數字化環(huán)境下綜合檔案管理工作創(chuàng)新路徑

袁 娟

（武漢市大軍山泵站管理處，湖北 武漢 430000）

計算機科技的迅猛發(fā)展，深刻影響人類社會的政治經濟及生活方式，電子政務相繼出現(xiàn)，對信息化建設提出更高的要求。檔案管理模式必須有所創(chuàng)新。國務院印發(fā)《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》支出，信息化是推動社會經濟發(fā)展的重要力量，推進信息化是貫徹科學發(fā)展觀的戰(zhàn)略舉措，是建設創(chuàng)新型國家的迫切需要。國家相繼實施系列推動信息化發(fā)展的政策，我國信息化步伐加快，檔案領域受到沖擊，將信息技術引入檔案管理中。檔案信息化是檔案工作適應信息化發(fā)展的必然要求。檔案數字化建設是信息化建設的重要部分，借助智能檢索手段，向用戶提供豐富的檔案信息資源。數字化時代加強對綜合檔案管理工作創(chuàng)新是當前面臨的重要工作。

1 檔案數字化管理概述

檔案數字化是社會信息化的產物，1992年戈爾提出信息高速公路法案，1993年美國政府實施國家信息基礎設施計劃，只在建立提供超量信息的信息高速公路，通過網絡計算機組成高速網絡，向人們提供圖文聲像的快速傳輸服務。1993年我國信息化工作起步，至今國家信息化建設步入穩(wěn)定發(fā)展階段。隨著信息化的發(fā)展，檔案工作受到很大影響。檔案數字化成為檔案工作的主要趨勢。

檔案數字化是檔案信息化建設的主要內容，指利用數據庫技術、高速掃描技術等手段，將紙質文件等傳統(tǒng)介質文件與電子檔案，系統(tǒng)組成有序結構的檔案數字信息庫，檔案數字化與信息化建設息息相關，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。由于計算機技術廣泛使用，辦公流程自動化使得檔案生成方式改變傳統(tǒng)人工操作，形成數字化檔案。檔案生成方式轉變要求將工作重點放在檔案數字化管理，檔案數字化具有很大優(yōu)越性，檔案數字化相比傳統(tǒng)管理方式可節(jié)省保存空間[1]。檔案數字化可以不斷改善檢索方式，實現(xiàn)檔案信息超時空流動，提高檔案工作效率。檔案數字化管理是全球信息化發(fā)展的產物，數字化時代檔案管理特征體現(xiàn)在突出收集利用，側重數字檔案，關注數據安全。

當前檔案數字化大戰(zhàn)在即，檔案工作停滯不前會阻礙快速發(fā)展，為提高檔案管理水平，必須加強檔案數字化管理。數字化時代檔案管理信息化具有重要意義，體現(xiàn)在是順應信息時代的要求，是保證檔案安全的需要。21世紀是信息化時代，隨著辦公自動化水平的提高，檔案生成方式發(fā)生巨大變化，檔案數字化成為信息時代的必然要求。隨著網絡技術及多媒體技術的發(fā)展，檔案數字化將不同載體檔案資源以數字化形式存儲，滿足信息時代對檔案工作的更高要求。

2 數字化時代檔案管理中的問題

綜合檔案管理負責科技等檔案管理工作，綜合檔案管理取得很大進展，但目前檔案管理中仍存在許多問題，綜合檔案管理存在的問題主要包括檔案利用率低，檢索工具落后，檔案數字化程度低等。需要了解檔案信息化管理現(xiàn)狀，為檔案數字化管理創(chuàng)新提供依據。

目前綜合檔案管理使用計算機管理檔案，但機讀目錄主要使用Excel表，檢索較為緩慢，增加查借閱檔案時間，案卷內詳細信息檢索不到。綜合檔案室設備較為落后，檔案數字化需要配備各種掃描儀，檔案信息資源服務器等，目前綜合檔案管理僅有OA系統(tǒng)中歸檔電子檔案，利用量較大的施工圖紙等未進行數字化管理。檔案利用方式主要為檔案外界與電話查詢，由于各部門分布范圍較廣，專業(yè)人員到檔案室查閱檔案往返時間長，遇到緊急情況無法立即查閱相關檔案[2]。數字化時代，檔案管理工作歸檔方式多樣化，檔案歸檔資料內容是否應包含新內容成為管理人員關注的問題。傳統(tǒng)檔案歸檔將圖文檔案分類歸檔，數字化時代檔案處理具備檔案屬性，目前管理人員工作中難以科學決定如何歸檔。

