大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式解析

邱輪超

（中國建筑材料工業地質勘查中心安徽總隊，安徽 合肥 230031）

隨著現代科學技術的不斷發展和創新，數字化時代逐漸拉開序幕，這就意味著傳統數據記錄、保存和存檔的方式大部分會被更為新型的新式數據記錄方式所替代，而在這些迅速發展的新式數據記錄中，大數據與檔案資源以高效性、及時性等優勢特點成為各行業和社會范圍內容的重要發展的數字技術之一，并在各行業和檔案事業發展與管理中逐漸占據不可或缺的地位。

1 企業檔案管理中存在的問題分析

1.1 企業檔案信息化建設滯后

目前在企業檔案管理中，因傳統的思維模式和觀念，還普遍存在檔案管理信息化建設重視度不足的情況。不少企業仍將檔案管理視作普通資料的保管工作，缺乏企業戰略高度的認識；一些企業管理者對于信息化檔案管理系統還停留在檔案信息化建設階段，對于檔案信息化管理缺乏整體管理意識，因此企業檔案信息數字化建設需要對傳統落后的檔案管理方法和理念予以摒棄，對信息數字化檔案管理制度體系進行建立和完善。

1.2 保密性技術應用薄弱

作為企業發展歷程中的重要信息資源，企業檔案涵蓋了大量企業商業機密以及員工個人信息，隨著網絡開放程度的不斷發展，對企業檔案數據也帶來了嚴重的安全威脅。目前對企業檔案管理的安全性造成影響的因素主要有：企業相關檔案管理人員安全保密意識缺乏，在操作過程中未嚴格按照相關保密制度或管理制度進行，不當操作或操作中的失誤使檔案外泄、破壞或刪除等，另外就是來自外部環境，如：黑客、病毒入侵等，對企業檔案數據庫造成嚴重影響，導致信息泄露、數據丟失、篡改等，使企業蒙受不可估量的損失。

1.3 檔案管理人員水平不足

隨著信息化建設的不斷推進，檔案管理工作也從傳統的紙質檔案管理逐漸向電子信息數字化檔案發展，這對以往的檔案管理模式和方法造成了極大的沖擊，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的基本知識，同時還要對信息化技術、計算機技術等的應用有所了解和掌握，確保信息數字化檔案的安全性、有效性、及時性和完整性，通過先進技術手段的應用，使檔案管理水平有效提高。

2 大數據背景下企業檔案管理工作的創新策略

2.1 運用新型數據技術

大數據時代，自媒體高度發達，微博、微信、APP、網站等成為信息發布的重要載體，熟練運用上述平臺開展檔案信息資源管理工作十分必要。此外，相比于紙質檔案，信息資源在安全技術上管理難度更大，病毒、黑客、網絡等原因都有可能對檔案信息資源造成危害。必要的安全技術，如信息加密技術、數據遷移、數據長期保存等技術，能確保檔案數據資源的可讀性與可利用性。大數據技術，如數據挖掘，能夠從海量信息中迅速獲取有價值的檔案信息；數據分析，能夠根據用戶的信息習慣預測用戶的信息需求；信息服務，能熟練操作檔案信息管理系統為用戶提供高效便捷的信息服務。

2.2 增強檔案形成與利用意識

大數據環境下，辦公條件日益自動化，檔案形成者的范圍不斷增加，各種小體都是檔案形成的主體。但是，多數員工對檔案管理不重視、不了解，從而造成歸檔意識薄弱。而個人的歸檔不及時不全面會導致檔案整體的不完整。為了強化員工的檔案形成意識：首先，檔案機構加強宣傳，讓員工知道檔案形成與利用意識的重要性，幫助其正確認識檔案管理工作。其次，完善相關制度，保障檔案的及時主動歸檔。再次，運用大數據的存儲空間，選擇私有云存儲功能，借助云存儲具有成本較低、空間大、安全性高等功能，高效管理個人檔案資料，以此實現個人檔案的管理工作。大數據時代，檔案運用多樣化，網絡利用逐漸增加，給利用者帶來了便捷。但相對應的，也對利用者提出了更高的要求，自身素養的提升，自身能力水平的提高都會讓利用者更快地從大量的檔案信息中快速找到所需要的信息資料，滿足自己的需求。

