分析新形勢下事業單位檔案管理信息化建設趨勢

郭 冉

（河南黃河河務局信息中心，河南 鄭州 450004）

近年來，隨著社會經濟呈現出快速增長趨勢，推動了信息化技術的高速發展。對于事業單位而言，在檔案管理過程中，如何采取信息技術才能達到檔案管理的高效目標是目前待需解決的重要問題。當前，在單位檔案管理信息化建設中，由于方方面面因素的影響與制約，直接影響了檔案管理信息化建設質量和效果。因此，本文對單位檔案管理信息化建設方法與路徑進行了探索與研究，目的在于實現事業單位檔案管理事業的持久發展。

1 事業單位檔案管理信息化建設的主要優勢與作用

隨著國民經濟呈現出高速發展趨勢，事業單位檔案資源管理意識也有所增強。目前隨著檔案信息用戶群體的不斷擴大，用戶類型也呈現出多樣化特征，而檔案信息管理方式也要與時俱進，呈現出相應的管理特征，采取針對性的管理方法。現如今，信息化檔案建設對檔案管理人員的專業素養提出了越來越高的要求，由于當下事業單位缺乏大量的高技術人才，檔案工作也凸顯出復雜繁瑣性特征。因此，對事業單位檔案管理工作實行信息化建設，可以幫助檔案管理人員減輕部分工作負擔，也有利于檔案信息的開發和有效利用。其次，檔案管理信息化建設不僅是未來檔案管理的主要發展趨勢，也是檔案管理工作流程簡化的有效途徑，從而為檔案管理效率和質量的顯著的提升奠定基礎保障。一方面，信息化建設條件下，對檔案管理進行更新與升級，對所有資料和數據進行準確分類和儲存，通過檢索系統的有效運用，也保證了檔案管理的實效性與完整性[1]。方便用戶快速的獲取到自己想要的資料，只需通過局域網就能實現對檔案數據庫的登錄與查閱，不僅對檔案信息服務流程進行了簡化，也直接提升了信息資源的最大化利用率。另一方面，檔案信息化建設和管理不會造成檔案的混亂儲存與分類，有利于檔案用戶的隨時瀏覽與查閱，有效的幫助檔案管理人員降低了工作負擔與難度。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的不足

1）單位對檔案信息化建設重視程度不足。從事業單位當前信息化建設和發展趨勢來看，整個過程并不是很順利。受到了方方面面的影響和制約，在檔案實際管理過程中，信息化技術沒有得到廣泛的普及和運用。主要是由于單位領導檔案管理意識仍然停留在過去，對檔案信息化建設重視程度也表現出不足。相比起檔案管理工作的信息化發展與建設，他們更加注重事業單位的長遠發展和效益的提升，熟不知檔案管理對事業單位發展的重要優勢和價值。并且片面的認為檔案信息化管理僅僅只是將所有資源錄入到系統中進行保存，在檔案信息化建設方面資金和設備投入也不足，導致管理設備和時代發展需求不符，也直接降低了檔案的利用價值與效率，造成了大量資源的浪費。

2）檔案管理人員信息素養偏低。檔案管理人員是確保檔案管理工作順利進行的重要基礎。然而當前大部分事業單位在檔案管理工作中依然運用的是傳統管理方式，不僅沒有采取相關的信息技術手段，也沒有通過信息技術進行檔案資源的高效管理[2]。其次，由于單位檔案管理人員信息素養的不足，沒有機會進行全方位系統的培訓和學習，再加上事業檔案管理人員出現老齡化問題，對現代信息技術的了解程度也不足，從而導致單位即使在檔案管理中投入再多的現代化設備，但由于認知不足的問題，也直接促使事業單位檔案信息化建設工作陷入了進退兩難的境地。

3）缺乏健全的檔案信息化管理制度。在事業單位日常管理中檔案管理作為重要組成部分，對單位的穩定健康發展發揮著助力作用。任何管理工作的開展都需要健全的管理制度作為執行標準。然而部分事業單位在檔案管理信息化建設中，缺乏健全的檔案信息化管理制度。還有的單位雖然制定并完善的管理制度，但已經完全與現代信息社會發展需求不相符，直接制約了檔案管理信息化建設與發展進程。

3 新形勢下事業單位檔案管理信息化建設思路與建議

1）提升領導對檔案管理信息化建設的重視度。對于事業單位領導而言，應該充分的意識到檔案管理信息化建設對單位未來發展的重要優勢與價值，并將檔案信息化管理落實到實際工作的各個方面，根據國家或行業規范標準去實施檔案管理信息化建設工作[3]。其次，設置獨立的檔案管理室，進一步提升檔案管理室配置水平，確保檔案資源始終處于安全、嚴實的環境當中，提升檔案管理的真實性與完整性。除此之外，安排檔案管理人員進行定期培訓和學習，除了幫助他們提升專業水平外，還要充分的激發出他們對檔案管理工作的熱情與積極性，這樣才能為事業單位管理工作提供優質的服務保障，只有領導重視了檔案管理信息化建設，員工才能進一步增強認知。

2）檔案信息化管理制度的健全與完善，確保檔案管理工作的規范標準化。目前大多數事業單位僅僅只是完善了檔案管理方面的管理制度，而缺乏健全的檔案管理信息化方面的制度。因此，單位應該立足于實際狀況，去制定和完善適合單位發展的檔案管理信息化制度，并將其貫穿到檔案管理工作的方方面面，確保工作的有序進行。其次，考核制度的完善，有利于員工工作積極性的提升，也逐步增強員工對檔案信息化管理的認知程度，并在相關制度完善的基礎上，對國家的《檔案法》進行深入的解讀與學習，這樣才能在檔案管理過程中做到有法可依，促使單位檔案管理工作更加的統一化、標準化以及規范化[4]。

3）加強檔案信息化管理設施的建設，完善資源建設。事業單位以往的檔案管理方式正在逐步的被市場所摒棄與淘汰，信息化技術的迅速革新，電子檔案也得到了廣泛的運用，也成為檔案管理事業的主要建設和發展方向。其一，要想全面發揮出信息技術在檔案管理中的有效價值，檔案管理信息化基礎設施的建設與完善才是重點內容。其主要包含了信息化管理辦公環境的優化，如檔案管理資料儲存柜、檔案獨立庫房以及檢索工具等等；其二，加強檔案管理信息化硬件方面檢索，其中主要涉及了彩色打印機、計算機、多功能掃描儀等，還需要配備專業檔案管理信息化人才隊伍，才能實現檔案信息化管理的深入發展。最為關鍵的是加強檔案管理信息化管理系統的完善與建設，并對其進行嚴格管理和控制。最后，應該對檔案管理工作中圖像、音響、視頻等各種資源進行建設，對諸多類型的檔案文件實施數字化儲存，彰顯出數字化檔案管理的實際作用和優勢，為事業單位人才培養和領導決策提供資料保障[5]。

4 結束語

綜上所述，檔案管理信息化發展與建設不僅是社會和時代必然發展要求，也是檔案管理效率和質量提升的重要舉措。因此，事業單位應該與時俱進，追趕上時代發展潮流，在提升檔案管理人員信息素養的基礎上，加強對檔案管理設施設備的完善與建設，并通過檔案管理信息化建設制度的合理化制定，確保事業單位檔案管理信息化建設朝著健康良好方向邁進。