建設(shè)的要求來完成檔案管理的工作。