大數據時代背景下的檔案管理探討

魏 煒

（山東省血液中心，山東 濟南 250000）

中國信息技術的不斷發展，有助于我國事業單位建立完善的信息化系統。隨之而來影響的便是事業單位的檔案數據管理，傳統檔案管理方法的局限性導致檔案數據信息無法得到充分利用，阻礙事業單位的戰略決策。而隨著大數據分析手段的普及，對事業單位檔案信息化管理有著極大的幫助，但在此過程中也存在著一些缺陷與不足，希望本文的探討能夠對事業單位完善信息化檔案管理提供幫助，使事業單位檔案管理工作能夠享受到大數據帶來的紅利。

1 大數據時代的含義

大數據概念的提出最早要追溯到2012年國外發布的《大數據研究和發展倡議》這一文件中。當時這篇文章主要是為了宣布斥資兩億美元啟動“大數據研究和發展計劃”，旨在增強美國政府的收集、萃取、分析、利用數據等方面的能力，從而大幅度地提高其政府的預見力和控制力。同年11月，我國政府在廣州率先開啟了“大數據戰略工作方案”，同時也意味著我國大數據時代的正式開啟。就目前而言，學術界之間對于大數據時代的定義和劃分都具有一定的爭議性，并不能形成統一的概念或者理論。但其中最具有代表性的還是3V定義，3V定義是從大數據的基本特征出發，即各行各業要同時滿足三個最為基本的特征：規模性、高速性和多樣性。綜上所述，大數據是由龐大的數據和數據量激增而產生的新的數據管理方式，它不僅是當前社會需要的產物，同時也是未來社會發展的趨勢代表。在對于數據的采集、整理和分析中，大數據有著不可估量的價值和作用，相較于傳統的數據管理而言，大數據的信息管理還能夠大幅度地促進各行各業的轉型與發展。

2 醫療檔案管理中模式創新的舉措

1）推動數字化檔案建設。醫療檔案管理已經進入數字化時代，發揮云存儲、大數據、智能化檔案管理技術的實用價值是醫療檔案管理改革的主要方向。建議醫院大力提高醫療檔案管理信息化水平，基于新媒體構建新型的醫療檔案傳遞機制，進一步借助互聯網暢通與患者的聯絡機制，積極的更新醫療檔案管理的軟硬件設備。例如，運用高端計算機、圖像等處理軟件、數據分析設備對醫療檢驗結果進行解析，滿足患者閱讀醫療檔案的需求。進一步加強檔案安全防控，完善檔案借閱調取機制，提高數字化檔案的訪問控制，有效防止醫療檔案數據丟失、泄密造成的不良影響。加強數字化檔案格式的優化改革，豐富醫療檔案的類型，全面提高醫療檔案管理的整體效率。

2）強化管理人員素質。新時代醫療檔案管理具有信息化的基本特征，醫療檔案管理還要大力培訓專業技術人員，全面提高檔案管理工作人員素質，加大檔案管理人中的培訓強度，幫助檔案管理人員熟悉信息化的醫療檔案運轉模式。首先，促進檔案管理人員了解信息化檔案管理方式，加強檔案數據信息的整理，進一步運用智能化的手段指導檔案管理人員熟悉更加方便快捷的醫療檔案操作流程。其次，基于醫療檔案管理技術設備更新組織開展業務培訓，推動檔案管理人員掌握統計學的知識，提高檔案管理人員應用大數據技術的能力，幫助檔案管理員解決云存儲時代的技術難題。第三，進一步提高醫療檔案管理人員的研編能力，提升檔案員檔案管理的操作技能，著力提高檔案管理人員的操作技能，達到全面提升檔案管理工作總體質量水平的目標。

3）創新檔案管理制度。新時期應當建立科學化的檔案管理工作制度，強調完善檔案管理體系，針對醫療檔案使用中的問題創新檔案管理方法。首先，規范檔案管理標準，基于信息化檔案運轉平臺確定檔案管理工作方式，做到科學化、規范化、系統化的得到檔案使用指引。其次，針對檔案收集工作優化制度，既要保證檔案數據資料收集全面，還要解決檔案整理不規范現象，尤其加強檔案信息健全性、準確性、標準格式管理方面制度。第三，基于醫療檔案的多元化平臺傳輸修正檔案管理工作制度，結合檔案管理法規、檔案管理工作實際，制定更加完善的檔案管理工作辦法，督促各部門積極的履行檔案管理責任，保證醫療檔案在指定時間以有效方式傳遞給使用方。

4）優化檔案運轉程序。醫療檔案管理應當減少不必要的中間環節，實現對檔案的實時監控，在防控檔案運轉風險的基礎上提高檔案的使用效率。因此，應當構建一個醫院各部門緊密配合的檔案管理工作體系，加強相關部門的緊密配合，保證醫療檔案的充分運用。例如，創新檔案供給機制，確定檔案制作限時辦結制度。創新檔案分享辦法，消除因檔案存儲方式繁瑣、缺乏醫療檔案監督機制，檔案互動不足造成的問題。倡導由專業檔案管理部門督促業務部門及時的匯總醫療檔案信息，基于患者診療、醫保報銷、上級醫政管理需要優化檔案運轉程度，提高檔案管理的整體效率。

5）營造良好的信息化基礎環境。要想建設完善的人事檔案信息化管理系統，營造良好的信息化基礎環境是關鍵環節。一是充分施展大數據、云計算在人事檔案信息化管理中的功用，建立健全人事檔案數據庫，通過電子信息加工技術對搜集的信息進行處理，實現圖文數據化，提高工作效率，減少人工紕漏，保證信息資料的客觀性、準確性及完整性。二是在利用人事檔案資源時，結合人事信息重要性來權衡利弊，對于可以公開的信息實現合理的資源共享，充分發揮檔案信息資源的價值。三是構建并完善人事檔案信息化平臺，將檔案資料與互聯網結合起來，提供更方便的檢索和閱讀方式，信息資源要及時更新保持時效性。同時，引入先進的電子信息設備和卓越的技術，并定期檢修維護設備，注重電子設備的軟硬件配置，做好備份以避免意外，常規調試及時升級保證系統高效運轉。四是建立相應的安全機制，對檔案信息進行拷貝，設置信息恢復功能以及保存好紙質資料，確保文件儲存安全。做好計算機的安全防護工作，避免資料泄露和黑客入侵等。對于檔案人員進行安全機制培訓，增強其檔案安全意識，營造良好健康的信息環境。

6）實現檔案管理的集中化。當前各個地區都有自己的檔案管理系統和檔案館，同時各個地區之間的檔案管理并不流通和交融，導致資源比較分散和獨立，無法實現資源的共享和交流。因此，在面對當前多元化的信息需求，必須要建立各個地區之間檔案信息的共享和交流平臺。一方面將各個地區的檔案進行“大檔案”模式的管理，能夠有效減少對冗雜信息的處理和過濾時間，提高檔案管理效率。另一方面，通過互聯網資源的有效整合，可以讓更多的公眾參與到檔案整理當中來，從而保證檔案管理工作能夠緊跟時代的步伐。

3 結語

大數據時代的到來既是機遇也是挑戰。如何抓住機遇，如何應對挑戰是檔案管理工作開展中首要回答的問題。本文詳細地闡述了當前在大數據時代，檔案管理工作中出現的問題，并提出了相關的解決策略，以期能夠更好地幫助我國檔案管理工作的開展。大數據時代作為當前社會發展的必然趨勢，擁有廣闊的發展前景，各行各業都能夠在大數據時代獲得巨大的突破和發展。