醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動(dòng)化的管理對(duì)策研究

劉洪凱

（濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，山東 濱州 256603）

醫(yī)院檔案管理信息自動(dòng)化，是基于現(xiàn)代化信息技術(shù)大發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的一種全新管理模式。通過檔案管理信息化、自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，可以提升檔案管理的工作效率，并保證檔案的利用效果，進(jìn)一步起到節(jié)約人力及物力成本投入的作用[1]。由此可見，在醫(yī)院檔案管理工作開展過程中，需要靈活運(yùn)用信息化技術(shù)方法，持續(xù)革新檔案管理模式，不斷提升檔案管理水平，從而充分發(fā)揮檔案管理的作用，深入挖掘檔案信息，為醫(yī)院檔案管理整體工作質(zhì)量的提升起到保駕護(hù)航的作用。此外，由于從現(xiàn)狀來看，我國(guó)大部分醫(yī)院檔案管理工作存在一些有待解決的問題。鑒于此，本文針對(duì)“醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及檔案信息自動(dòng)化的管理對(duì)策”進(jìn)行分析研究具有重要的價(jià)值意義。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀問題分析

1）設(shè)施設(shè)備信息化建設(shè)力度有待加強(qiáng)。設(shè)施設(shè)備是醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的主要物質(zhì)載體，以先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備為依托，能持續(xù)優(yōu)化檔案管理流程，并有效提升檔案管理水平。但是，即便當(dāng)下我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院已完成檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)工作，但是在建設(shè)成效方面還有待提升，尤其是在自動(dòng)化開發(fā)能力方面，較為薄弱。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理呈現(xiàn)出電子化檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面，例如：部分醫(yī)院建設(shè)了信息化檔案管理系統(tǒng)，但是一些自動(dòng)化運(yùn)行功能尚未被全面開發(fā)，使得檔案管理、調(diào)閱及存取等環(huán)節(jié)仍需沿用傳統(tǒng)模式方法，這樣會(huì)制約檔案管理水平的進(jìn)步，進(jìn)一步影響檔案管理的質(zhì)量。

2）檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系有待完善。當(dāng)下我國(guó)醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中信息技術(shù)的應(yīng)用相對(duì)廣泛，能有效提升檔案管理的效率及質(zhì)量，還能滿足充分利用檔案信息的要求。而檔案信息自動(dòng)化管理模式正常運(yùn)行，需要明確的標(biāo)準(zhǔn)及健全的體系的支持；反之，則會(huì)影響檔案信息傳輸效率，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息快速共享的目標(biāo)，進(jìn)而影響檔案管理的總體成效[2]。與此同時(shí)，大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)過程中，更加傾向于軟硬件方面的建設(shè)，妄圖利用外在技術(shù)方法提高檔案管理的效率，使得軟、硬件功能的發(fā)揮失去標(biāo)準(zhǔn)化體系的支持，進(jìn)而使軟硬件設(shè)施成為“擺設(shè)”，難以發(fā)揮出既有的功能及價(jià)值。

3）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理人員是醫(yī)院檔案管理過程中的重要參與者，尤其是在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，檔案管理人員扮演著非常重要的角色[3]。然而，從目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作來看，普遍存在管理人員綜合素養(yǎng)參差不齊的問題。比如，部分檔案管理人員自身在信息自動(dòng)化的操作能力及技術(shù)水平方面明顯缺乏，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的工作需求。此外，極個(gè)別管理人員過于依靠以往工作經(jīng)驗(yàn)，加之醫(yī)院方面缺乏健全的人才培訓(xùn)體系，從而使得檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平難以得到有效提高，進(jìn)而使醫(yī)院檔案管理工作效率及質(zhì)量難以得到有效提高。

2 醫(yī)院檔案信息自動(dòng)化的管理對(duì)策分析

如前所述，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀有了一定程度的了解，從提升醫(yī)院檔案信息化管理水平角度考慮，有必要采取及時(shí)有效的管理對(duì)策。總結(jié)起來，具體對(duì)策如下：

1）優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息條件。檔案管理是醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，為了提升醫(yī)院檔案管理的成效，有必要在優(yōu)化檔案管理流程的基礎(chǔ)上，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，加大對(duì)檔案信息自動(dòng)化管理工作的重視程度，在檔案管理工作開展過程中，創(chuàng)設(shè)信息化管理?xiàng)l件[4]。與此同時(shí)，將檔案管理與發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，靈活運(yùn)用信息技術(shù)方法，持續(xù)深化醫(yī)院信息自動(dòng)化管理建設(shè)進(jìn)程，并投入必要的資金、人力及物力，與此達(dá)到切實(shí)提升檔案管理總體成效的目標(biāo)。此外，還有必要充分發(fā)揮軟硬件設(shè)施的支持作用，進(jìn)一步加快信息自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程。

