數據時代電子檔案建設的問題探究

黃淑蘭

（東莞市第九人民醫院，廣東 東莞 523000）

傳統的檔案管理經歷了多年發展，不免產生固化思維，但是隨著當前信息化網絡的出現，現在社會對于數字化檔案信息需求量更大，雖然檔案管理過程中紙質文獻工作仍然有較大需求，但是應注重信息化模式的轉化，以及檔案管理工作方向的調整，調整固有思維模式，注重發揮網絡服務的優勢，強調傳統檔案管理模式與網絡情報模式的共同發展，以適應當前社會形勢的發展，實現電子檔案建設目標[1]。

1 當前檔案管理工作的開展趨勢

檔案管理要注重網絡的深刻變革，并在實踐中探索理論改革。首先，網絡智能化的出現要求檔案管理以互聯網的擬人化思維進行思考，不僅能夠幫助管理者從多角度進行分析，同時也能將復雜化的問題進行簡化，也就是用人類的思考模式進行電腦運算，使得工作效率更加高效。其次，檔案管理的信息技術應用，改變了傳統意義上的檔案信息交流方式，將檔案管理思維模式進行信息化轉換，使得傳統意義上的檔案和媒體進行了優化整合，并以超級鏈接的方式進行分享與交流。最后，檔案管理的信息化技術部門建立，將人們所需的檔案信息以圖片、文字、視頻等多種形式進行數據存儲，通過數據接收終端進行信息傳遞，打破了原有的檔案管理部門形態，對于提升檔案管理和檔案應用效能具有重要意義[2]。

2 數據信息技術對檔案管理的推動作用

在檔案管理部門中，信息技術是其重要的發展基礎，相關的檔案信息資源要按照標準執行，互聯網的出現使得檔案資料檢索有了更加便捷的途徑，尤其在信息保存、信息查詢方面都得到了長足性進展，依托于當前網絡的速度及容量，所有的檔案都可以按照相關的標準進行歸納整理，與原有的檔案管理有著較大區別。長久以來，檔案信息資源管理利用都受到時空的限制，而網絡數據技術的出現改變了傳統的檔案管理方式，實現了檔案資源的電子體系建設，檔案信息資料可以隨時進行傳遞或分享。網絡的出現深刻的改變了檔案行業的自我發展路徑，同時對于檔案管理人員也有了更高的要求，不僅要具備傳統檔案管理的基本能力，同時也要不斷地學習電子設備以及網絡信息化的專業技能。從另一方面也促使檔案管理部門以及數據運行中心要不斷地吸引專業化人才、培養專業化人才，為自身的發展做好人才儲備，既要對檔案信息數據庫進行維護和更新，同時還要深入挖掘虛擬檔案管理部門的更多功能，為全面工作提供更加優質化的檔案服務，真正實現檔案管理效能的全面提升[3]。

3 數據時代電子檔案建設的新形勢

3.1 構建虛擬數字化檔案體系

傳統的檔案管理部門更像是檔案資源與具體材料之間的橋梁，其載體仍是紙質信息資料，網絡的快速發展使得虛擬檔案管理部門和網絡資源成為當前的信息傳播重要載體，不僅具備傳統的收集存儲服務共享功能，同時也利用網絡為用戶群體提供更加多元化的服務。虛擬檔案管理部門的出現使得服務方式出現了重大改變，檔案管理者可以通過互聯網對整體檔案管理部門進行信息調取，也可以通過個性化定制接受服務，檔案資源不再受到實體的空間限制，可以及時、快速地傳遞到用戶的移動終端上，實現的信息及時共享的目的。

3.2 檔案利用與傳播方式不同

網絡是催生電子檔案工作發展的重要因素，傳統的檔案管理需要掌握一定的方式方法，而當今的檔案信息管理，不再需要關注傳統的方式，信息化檔案數據庫可以將不同地區的檔案信息組織在同一個網絡框架當中，而且不會占用太多空間，單位在調取資料的過程中，可以實現檔案資料的跨區域調取，滿足檔案發展趨勢。因此對于檔案資料的開發和利用也有了重大轉變。傳統檔案管理部門是一個實體檔案管理部門，因此檔案管理部門內的資源是限制信息傳播的重要因素，單位可能對不同資源有共同的需求，因此很容易造成檔案資料的短缺或資源浪費。現代網絡的發展帶動了檔案管理部門信息傳播途徑的改變，實現了單一資源項目向多數單位共同傳播的目的，杜絕了傳統檔案信息管理與使用中存在的矛盾問題，而且還可以根據檔案管理需求以及使用習慣，提供個性化的信息搜索及檔案管理方式服務，適應當前經濟社會發展趨勢。