2.3 注重信息分析處理

檔案利用服務體系建設當中，平臺可以利用一些最常見的相關軟件，不斷加強檢索功能，對大數據的收集、處理、解析以及運用等相關環節進行嚴格管理，從而提升檔案管理的效果。與此同時，還能提升檔案信息服務的安全、可靠性，讓每個用戶需求得到滿足。對檔案信息大數據服務體系來說，其內容涵蓋了下面幾點：一是檔案收集。通常來說，檔案資源分為內部資源、外部資源、多媒體網絡資源等。在檔案數據收集過程中，要利用大數據平臺實現對檔案資料的采集工作，接下來對內部、外部資源開展相關的整理工作以及存儲，提升了檔案數據的安全性。二是檔案數據的加工。在檔案資料收集完成后，要對各種數據作出相關的整理工作，把整理之后的檔案數據錄入到大數據檢索平臺中。三是檔案信息的運用服務。提供檔案信息服務的過程中，要在檔案數據上深入分析，利用平臺檢索、不同分類、用戶查詢等為用戶提供更加便捷與優質服務，并結合用戶實際需求，讓他們享受到各種鏈接網址。

2.4 以私有云保障，推進數字檔案建設

雖然在數字化時代快速發展趨勢下，檔案數字化建設是必然，但是對于部分新興行業和檔案事業來說，一則是沒有足夠的資金和人才支持，二則是數字檔案建設的風險性帶來的損失無法承擔，前者的問題可以通過引入各類新型的融資資金來解決，而后者則需要更新推進數據技術的發展，采用了私有云保障，建立立體式數字檔案館。這種立體式數字檔案館存在著信息采集編輯、存儲安全、服務平臺完善的優勢，對于沒有足夠技術保障的數字檔案建設者特別適合，且該類還存在私有云的獨立設置，主要針對數字檔案中存在的私密和重要內容，不同檔案庫建設者有著不同的私有云，不僅僅能夠阻擋網絡惡意對檔案系統的攻擊，還能對數據信息內容進行加密和加權，只有建設者所處平臺可以進行查詢，而其他建設者不可進行查詢，有效保障了數字檔案的安全性、私密性和真實性，且私有云中存在著各種信息儲存方式，不局限于紙質、視頻等，豐富檔案內容的同時，加強了對各類網絡檔案信息資源的收集和組織，為數字檔案建設者提供了更為全面化和準確性的信息內容，建成更為高質量的數字檔案信息庫。另外，還應該進一步開發網絡技術和信息化技術，將數字檔案建設工作進行深化和發展，從而提高數字檔案建設的質量，滿足檔案建設的發展需求，促進檔案工作的高質量進行。

2.5 加強數字檔案信息服務工作

信息化時代，人們對大數據有了新的認識，高速信息網已經成為數字化信息存儲和傳播的場所，網絡將信息服務帶給人們，使人們的家庭生活與辦公效率提升。數字檔案資源建設和檔案管理需要從以往的收藏存儲走向信息化和公開化，向公眾提供優質公共文化服務，這是經濟發展的需要，也是受眾對知識與文化的需要。應用信息技術將數字檔案資源整合，為檔案建立網站集群，為分散的數字檔案網站建立統一信息檢索平臺，為公眾查詢提供統一服務。在數字檔案資源的收集中擴大覆蓋面，加強對不同資源的收集和整理，應用數字化技術拉近檔案部門和社會的距離。

3 結束語

大數據與檔案資源作為現代互聯網技術和信息化數據的重要基礎內容，在數據信息瘋狂增長的模式下，必然成為各個行業和檔案事業進一步發展、創新和優化的必要基礎，則針對大數據與檔案資源開發利用分析，必要且重要，明確數據信息檔案的戰略重要性和優化創新重要性。在現有的開發利用基礎上，不斷推進和優化開發利用的種類和方案，完善相關的制度內容，通過科學技術不斷輔助推進，利用大數據進行檔案資源的深度挖掘，進一步促進大數據與檔案資源的開發利用水平，維護各個行業健康穩定發展。