社保檔案信息化管理的優(yōu)化路徑

◎劉泉

一、社保檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題

目前，我國的社保檔案管理總體數(shù)量較大，涉及到的檔案種類也較多。因為關系到全國就業(yè)人口的基本資料及勞動權益，社保檔案的管理工作必將成為檔案管理范疇內的重要一項。各企事業(yè)單位普遍實行的五險一金制和為勞動者提供的補充醫(yī)療保險，意外傷害險等都構成了我國社保檔案的重要組成部分，同時這是我國社保檔案所獨具的特色。信息化的檔案管理之所以被強烈需求是因為目前的社保檔案信息與管理已經(jīng)呈現(xiàn)出了強烈的分散性。不同類型的檔案由不同的機構保存和管理。在整體上缺乏統(tǒng)一的管理和調動機制，這就會導致在實際需要使用到檔案時無法及時獲取，往往勞動者需要輾轉多個部門才能獲得檔案的使用權。分散式的檔案管理方式在檔案的調用與注銷時也會出現(xiàn)極大的不便性。從社保主體的角度出發(fā)，我國民眾對于社保檔案的認知始終存在著一定的偏差，按照受教育程度和薪資等級區(qū)分的不同層級的勞動者，對于自身社保情況的關注度也各不相同。部分薪資低，受教育程度不高的人對于社保檔案的需求和使用基本為零。這些情況也不利于社保檔案的管理方式發(fā)展，大多數(shù)是受到社會壓力而做出了適應性的改變。

二、社保檔案信息化管理建設SWOT

信息化時代對于紙質檔案的需求性已大不如前，紙質檔案本身存在著不便于管理、查詢和利用的缺點。另外，隨著保存年限的增加，紙質檔案也容易遭到意外損毀或遺失。這時，信息化檔案管理的優(yōu)勢就凸顯了出來。我國社保檔案的信息化管理仍處于起步階段，直面勞動者的需求并采取適合我國檔案管理模式的思路進行管理方式的設定是現(xiàn)階段最為行之有效的發(fā)展方向。

首先，社保檔案的信息化管理相較于傳統(tǒng)的管理方式能夠大幅度的簡化檔案管理的流程并降低使用時的繁瑣程度。當需要調用某些檔案時，管理人員只需在管理系統(tǒng)中進行檢索，即可查閱電子板的檔案資料。而傳統(tǒng)紙質檔案必須先確定檔案所處的位置，再逐一對檔案進行翻閱和查找，既耗時又費力。所以更加便捷化的信息化管理方式無疑是社保檔案管理的重點發(fā)展方向。信息化的社保檔案管理不僅擁有廣大的群眾基礎，更便于社保檔案管理核心內容的實施。其對檔案儲存和保管的環(huán)境也沒有過多要求。良好的適用性使其能夠適應大多數(shù)的社保檔案管理場合。然而，雖然作為極具發(fā)展空間的高效管理方式，信息化的社保檔案管理仍然存在著一定安全隱患。眾所周知，社保檔案最為關鍵的便是與其關聯(lián)的勞動者的個人權益和信息的保密性。由于信息化管理時各部門之間受到權限限制不能隨意共享檔案和資料，便容易形成信息孤島。這時候按照檔案使用的需求進行調用和檢索就會出現(xiàn)技術銜接時的問題。這些問題的出現(xiàn)都是目前的檔案信息管理體系功能不健全所造成的。為此，社保檔案信息化管理的實現(xiàn)及正常運轉必須得到高素質的信息化管理人員的技術支持。即便傳統(tǒng)紙質檔案管理較為繁瑣，但其對于管理人員卻沒有技術層面的要求。信息化管理要求管理人員不僅要具備計算機的熟練使用能力，還要對管理軟件及社保檔案本身有所了解。

三、社保檔案信息化管理的優(yōu)化路徑

現(xiàn)階段，我國對于社保檔案信息化管理的需求強烈。數(shù)字化檔案管理的技術儲備對推行信息化的管理模式具有一定的挑戰(zhàn)性。在明確發(fā)展方向前，必須結合我國國情及社保檔案的主要功能制定具有適應性的管理思路。當前階段我國社保檔案信息化并未完全普及，應著重樹立典型的社保檔案信息化管理理念，培養(yǎng)社會公眾對于社保檔案的認識。通過有效措施擴大信息化管理的覆蓋范圍。例如，對于偏遠地區(qū)的檔案管理者，可定期組織培訓并進行技術支持，還可以有針對性地增加技術資金的投入，幫助其構建起基本的檔案管理體系。在后續(xù)的使用和實踐過程中進一步加以完善。我國在社保檔案信息化建設層面仍存在較大的發(fā)展空間。已出臺的檔案管理規(guī)定是現(xiàn)行的社保檔案管理的主要依據(jù)。然而在實際操作中陸續(xù)出現(xiàn)的各類法律盲點則表明法制化的社保檔案管理制度建設要加速前進。另外，由于社保檔案本身具有一定的特殊性，其信息化數(shù)據(jù)的安全性需要在管理過程中被密切關注。為了保證數(shù)據(jù)憑證的完整性和私密性，必須對于檔案自創(chuàng)建起進行跟蹤并設置責任人制度。勞動者的檔案經(jīng)誰創(chuàng)建，由誰改動等都要明確記錄。此外，對于檔案的讀取和使用權限要進行明確的劃分。通過數(shù)字簽名等方式記錄檔案流轉過程中的傳輸路徑，以便發(fā)生意外情況時能夠及時準確的進行異常溯源。

四、結語

社保檔案事關社會民生，作為體現(xiàn)勞動關系轉移的重要憑證和享受社保待遇的重要依據(jù)，社保檔案不僅具有較強的社會屬性，同時對于勞動者來說也是其根本權益的象征。在現(xiàn)階段的社保檔案管理工作中，應積極順應時代發(fā)展的需要，充分迎合互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)變革的趨勢，積極引入大數(shù)據(jù)和信息化的高效管理手段，將傳統(tǒng)的社保檔案紙質化管理方式進一步升級。通過信息化辦公等方式，以信息集成的新渠道進行社保檔案的統(tǒng)一管理。這樣不僅能提升管理效率，還能杜絕因人為疏漏而造成的信息記錄錯誤或檔案遺失。信息化建設對于社保工作的方式轉型升級及效率提升都有著積極作用，有效促進社保檔案管理質量的提高。