2）推行醫(yī)院檔案信息精準(zhǔn)分類模式。醫(yī)院檔案資源不同于普通檔案資源，其內(nèi)容豐富且形式多樣。因此，在檔案信息自動(dòng)化管理建設(shè)過程中，需要以科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)化體系為依托，明確檔案信息類型標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確分類檔案資源，以此提高檔案資源利用率，并保證檔案資源數(shù)據(jù)信息的安全性。具體做法如下：（1）在檔案信息自動(dòng)化管理建設(shè)過程中，相關(guān)醫(yī)院管理人員必須明確要求檔案管理部門提前做好檔案審視及梳理方面的工作，根據(jù)醫(yī)院規(guī)模及職工人數(shù)，主動(dòng)借鑒相似醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案信息自動(dòng)化管理建設(shè)經(jīng)驗(yàn)及建設(shè)路徑，以此明確檔案信息化的管理標(biāo)準(zhǔn)，形成清晰明確的信息化管理體系，進(jìn)一步確保醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性。（2）在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)過程中，還有必要有機(jī)分類醫(yī)院中各種檔案信息，采取數(shù)字標(biāo)號(hào)的方法進(jìn)行規(guī)范化管理及控制，保證各種關(guān)鍵性數(shù)據(jù)信息有序、準(zhǔn)確輸入到系統(tǒng)，并保證能夠在系統(tǒng)中快速輸出。（3）在醫(yī)院檔案信息自動(dòng)化管理建設(shè)時(shí)，有必要以高效精準(zhǔn)分類檔案管理資源為前提條件，為檔案開發(fā)利用、傳輸處理、轉(zhuǎn)換整合及存儲(chǔ)收集提供更多便利。必要時(shí)，可根據(jù)醫(yī)院信息資源科學(xué)分類的相關(guān)參考性依據(jù)，將醫(yī)院檔案信息大致劃分為若干個(gè)類型，以醫(yī)院信息為例，包括：藥物劑量、治療、影像學(xué)、檢驗(yàn)、護(hù)理、醫(yī)生及患者等方面的資料信息；以醫(yī)院管理信息為例，包括：衛(wèi)生系統(tǒng)相關(guān)文件、人事管理、設(shè)備管理、材料管理及醫(yī)院管理等方面的資料信息。這些資源信息均需合理、科學(xué)分類，并加強(qiáng)分類管理，便于后續(xù)醫(yī)院檔案信息資源利用效率的提高。

3）做好醫(yī)院檔案信息收集工作，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平。信息收錄是醫(yī)院檔案信息自動(dòng)化管理建設(shè)的重要環(huán)節(jié)之一，因此在實(shí)際管理過程中，醫(yī)院必須立足于自身檔案管理部門的特點(diǎn)，搭建信息化管理系統(tǒng)，做好檔案信息數(shù)據(jù)收集及整理工作，滿足檔案管理全覆蓋的要求。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門需配置專業(yè)素養(yǎng)高的管理人才，尤其是在檔案管理實(shí)踐期間，理清崗位及人員的工作職責(zé)及任務(wù)，以此提高信息收錄的工作效率。并且，除現(xiàn)有資源收集及整合外，需將紙質(zhì)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)移，以此起到保護(hù)檔案信息資源的作用[5]。此外，引進(jìn)完善健全的人才培養(yǎng)體系，持續(xù)擴(kuò)大人員培訓(xùn)教育力度，適當(dāng)提高入職門檻，選派有能力的檔案管理人員，以績(jī)效考核方式為基礎(chǔ)，激發(fā)檔案管理工作人員對(duì)待工作的積極性及責(zé)任態(tài)度，進(jìn)而全面提升醫(yī)院檔案信息管理工作效率及質(zhì)量。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理的一大基礎(chǔ)性內(nèi)容，其管理水平的高低與檔案資源利用成效之間存在密切關(guān)聯(lián)性。因此，相關(guān)醫(yī)院必須秉持“具體問題、具體分析”的工作原則，高度重視檔案管理工作的開展，全面分析現(xiàn)存問題，將檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，形成自動(dòng)化的檔案信息管理系統(tǒng)，以此提高檔案管理工作的效率，并深入挖掘檔案資源的利用價(jià)值，進(jìn)一步為促進(jìn)我國(guó)醫(yī)院檔案信息自動(dòng)化管理水平的提高提供強(qiáng)有力的支持。