4 數據時代電子檔案建設的要點分析

4.1 通過網絡技術實現檔案信息采集

在網絡發展過程中，數據信息技術的重要基礎，其中的檔案信息采集可以為其節目規劃以及未來發展方向做出更好的指引。傳統的檔案管理只能采用傳統的信息采集與反饋模式，在網絡快速發展的今天，應該充分注重網絡技術的信息采集方式，相關部門應不斷拓寬信息采集渠道，并加強與檔案管理部門的交流互通平臺，通過多種方式挖掘有效的檔案信息，并為自身的工作設計及發展制定規劃。同時檔案管理部門還要與信息部門建立起良好的關系，通過智能AI技術以專業技術人員更好地實現信息交流溝通，在溝通平臺上要建立文字、視頻、圖片以及動態圖像等多方位的檔案管理、采集和信息獲取手段，以此提高信息數據的利用率，也能更好地激發相關群體的信息反饋熱情，為檔案管理提供更多的有效建議。在具體工作實踐中，要不斷提升檔案管理能力，檔案管理部門要注重原有職工的綜合能力提升，可以采用定期培訓的方式促進業務能力成長，學習有關信息化的技術，尤其在設備維修應用檢查等方面，要結合工作實際進行自我能力提升，進而適應當前檔案管理發展趨勢，滿足檔案管理工作需求[4]。

4.2 強化檔案信息數據的分析

當前的檔案管理呈現出多元化的發展勢態，因此檔案管理也要更加全面地了解檔案管理的實際需求，通過分析檔案數據制定可行性的方案，以此實現個性化的檔案管理服務，為總體工作效能的提升做好基礎保障。網絡中的數據分析可以為檔案信息管理提供更好的數據分析模式，尤其要注重大數據以及云計算的運用，可以根據檔案歷史數據進行分析，網絡數據的分析可以將檔案管理精準度以及信息處理提高精準度，還能夠合理地提升綜合管理效能。在軟件方面應該注重相應檔案管理的應用程序開發，根據實際需求結合智能化技術將查詢方式、調檔方式以及存儲方式以更加多元化的形式開展，促進我國數字化檔案建設快速發展，提升檔案管理效能。另外網絡技術的數據分析還能不斷拓展傳統檔案管理的范圍，將多個工作環節進行整合融入。通過探索構建科學的檔案信息數據分析體系，能夠提升檔案資源的利用效能，適應當前檔案管理發展趨勢。在數據體系建設中，首先要夯實大數據基礎，選擇性能優良的硬件設施，為進一步的檔案存儲與分析處理夯實基礎。其次，在大數據檔案分析中，要不斷優化算法，有針對性地進行電子化檔案建設，適應當前電子檔案管理與發展趨勢，提高檔案管理的綜合效能，滿足當前檔案發展趨勢。

4.3 強化檔案網絡病毒防護體系

在網絡數據時代開展檔案管理，必須防范病毒的入侵，因此采用病毒防護與技術管理措施，可以為檔案管理網絡添加一道無形的屏障，對病毒進行統一查殺，對于木馬進行單獨隔離，這樣可以讓檔案管理網絡在更加安全穩定的環境下進行，防止數據泄露。也可以定期聘請專業的網絡安全管理團隊，對組織內部的局域網絡電腦進行統一排查，將潛在的問題進行處理，當前很多防護軟件也具有較為安全的防護手段，專業化的網絡安全軟件，不僅可以檢測出電腦中存在的潛在病毒，也可以對人員的電子拷貝和外接硬件進行查殺，但同時安裝這些殺毒軟件，需要電腦本身具有一定的硬件配置，否則會降低電腦的運行速度。當前很多企業、組織或學校當中檔案網絡主要以傳輸各種文檔數據，但是隨著當前軟件的不斷升級，共享的數據包括且不限于文檔圖片，PPT視頻等多種形式，由于數據越來越大，所以在檔案網絡進行共享時很容易遺漏查殺的步驟，因此建議檔案管理挽留過內部使用數據加密技術，組織內部共用密碼或采用動態密碼，只有單位內部人員才能進行解密，這樣可以讓數據即便被盜取也無法正常讀取。另外當前我國的技術公司大多都開發了專業化的系統傳輸軟件，在進行資源共享和傳輸文件時，可以使用這些專業化的軟件，能夠有效提升數據的安全性。通過強化多元措施，構建科學的檔案管理與利用體系，進而提升綜合管理效能，適應當前檔案管理發展趨勢。

5 結語

綜上所述，網絡信息技術的出現改變了當前的社會發展形勢，通過現代數據信息技術，可以對檔案管理部門的資料進行查詢與搜索，而網絡化檔案管理部門也讓檔案管理方式有了重大轉機，實現了資源共享，所以說網絡數據技術對于檔案管理的影響是多方面的，具有積極性和深遠性，但是在信息化建設過程中，應該不斷探索和補充理論與方法，優化電子檔案建設體系，促進檔案管理新局面轉變，為檔案事業提供更多的優質化發展路徑，適應當前大數據發展趨勢。