分析綜合檔案管理問題原因主要包括檔案信息化標準不健全，檔案工作宣傳不到位。檔案管理理念重保管輕利用，在檔案利用價值等方面較為被動，導致檔案利用率低，缺乏有效的網絡平臺進行檔案開發(fā)利用。檔案數字化工作是基于檔案信息化建設基層工作，日常管理需建立統(tǒng)一標準，才能為檔案管理數字化提供保障。電子檔案管理缺乏相關制度導致無法知道檔案信息化。檔案是服務性工作，日常收集等業(yè)務工作開展離不開職工對檔案工作的認識度提高，需要檔案部門日常工作宣傳，使專業(yè)技術人員體會到檔案的價值，將其納入信息化建設中。

3 數字化環(huán)境下綜合檔案管理創(chuàng)新策略

為確保檔案數字化工作質量，檔案數字化必須遵循一定原則，根據檔案數字化技術規(guī)范規(guī)定，紙質檔案數字化原則是使檔案信息資源方便提供利用，滿足社會對檔案利用的需求，綜合檔案數字化管理創(chuàng)新要遵循安全性，實用性等原則，規(guī)范檔案管理工作流程，提升檔案信息化管理水平。

檔案數字化管理體系指導思想是以檔案資源信息化為基礎，加快推進檔案資源數字化，要求堅持符合實際的原則，技術標準統(tǒng)一原則。檔案數字化管理要結合實際情況，將館藏檔案數字化，通過采用信息技術滿足用戶利用需要。檔案數字化管理提供不斷改進的平臺，資源建設是重要基礎，檔案數字化管理體系建設中藥建立標準體系，要求制定指導工作的標準規(guī)范[3]。檔案數字化管理體系目標是通過構建應用平臺，提供優(yōu)質高效的檔案利用服務。模塊結構分為數據層，服務層等。檔案數字化管理不僅是將檔案館藏紙質檔案數字化，重點是檔案信息資源管理模式變化，內容包括檔案數字化加工等方面。

信息技術在檔案管理中的應用，導致檔案工作發(fā)生變革，對傳統(tǒng)檔案管理理念帶來挑戰(zhàn)。檔案工作者要清晰業(yè)務流程，優(yōu)化檔案收集、檔案資源開發(fā)等業(yè)務流程，激發(fā)檔案人員積極性。檔案業(yè)務流程重組是將檔案收集利用等業(yè)務重新設計。檔案業(yè)務路程重組要結合專業(yè)工作，減少繁瑣冗余環(huán)節(jié)；在檔案服務方面需要了解用戶需求，如檔案利用流程以往為用戶到檔案室查閱檔案，數字化時代通過組織專業(yè)技術人員對檔案數字化管理路程討論，制定最終利用流程。

檔案數字化管理是復雜的工程，必須建立支持海量存儲的檔案信息資源數據庫的訪問服務系統(tǒng)，需要配備良好的軟硬件基礎設施，實際實施中采用大量信息技術，檔案管理規(guī)范必須建立健全。檔案數字化管理是借助網絡進行檔案傳遞，網絡環(huán)境安全，檔案信息發(fā)布等非常重要。要對局域網用戶實行域管理，具有高水平的可管理性的廣域網連接方式有效控制對網絡病毒傳播。數字檔案室應配套必要基礎設施，包括服務器、掃描儀等加工輸出輸入設備。

4 結語

數字化時代檔案管理要順應時代分鐘，對檔案管理流程進行重新審視。為順應信息時代的發(fā)展需求，檔案數字化成為檔案行業(yè)工作方向。本文通過運用調查等方法收集大量文獻資料，通過理論分析對檔案數字化管理模式進行研究，探討數字化時代綜合檔案管理創(chuàng)新路徑，對構建檔案數字化管理體系提出建議。對檔案數字化建設發(fā)展具有參考價值。