提升事業單位檔案管理信息化建設的策略簡析

秦奮強

（臨縣交通基礎設施建設質量監督中心，山西 呂梁 033200）

當今社會信息化的發展趨勢不可逆轉，事業單位在大數據時代的背景下將會面臨一系列信息數據的挑戰。海量的檔案數據和檔案數量增加了事業單位檔案管理部門的工作量，也使檔案管理部門成為事業單位中不可分割的一部分，其工作地位日益提升。為保障事業單位的現代化發展和檔案管理工作的信息化建設，檔案管理部門應當認識到高效利用檔案資源的重要性，在改革傳統管理方法的基礎上，與時俱進地引入專業的檔案管理硬件設施、加大投入研發檔案管理軟件的資金，并重點培養檔案管理人員的專業素質。

1 事業單位檔案管理信息化中出現的問題

1.1 未形成信息化管理檔案的意識

盡管檔案管理部門已將信息化技術應用于檔案管理和信息整理的工作中，但是管理人員依舊未形成使用信息技術手段的意識，仍舊習慣于在收集整理檔案信息時使用傳統方式進行記錄。傳統管理檔案的方式由于受紙質載體的限制，往往存在檔案易于破損、分享頻率較低的弊端，不能滿足事業單位共享與長期保存檔案資料的需求。當檔案管理部門的工作人員不能意識到信息化管理的重要性時，事業單位檔案管理信息化建設的進程將會受到較大的阻礙。

1.2 缺乏高素質的檔案管理專業人才

事業單位檔案管理工作的主要負責人是檔案管理人員。優秀、專業的檔案管理人員在檔案管理部門中工作，將會有效提升交流溝通的效率，推進事業單位檔案管理信息化建設的進一步發展。但是，目前事業單位檔案管理人員普遍存在非科班畢業的問題。未學習過專業檔案管理技術的檔案管理人員不具備信息化管理檔案信息的意識和能力，甚至在日常工作中偷懶懈怠，這極大地降低了事業單位收集整理檔案資料的科學準確性，擾亂了檔案管理部門的工作秩序。

1.3 沒有完善信息化建設

檔案管理部門是事業單位眾多部門中的一個分支，檔案管理工作要想實現全面信息化，不能單純依托改進管理檔案的方式，而應該將目光投向事業單位中各部門的協作管理。目前事業單位中各部門所使用的管理系統不一致、資料傳輸方式不兼容，極大地阻礙了檔案資料信息化、檔案管理信息化的建設。事業單位沒有完善內部的信息化建設，也是檔案管理信息化建設所面臨的問題之一[1]。

1.4 不能順利落實改革機制

事業單位雖然已經通過研究檔案管理工作改革的措施，制定了一系列策略推進檔案管理信息化建設的進程，但是由于事業單位本身存在的時代局限性和投入資金不足等問題，改革機制不能有效落實到檔案管理的工作之中。缺少有效的監督機制和充足的改革資金，事業單位不能引進先進的檔案管理硬件設施，也無法順利進行信息化的檔案管理工作。

2 加強事業單位檔案管理信息化建設的策略

2.1 提升事業單位檔案管理人員的職業素養

檔案管理工作要求管理檔案資料的工作人員能夠分辨并分類整理檔案信息，高效率地進行信息管理和資源分享的工作。因此，事業單位應當著重提升檔案管理工作人員的職業素養，通過開設座談會和報告會，使檔案管理人員在經驗分享中汲取先進的管理意識、學習專業的管理技術；通過統一培訓計算機技術和電子信息理論知識，提升檔案管理人員的專業知識水平；通過組織參觀活動，為檔案管理人員提供實踐管理技術的機會。當檔案管理人員的職業素養得到了較大的提升，事業單位才能實現更高的經濟效益。

2.2 科學規劃并完善檔案管理制度

規劃是各個項目形成之初必不可少的研究討論環節，科學合理的規劃將會推動檔案管理制度更有效率地被落實在檔案管理工作中。事業單位應當在規劃檔案管理制度時更多地考慮到事業單位與時代發展的同步性，加大檔案管理部門的資金投入，并積極引入高素質的檔案管理人員進行檔案管理工作，使檔案管理信息化建設的項目進程始終置于可監測的范圍之中。

2.3 兼顧硬件設施與軟件開發

檔案管理信息化建設的基礎是先進的硬件設施。能夠排除外界各項干擾因素、持續穩定運行的檔案管理電子設備是安全保存檔案資料最堅實可靠的條件。事業單位應當分撥資金購置擁有大儲存容量、性能佳、運行穩定的計算機硬件，為檔案管理人員創造優越的辦公環境。同時，事業單位也應該鼓勵檔案管理人員自主研發資料管理軟件，使海量的檔案資料能夠在現代化管理軟件的應用之下各歸其位，進一步提升檔案管理部門的信息化管理水平。只有兼顧投資硬件設施和開發檔案管理軟件，事業單位才能從根本上保障檔案管理信息化建設的可持續發展[2]。

3 結束語

當網絡電子信息技術滲透進各行各業的管理工作之中，事業單位也需要與時俱進地進行檔案管理信息化建設，在大數據時代的背景下落實信息化的檔案管理制度，提升整理和利用檔案資料的手段。